4.23. Разработка структуры таблиц бд
На этом этапе выделенные информационные объекты должны быть представлены реляционными таблицами.
Как уже отмечалось, таблица является аналогом (не копией) •документа: во-первых, она может создаваться на основе нескольких документов; во-вторых, может быть изменен состав показателей по отношению к документу; в-третьих, таблица может вообще не иметь аналога в лице документа и создаваться как новый информационный объект.
В этом отношении (с точки зрения создания) интересны две таблицы: материалы и операции (см. рис. 4.1).
Материалы - это результат слияния: во-первых, нескольких видов нормативных документов: Классификатор материалов, Ценник на материалы и Нормы запасов материалов; и, во-вторых, данных по Остаткам. Данные по остаткам не представлены в конкретной видовой форме документа. Они заносятся в таблицу Материалы только один раз как первоначальная (стартовая) запись либо с Инвентаризационной ведомости, либо с Карточек складского учета. Поэтому в модели они обозначены условно знаком. Дальнейшее корректирование остатка в таблице Материалы происходит постоянно либо данными по приходу, либо по расходу, либо по результатам инвентаризации.
Операции - это таблица, которая не имеет аналога в лице ^бумажного документа. Необходимость ее создания продиктована условиями автоматизированной обработки информации.
Информационная модель формирования таблиц БД СКЛАД отражает этот неординарный подход к их созданию (см. рис. 4.1).
Рис. 4.1. Информационная модель формирования таблицы БД СКЛАД
Операции: № п/п, код операции (ключевое поле), наименование операции.
Приход: № п/п (ключевое поле), код операции, ход материала, код поставщика, дата свершения операции, цена' поставщика» количество поставленное.
Расход: № п/п (ключевое поле), ход операции, ход материала, ход получателя, дата свершения операции, количество отпущенное.
Инвентаризация: № п/п, код склада, код материала (ключевое поле), дата проведения инвентаризации, остаток фактический.
В каждой таблице в качестве ключа выбрано поде, данные в котором повторяться не могут. Так, свой индивидуальный код присваивается: в нормативных таблицах Материалы - каждому виду материалов; Поставщики - каждому поставщику материалов; Получатели - каждому получателю материалов; Операции - каждой операции; в оперативной таблице Инвентаризация - каждому виду материала» по которому снят фактический остаток. -
В оперативных таблицах Приход и Расход вообще нет полей, которые можно было бы использовать как ключевые, так как по каждому виду материала может быть несколько поступлений и отпусков от нескольких поставщиков нескольким получателям. Поэтому в таблицы было введено по дополнительному полю НПП (№ п/п) типа Счетчик, которое не может содержать повторяющихся данных по определению и в результате рассматриваете как ключевое.
Теперь, определив структуру Таблиц необходимо каждому полю присвоить имя, определить Тип данных и описать свойства шля.
• Имя поля - это форма обращения к данным этого поля. Оно уникально и записывается в виде комбинаций из букв, цифр, символов (кроме: •!,"[]) Максимальная длина - 64 символа.
• Тип данных определяет тип поля.
Типы данных:
*Текстовый - устанавливается по умолчанию, хранит текст и цифры, не участвующие в расчете. Максимальная длина – 235 символов.
*Поле Мемо - хранит текстовые данные длиной до 64000 символов.
*Числовой - для хранения действительных чисел, используемых в математических вычислениях. Конкретный числовой тип (байт, целое и др.). Их длина задается в
свойствах поля: Общие -размер поля. Если числовые данные не подлежат математической обработке, то их целесообразно представлять как текстовые.
*Денежный - для хранения денежных сумм. Могут быть заменены полями числовыми, но для записи денежных значений более удобны (например, при округлении).
*Дата/время - для хранения календарных дат и текущего времени.
*Логический - для хранения логических данных, которые могут принимать только одно из двух значений: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. Длина поля - 1 бит.
*Счетчик - специальный тип данных для уникальных, не повторяющихся в поле натуральных чисел с автоматическим. Используется для порядковой нумерации записей. Значение поля нельзя изменить или удалить. Длина поля-4 байта.
*Поле объекта OLE - тип данных, предназначенный для хранения объектов, связанных или внедренных в таблицу ACCESS. Длина поля - 1 Гбайт.
Для каждого поля в зависимости от Типа данных задаются свойства поля: Общие и Подстановка.
Например, для числового поля к свойствам
* Общие относятся:
Размер поля - устанавливает предельный размер (длину) данных в символах:
байт - 1 байт;
целое- 2байга;
длинное целое - 4 байта;
с плавающей точкой - 4 байта
(с точностью до 7 знаков);
с плавающей точкой - 8 байт
(с точностью до 15 знаков).
Формат поля определяет с помощью специальных символов способ оформления данных:
. - десятичный разделитель в числе:
, - разделитель групп разрядов;
# - вывод цифры;
$ -знак доллар;
% - процентный формат и т.д.
Число десятичных знаков задает количество знаков после запятой для числового и денежного тала данных.
Подпись - заголовок столбца таблицы, формы, отчета.
Значение по умолчанию - значение вводился в ячейки поля автоматически.
Условие на значение - ограничения для проверки ввода данных.
Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, автоматам
выводимое на экран при нарушении- ограничений, установленных свойством Условие на значение.
Обязательное поле указывает на обязательность заполнения данного поля при формировании базы. Принимает одно из двух значений: ДА или НЕТ.
-Индексированное поле принимает одно из трех значений:
нет,
да (совпадения не допускаются);
да (совпадения допускаются).
* Свойство Подстановка: во-первых, задает для поля тип элемента управления: поле, список, поле со списком во-вторых, указывает источник формирования списка или поля со спискам; в-третьих, позволяет автоматизировать ввод данных в поле таким образом, чтобы, не вводя их вручную, выбирать из раскрывшегося списка.
Теперь для каждой Таблицы дадим описание свойств ее полей
(см. стр. 21-27).