Підстави для проведення ревізії
Н аказ № від " " 200 р. та програма проведення ревізії, затверджена
(ким, коли)
Особи, відповідальні за виробничу та фінансово-господарську діяльність підприємства
Ревізія проводилась з участю осіб, відповідальних за виробничу і фінансово-господарську діяльність підприємства.
Д иректор , який працює
(прізвище, ім’я, по батькові)
з " " 200 р. до " " 200 р.
Г оловний бухгалтер , який працює
(прізвище, ім’я, по батькові)
з " " 200 р. до " " 200 р.
Р евізію розпочато " " 200 р.
Р евізію закінчено " " 200 р.
В розділі 2 висвітлюються результати перевірки виконання вказівок та пропозицій по матеріалах попередньої ревізії. Тут наводяться факти невиконання пропозицій за результатами попередньої ревізії із зазначенням, через чию вину та з яких причин це було допущено.
В розділі 3 викладається коротка характеристика результатів виконання основних показників бізнес-плану. Перевірка не повинна обмежуватися встановленням фактичного виконання планових показників, а має супроводжуватися поглибленим вивченням підсумків роботи та встановленням причин, що призвели до тих чи інших недоліків у роботі, порушень та зловживань.
У розділі 4 відображаються результати перевірки документів та операцій за їх видами: виробничі, постачальницько-збутові, грошові, розрахункові тощо. Першими описують найбільш значні, характерні факти порушень та зловживань. У кожній частині цього розділу акта ревізії викладаються результати перевірки цінностей у матеріально відповідальних осіб. Такі перевірки оформляються проміжними актами.
В розділі 5 визначаються недоліки в роботі підприємства, що ревізується, пов’язані з марнотратством, крадіжками та недостачами. Тут конкретно наводиться суть виявлених недоліків: незадовільний підбір кадрів матеріально відповідальних працівників; відсутність контролю за їх роботою, недотримання термінів та порядку контрольних інвентаризацій; несвоєчасне стягнення шкоди, заподіяної розтратами, крадіжками; незадовільна організація охорони та пропускної системи тощо.
В розділі 6 описуються відхилення від нормального стану обліку, порушення встановлених правил обліку та діючих стандартів, факти недоброякісності документів та звітності тощо, але акт не завантажується детальним описом організації та ведення обліку.
В розділі 7 викладаються результати перевірки спеціального завдання ревізору.
Описова частина акта ревізії (перевірки) повинна містити повний, систематизований виклад виявлених фактів порушення і вад, пов’язаних з ними суттєвих обставин, необхідних для прийняття обґрунтованих рішень за результатами ревізії (перевірки), і відповідати таким вимогам:
а) об’єктивність і обґрунтованість інформації;
Відображені в акті (довідці) факти повинні бути результатом ретельно проведеної перевірки, забезпечувати правомірність висновків про невідповідність чинному законодавству здійснених посадовими і матеріально відповідальними особами об’єкта контролю фінансових операцій та інших фінансово-господарських дій.
За кожним виявленим ревізійними діями фактом порушення в акті ревізії (довідці перевірки) необхідно:
– зазначати дані про метод ревізійних дій за ступенем охоплення первинних документів (суцільний, вибірковий) із вказівкою основних видів перевірених документів;
– чітко викласти зміст порушення з посиланням на конкретні статті і пункти законодавчих та інших нормативних актів; спосіб його вивчення; період фінансово-господарської діяльності, до якого це порушення належить. Посилання на підзаконні акти наводяться лише в тих випадках, якщо законом відповідна норма не встановлена;
– зазначити первинний документ бухгалтерського обліку, бухгалтерські проведення відображення відповідних операцій у регістрах і облікових документах та інші докази, що вірогідно підтверджують наявність факту порушення. Після викладення в акті (довідці) кожного факту порушення необхідно зазначити, які документи (належно засвідчені їх копії) додаються на підтвердження цього факту;
– оцінити кількісні та сумарні розбіжності звітних і фінансово-економічних показників за даними об’єкта контролю та фактичними даними, встановленими під час ревізії (перевірки); навести розрахунки наслідків порушень (сума зайво виплаченої зарплати, заниження бази оподаткування тощо). Зазначені розрахунки можуть бути внесені до акта ревізії (довідки перевірки) або наведені в складі додатків до них.
Не допускається до внесення до акта (довідки) різного роду висновків, пропозицій, не підтверджених ревізійними діями даних, суб’єктивних припущень ревізорів, а також юридичної класифікації (оцінки) дій посадових осіб об’єкта контролю, наприклад, "зловживання", "халатність", "крадіжка", "привласнення коштів" тощо. Оцінюючи господарські операції або діяльність службових осіб, слід обмежуватися економічною термінологією "нестача", "лишок", "матеріальний збиток". Необхідно конкретно вказувати, які нормативно-правові акти, інструкції, положення порушуються на підприємстві, у чому це виявляється, хто і якою мірою відповідальний за заподіяні збитки, вказувати конкретну особу, вид відповідальності (індивідуальна, колективна) і суму збитку. Крім того, треба визначити, хто із службових осіб підприємства відповідальний за безгосподарність або дії, що призвели до матеріального збитку.
Викладати факти, давати їм оцінку в акті ревізії необхідно зрозумілою і загальнодоступною мовою, не зловживаючи професійною лексикою ("сторно", "дебет", "кредит" та ін.), розраховуючи на те, що акт ревізії можуть вивчати працівники різних спеціальностей і рівнів підготовки. Факти в акті треба висвітлювати коротко і чітко, посилаючись на документи бухгалтерського обліку, законодавчі акти, інструкції, положення тощо.
б) повнота, комплексність і системність викладу в акті (довідці) всіх суттєвих обставин, які стосуються справи;
Кожний встановлений факт порушення потрібно всебічно перевірити для повного з’ясування його суті.
в) чіткість, лаконічність і доступність викладу;
Під час складання акта (довідки) треба дотримуватися точності, зрозумілості описів виявлених порушень, що унеможливлювало б подвійне тлумачення наведених фактів і, по можливості, було б доступним для осіб, які не мають спеціальних знань з бухгалтерського обліку. Не допускається переобтяження описової частини акта викладом фактів, що не стосуються виявлених порушень.
Додатки до акта комплексної ревізії – це проміжні акти ревізій, аналітичні відомості, таблиці, графіки, пояснювальні записки матеріально відповідальних працівників і службових осіб, копії первинних документів і облікових регістрів тощо. Зміст їх, аналогічно проміжним актам, викладають у розділі основного акта комплексної ревізії.
Проміжні акти складають у процесі контролю діяльності матеріально відповідальних осіб, тобто тоді, коли необхідно зафіксувати результати контрольно-ревізійної процедури у момент її виконання. Наприклад, раптова ревізія грошей у касі, інвентаризація дефіцитних матеріалів на складі, контрольний розкрій тканин і запуску сировини у виробництво продукції та ін. Підписують ці акти члени ревізійної бригади і матеріально відповідальні особи або інші посадові особи (касири, майстри, зав. складами, виконроби, маркшейдери). Зміст проміжних актів не повторюють в основному акті комплексної ревізії. Так, із проміжного акта ревізії грошей у касі до основного акта комплексної ревізії включають лише дату перевірки, нестачу або лишки коштів та стан збереження їх з посиланням на проміжний акт, поданий у додатку. Проміжні акти і пояснювальні записки матеріально відповідальних осіб додають до основного акта комплексної ревізії разом з іншими систематизованими і згрупованими матеріалами (групувальними відомостями переплат заробітної плати, машинограм перевитрат сировини та ін.).
Підсумкова частина акта (довідки) містить такі відомості:
– кількість складених примірників акта (довідки);
– прізвище, ініціали та підписи керівника ревізійної групи (ревізора) або всіх її членів.
Членів ревізійної групи в акті комплексної ревізії вказують за алфавітом, розміщуючи ініціали перед прізвищем. Розшифрування підписів у дужки не беруть.
Складений згідно з вимогами, викладеними вище, акт ревізії (довідка перевірки) вручається для ознайомлення і підпису керівнику або головному бухгалтеру, а за їх відсутності іншим посадовим особам, які мають право підпису фінансових документів, одним із зазначених способів:
а) особисто під розписку;
б) через канцелярію (загальний відділ) з приміткою на примірнику акта органу ДКРС дати реєстрації в журналі вхідної кореспонденції об’єкта контролю та підпису посадової особи канцелярії (загального відділу), яка здійснила реєстрацію;
в) рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням.
Керівник, головний (старший) бухгалтер та інші особи, яким надано право підпису фінансових документів, знайомляться і підписують акт упродовж не більше трьох робочих днів з дати його вручення (надходження). Акт (довідка) реєструється в контрольно-ревізійному підрозділі зазвичай відразу після підписання його посадовими особами об’єкта контролю. Якщо ревізія (перевірка) проводилася за межами населеного пункту, в якому розташовується контрольно-ревізійний підрозділ, то реєстрація акта (довідки) здійснюється в день повернення керівника ревізійної групи з відрядження.
За наявності заперечень або зауважень щодо акта ревізії (довідки перевірки) керівник, головний (старший) бухгалтер чи інші особи підписують акт (довідку) із застереженням про це перед своїми підписами, і не пізніше ніж через п’ять робочих днів з дня його вручення (надходження) подають зауваження письмово органу ДКРС, який проводив ревізію (перевірку). Якщо впродовж зазначеного п’ятиденного терміну заперечення чи зауваження щодо акта (довідки) не надійдуть, то контрольно-ревізійний підрозділ має право здійснити належні заходи з реалізації матеріалів ревізії або перевірки (передати матеріали до правоохоронних органів, інформувати органи влади чи господарського управління, винести рішення про фінансові санкції та адміністративні штрафи тощо).
У виняткових випадках за письмовим зверненням керівника об’єкта контролю термін подання заперечень чи зауважень може бути продовжений керівником контрольно-ревізійного органу, за дорученням якого проводилася ревізія (перевірка).
Після підписання акта ревізії (довідки перевірки) із зауваженнями ревізуючі за потреби невідкладно беруть додаткові пояснення від посадових осіб, причетних до виявлених ревізією (перевіркою) порушень чи зловживань.
Правильність обґрунтувань, фактів, викладених у запереченнях або зауваженнях, поданих до підписаного акта, ревізуючі повинні ретельно перевірити і в термін не пізніше 15 робочих днів з дня отримання заперечень дати щодо них письмовий висновок, який затверджується керівником контрольно-ревізійного підрозділу (відділу в районі, місті, управління в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві і Севастополі, відповідного управління в ГоловКРУ України) або його заступником.
У разі відмови посадових осіб від ознайомлення та/або підписання акта (довідки) за наслідками ревізії або перевірки посадові особи державної контрольно-ревізійної служби засвідчують це відповідним актом за своїми підписами в день передачі акта ревізії (довідки перевірки) на ознайомлення й підписання. Одразу ж після складання акта про відмову від підписання контрольно-ревізійний підрозділ має право здійснити належні заходи щодо реалізації матеріалів ревізії (перевірки) з обов’язковим зазначенням у супровідних листах на адресу органів влади, господарського управління чи правоохоронних органів факту відмови від ознайомлення з актом і від його підписання.
У разі надходження зауважень до акта (довідки) в термін пізніше п’яти робочих днів з часу вручення (направлення) його на ознайомлення, рішення про їх розгляд приймає керівник контрольно-ревізійного органу.
Потрібно зазначити, що мірою виявлення збитків, завданих державі, керівник ревізійної групи (ревізор), не чекаючи закінчення контрольного заходу, має право усно рекомендувати керівництву підприємства, установи, організації, що ревізується чи перевіряється, невідкладно вжити заходів для їх відшкодування та запобігання їм надалі.
Матеріали кожної ревізії (перевірки) не пізніше трьох робочих днів від дати підписання акта ревізії (перевірки) або складання акта відмови від ознайомлення з актом ревізії (перевірки) розглядаються та приймаються від ревізуючих керівником (чи його заступником) відповідного підрозділу контрольно-ревізійної служби або за їх дорученням – одним із відповідальних працівників (начальником відділу управління, його заступником тощо) цього підрозділу.
Службові особи під час розгляду матеріалів ревізії (перевірки) у разі потреби роблять свої критичні зауваження, дають рекомендації, а в разі необхідності, яка може постати внаслідок неякісного проведення ревізії та інших причин, призначають повторну ревізію (перевірку).
Таким чином, систематизація та узагальнення матеріалів ревізії є одними з методичних прийомів для прийняття необхідних рішень до усунення виявлених недоліків у діяльності підприємства, яке контролюють.