Систематизація матеріалів ревізії та узагальнення її результатів

Документування контрольних заходів та їх результатів регулюють:

– Методичні рекомендації з питань документування органами державної контрольно-ревізійної служби ревізійних дій та їх результа­тів, затверджені наказом ГоловКРУ від 29.12.2000 р. №110:

– Стандарт державного фінансового контролю – 4 "Доку­ментування результатів та формування матеріалів контрольних за­ходів, порядок їх опрацювання і використання";

– Інструкція про порядок проведення ревізій і перевірок ор­ганами державної контрольно-ревізійної служби в Україні (в редак­ції наказу ГоловКРУ від 23.08.2002 р. № 172).

Керуючись зазначеними документами, можна стверджувати, що предметом документування контрольних заходів та їх ре­зультатів є фіксація за встановленими правилами на паперових но­сіях господарських операцій, проведених об’єктами контролю з порушеннями законодавства з фінансових питань, і контрольних заходів, якими їх було встановлено.

Відповідно, метою документування контрольних заходів та їх результатів є надання власникові та іншим визначеним зако­нодавством користувачам, у тому числі ініціаторам контрольних заходів, суттєвої, повної та обґрунтованої інформації про стан збере­ження і використання коштів, цінних паперів, матеріальних ціннос­тей і нематеріальних активів, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, а також про обставини допущення, встановлення і розміри фінансових порушень.

Документування контрольних заходів та їх результатів за змістом і формою зводиться до складання робочих, офіційних, додаткових і супровідних документів.

Робоча документація становить неофіційні (чернеткові) записи, в яких службова особа, яка здійснює контрольний захід, систематизує отриману в його процесі інформацію з метою подальшого її опрацювання. Ці записи здійснюються лише з метою забезпечення складання офіційної документації і тому після завершення конт­рольного заходу робоча документація знищується особою, яка без­посередньо її склала, за винятком передбачених законодавством ви­падків, що регламентують її зберігання.

Систематизація результатів матеріалів ревізії проводиться ревізором у відповідному журналі групування і систематизації результатів ревізії відповідно до структури основного акта ревізії, тобто за його розділами (табл. 1).

Таблиця 1

Журнал ревізора

групування і систематизації результатів ревізії фінансово-господарської діяльності

з

назва об’єкта контролю

а період з_______ 200 __ р. по ________ 200 __ р.

№ п.п	Зміст порушення	Найменування нормативного документа, що порушено, ким і коли затверджений номер	Посада і прізвище осіб, відповідальних за порушення	Сума матеріального збитку	Посада і прізвище осіб, відповідальних за матеріальний збиток	Заходи щодо виправлення порушень, ліквідації їх наслідків і запобігання повторенню в майбутньому
1	2	3	4	5	6	7

Офіційна документація, складена за результатами контрольних заходів, є основною частиною матеріалів контролю і становить обов’язкові для складання документи. Це акти, довідки та протоколи.

У складанні акта чи довідки суб’єкти державного фінансового контролю самостійно встановлюють критерії формування струк­тури офіційної документації, дотримуючись уніфікованого підходу, суть якого полягає в умовному поділі документа на такі частини:

– вступну, в якій повністю або часткового зазначаються такі дані: підстава для здійснення контрольного заходу; тема контроль­ного заходу; назва суб’єкта господарювання, який підлягав контро­лю, місце його розташування та загальні відомості про нього; дати початку і закінчення контрольного заходу; період, який підлягав дослідженню під час контрольного заходу; перелік службових осіб, що його здійснювали;

– констатуючу, в якій зазначається зміст, характер і резуль­тати контрольного заходу. Констатуюча частина може бути поді­лена на тематичні розділи за окремими напрямами чи процесами контрольного заходу.

Додаткова документація, складена за результатами конт­рольних заходів, є невід’ємною частиною офіційних матеріалів контролю і становить оформлену як додатки (найчастіше у вигляді зведених реєстрів, розрахунків, пояснень тощо) інформацію, що підтверджує підсумки дослідження за окремими напрямами або процесами контрольного заходу, які зафіксовано в акті, довідці чи протоколі.

Супровідна документація – це передусім листи та інформа­ція, складені за результатами контрольних заходів (листування з ор­ганами державної влади, зокрема з правоохоронними органами, ор­ганами місцевого самоврядування, суб’єктами господарювання і громадянами з питань, які стосуються результатів контрольного заходу; інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу; внутрішні документи суб’єктів державного фінансового контролю щодо розгляду або оцінки результатів контрольних заходів).

У складанні офіційної та супровідної документації потрібно дотримуватися таких принципів викладення інформації:

– об’єктивність і обґрунтованість;

– чіткість, лаконічність і доступність;

– повнота, комплексність і системність.

За результатами контрольних заходів, здійснених органами ДКРС, найчастіше складається акт ревізії (довідка перевірки). Вимоги до їх змісту закріплено в Методичних рекомендаціях з питань документування органами державної контрольно-ревізійної служби ревізійних дій та їх результатів, затверджених наказом ГоловКРУ України від 29.12.2000 р. №110. Зокрема акт (довідка) обов’язково має складатися з таких частин:

– вступна;

– описова;

– підсумкова.

Покажемо на прикладі зразок акта ревізії.