Простейшая обработка табличных данных

Таблица 5

Выполняемая функция	Действия пользователя	Информация на экране
1. Вызов таблицы на экран	а) Выполнить команду Файл/Открыть	Окно Открытие документа
	б) Выбрать файл <Отредактированная рабочая таблица.xls> и щелкнуть на кнопке Открыть	Предыдущая таблица
2. Формирование произведения величин путем набора формулы с клавиатуры	а) Установить указатель мыши в Е5, установить денежный формат с двумя знаками после запятой по аналогии с п. 2 а-б в табл. 2; набрать =C5D5 и нажать ENTER	Набираемая формула одновременно отображается в ячейке и в строке формул. После ENTER в ячейке F5 появляется стоимость в виде 605,95 грн.
	б) Повторить операцию 2 а для остальных ячеек столбца Е или выделить Е5, навести мышь на черный квадратик (маркер заполнения) в правом нижнем углу ячейки и протянуть нажатую мышь до конца столбика	В столбце <Стоимость товара> появляются величины, приведенные в образце
3. Формирование произведения величин путем ввода в формулу ссылок на ячейки	а) Выделить ячейки G5:G9, установить для них формат денежный с 2 знаками после запятой	Выделенный блок G5:G9, окно Формат ячеек, с выбранным денежным форматом и числом десятичных знаков после запятой равным 2
	б) Установить указатель мыши в G5, набрать знак =, щелкнуть мышью в ячейке F5	В ячейке G5 появляется часть формулы =F5; вокруг ячейки F5 появляется подвижная рамка
	в) Набрать знак , щелкнуть ячейку D5	Формула принимает вид =F5D5; вокруг ячейки D5 – подвижная рамка (пример представлен на рис. 15)
	г) Нажать ENTER	В ячейке появляется число 245,25 грн.
	д) Повторить п.п. 3 а-б в для остальных ячеек столбца G или воспользоваться маркером заполнения по формуле	В столбце <Выручка> появляются величины, приведенные в образце.
4. Вычисление процентов	а) Установить курсор в H5. Установить процентный формат с 2 знаками после запятой. Любым способом набрать формулу =(C5-F5)/C5 и нажать ENTER	По мере набора формулы ее значения выходят за пределы ячейки; после ENTER внутри ячейки появляется число 59,46%
	б) Повторить п. 4 а для остальных строк или воспользоваться маркером заполнения	Столбец G заполняется значениями, как в таблице рис. 16
5. Суммирование значений по столбцам	а) Установить указатель в ячейку B11, ввести слово <Итого>	Слово <Итого>
	б) Выделить диапазон E5:E11	Ячейки E5:E11 выделены темным цветом
	в) Щелкнуть на кнопке Автосумма (знак ∑ в панели Стандартная)	Вокруг блока ячеек появляется подвижная рамка; в ячейке E11 – формула =СУММ(Е5:Е11) (пример представлен на рис. 16)
	г) Нажать ENTER	Подвижная рамка исчезает; в ячейке – число 1847, 88 грн.
	д) выделить диапазон G5:G11 и щелкнуть на кнопке Автосумма	В ячейке G11 число 986,17 грн.
6. Обрамление строки <Итого>	Выполнить п.4 табл. 2 с блоком А11:H11; в качестве рамки взять вторую справа пиктограмму в нижнем ряду	Блок А11:H11 обрамляется нежирной рамкой
7. Использование встроенных функций	а) Установить указатель в F13 и набрать фразу <Средний % продаж>
	б) Активизировать ячейку H13. Ввести в нее <=100%->. Найти кнопку Вставка функции (fх) и щелкнуть на ней	Окно Мастер функций – шаг 1 из 2
	в) В локальном окне Функция выбрать СР3НАЧ и щелкнуть ОК	В ячейке H13 появляется формула <=100% СР3НАЧ (H5:H12). То же выражение появляется в строке формул. Появляется окно Число 1
	г) Щелкнуть на ОК	В ячейке H12 число 60,71%
	д) Сделать обрамление ячеек F13:H13	Законченный документ

Функция 2 «Формирование произведения…». Для вычислений в Microsoft Excel используются формулы, которые могут быть простыми и сложными. После ввода формул и функций действуют следующие правила:

• в формулу кроме чисел могут входить в качестве аргументов адреса ячеек или блоков, а также функции или другие формулы;

• если формула начинается с адреса ячейки, перед первым символом следует набрать знак “” (равенство) или знак “+” (плюс);

• в ячейке, в которую введена формула, отображается результат вычислений, а сама формула отображается в строке формул;

• по умолчанию вычисления производятся каждый раз, когда изменяется содержимое ячеек, входящих в формулу.

При составлении формул для вычислений необходимо указывать, содержимое каких ячеек используется в формулах. Для этого в строку формул вводится адрес ячейки или блока ячеек.

Обратите внимание на то, чтобы при наборе адресов и формул был установлен английский язык (Еn).

Установка денежного формата в п. 2 а позволяет не набирать размерность (грн.). Значения, приведенные в примере рис. 16 для столбца <Стоимость товара>, получены при числе десятичных знаков, равном 2.

Если возникла проблема редактирования формулы, прочтите приложение 3.

Функция 3 «Формирование произведения…». В этой функции показывается второй способ ввода формулы – путем ссылки на ячейки. Ввод адресов осуществляется щелчком кнопки мыши на соответствующих ячейках в процессе составления формул. Ячейки, на которых произведен щелчок мышью, выделяются пунктирной движущейся границей (“бегущей рамкой”), которая обеспечивает контроль правильности выбора ячеек. Например, если нужно в ячейку G5 ввести формулу (F5*D5) и произвести соответствующие вычисления, то следует выполнить следующие действия:

выделить ячейку G5 ;

в строке ввода ввести знак “=”, а затем щелкнуть по ячейке F5;

ввести знак “” и щелкнуть по ячейке D5;

нажать клавишу Enter или щелкнуть на любой ячейке таблицы.

В результате этих действий в ячейке G5 отобразится число, равное произведению чисел в ячейках F5 и D5. Пример формирования произведения величин представлен на рис. 15.

Рис. 15. Пример формирования произведения

Функция 4 «Вычисление процентов». Эту функцию проще выполнять путем ввода формулы со ссылками на ячейки (меньше будет ошибок). Для каждой ячейки столбца H каждый раз проверяйте установку процентного формата с 2 знаками.

Функция 5 «Суммирование значений по столбцам». Функция СУММ используется чаще всех остальных. Чтобы облегчить доступ к ней, на стандартной панели инструментов имеется специальная кнопка  (автосумма). Пример суммирования значений по столбцам изображен на рис. 16.

Рис. 16. Пример суммирования значений по столбцам

Функция 7. «Использование встроенных функций». В Microsoft Excel предусмотрено специальное средство для вызова и работы с различными функциями. Это средство называется Мастер функций/Function Wizard. Мастер функций следит за передачей всех необходимых аргументов, а также за тем, чтобы не возникало путаницы с незакрытыми скобками, чтобы все запятые в списке аргументов стояли на своих местах и т.п. Мастер функций вызывается щелчком на кнопке Вставка функции (пиктограмма fx). Мастер функций также можно вызвать командой Вставка/Функция. В результате этих действий на экране появится диалоговое окно Мастер функций - шаг 1 из 2 (рис. 17).

Рис. 17. Диалоговое окно Мастер функций – шаг 1 из 2

Диалоговое окно содержит два окна списков: Категория и Функция. В окне категория называются различные виды функций, в т.ч. 10 недавно использовавшихся функций. В окне Функция приводятся для выбранной категории часто используемые функции. В изучаемом примере Вы используете функцию СРЗНАЧ – среднее значение. Изменение категорий можно осуществить кнопками вертикальной полосы прокрутки. Если Вы не знаете, к какой категории отнести нужную функцию, выбирайте <Полный алфавитный перечень>.

После выбора функции (щелчка на ОК) появится диалоговое окно Мастер функций – шаг 2 из 2 (рис.20).

Это окно обеспечивает ввод нужных параметров (аргументов) выбранной функции. На рис. 20 окно приведено для функции ЕСЛИ. Для других функций диалоговое окно Мастер функций  шаг 2 из 2 имеет другие элементы, определяемые совокупностью ее параметров.

В формулах имена функций отображаются строчными буквами. При ручном наборе имена функций целесообразно набирать прописными буквами, так как при нажатии клавиши Enter они преобразуются в строчные буквы. Отсутствие этого явления свидетельствует о том, что при вводе имени функции или аргументов допущена ошибка.

Рис. 18. Диалоговое окно Мастер функций – шаг 2 из 2

По умолчанию в ячейках электронной таблицы отображаются результаты вычислений по формулам, а не сами формулы. Для отображения в случае необходимости всех формул рабочего листа необходимо выполнить команду Сервис/Параметры, в результате чего на экране отобразится диалоговое окно Параметры. Необходимо щелкнуть на кнопке Вид, в результате чего на экране появится диалоговое окно Параметры (Вид).

В этом окне в группе Параметры окна установить флажок на формулы и щелкнуть на кнопке ОК.