4.4. Особливості побудови структури підрозділів бухгалтерського обліку у великих господарствах
Виробничо-організаційна структура великих господарств – об’єднань, фірм, концернів тощо має значний вплив на бухгалтерську службу, її побудову. Розрізняють три форми організаційної побудови таких господарств:
підприємства мають госпрозрахункову самостійність, утворюють систему дочірніх підприємств (філій);
підприємства є внутрішньогосподарськими підрозділами і працюють на засадах внутрішньогосподарського розрахунку, підряду або оренди;
використовують змішану систему відносин.
Для першого типу характерна децентралізована організація побудови апарату бухгалтерських служб. На кожному з цих підприємств бухгалтерський облік має закінчену систему з балансовим завершенням робіт та складанням фінансової звітності. При цьому створюється центральна бухгалтерія, де зводять витрати та консолідаційний баланс.
Другий тип децентралізованого обліку, контролю та аналізу застосовують в об’єднаннях, асоціаціях, коли дочірні підрозділи (філії) або господарства втратили права юридичної особи, але зберегли внутрішньогосподарську самостійність. У такому разі в бухгалтерії головного господарства здійснюють бухгалтерський облік усіх господарських підрозділів, кожного зокрема, виконують зведений облік. У філіях ведуть тільки оперативний облік витрат та деякі операції з контролю за поточними операціями для оперативного керівництва.
Незважаючи на відмінності у побудові бухгалтерського обліку, контролю та аналізу, в окремих типах об’єднань (фірм, асоціацій тощо) бухгалтерія є самостійною структурною одиницею управління.
Залежно від обсягів облікових, контрольних та аналітичних робіт, віддаленості окремих дочірніх (філій) та інших підрозділів, а також інших факторів можлива така побудова структури апарату служби: обліково-контрольна група, сектор обліку з підрозділом на групи, бухгалтерія із самостійною структурою.
4.5. Госпрозрахункові (централізовані) бухгалтерії
Протягом останнього часу певного поширення набули госпрозрахункові централізовані бухгалтерії, які організовують для обслуговування окремих однорідних підприємств у великих містах або однорідних організацій, установ. За цієї форми організації на підприємствах, в установах та організаціях бухгалтерії скасовують, а замість них створюють обліково-контрольні групи. Основною функцією цих підрозділів на підприємствах є формування первинних документів для обліку, оперативний контроль за господарською діяльністю. Документи передають на обчислювальні центри централізованої бухгалтерії, де їх обробляють, а також видають відповідні машинограми аналітичного і синтетичного обліку, розрахунків тощо; складають звітні форми за програмою для різних рівнів управління. Такі госпрозрахункові (централізовані) бухгалтерії є самостійними госпрозрахунковими господарствами, які обслуговують облікові, контрольні й аналітичні потреби того чи іншого господарства. Централізована бухгалтерія має свій статут, рахунок у банку.
Структура централізованої бухгалтерії формується залежно від умов роботи, обсягу, змісту, територіальної віддаленості та інших факторів.
До централізованої бухгалтерії можуть входити такі підрозділи:
обліково-контрольні відділи, сектори, групи,
обчислювальний центр,
функціональні сектори,
господарський відділ та ін.
Можлива й така організаційна побудова централізованої бухгалтерії, коли сектори чи групи створюють за оперативно-виробничим принципом. У цьому разі групи не лише виконують однорідні роботи, а й обслуговують кілька однорідних господарств.
На обліково-контрольні групи покладено контроль за формуванням первинних документів, проведення інвентаризацій, підготовку документів для передавання до централізованої бухгалтерії, відповідних комп’ютерних документів, звітних форм тощо.
Взаємодія централізованої бухгалтерії і підприємств, що їх вона обслуговує, відбувається згідно з відповідними договорами.
І ще.. про розмову минулого разу…
Дайте відповідь на такі запитання:
Як довести керівникові, що бухгалтерія потребує ще одного працівника?
Як обґрунтувати розмір зарплати кожного бухгалтера і необхідність збільшити її?
Як позбавити бухгалтерію від виконання додаткових, не властивих їй обов'язків?
А можливо, варто зменшити штат бухгалтерів з одночасним підвищенням винагороди тим, хто залишився?
Відповіді на ці запитання ви отримаєте, якщо визначите кількість бухгалтерів, які мають працювати на вашому підприємстві, й обґрунтуєте рівень їхньої завантаженості.
Деякі головні бухгалтери, звісно ж, можуть заперечити, що у них роботи вистачає, а на розрахунки чисельності та завантаженості своїх підлеглих просто бракує часу. Проте, як показує практика, такі розрахунки виправдовують себе, адже отриманий результат не тільки сприятиме розв'язанню багатьох проблем бухгалтерської служби та підвищенню вашого особистого досвіду як управлінця, а й позитивно позначиться на діяльності підприємства в цілому.
При визначенні чисельності працівників рахункового відділу головний бухгалтер має вибір: можна скористатися чинними (затвердженими) нормативами або розробити власні.
1.Якщо розрахувати самостійно (Якщо підприємство є досить специфічним, то без розробки власних нормативів не обійтися).
А)Передусім треба систематизувати інформацію про те, що робить бухгалтерія підприємства, тобто скласти докладний перелік виконуваних робіт. Виходити при цьому треба з того, що рахунковий відділ -- це повноцінний підрозділ підприємства, який виробляє певні продукти. Ці продукти умовно можна розділити на:
поточні;
інвестиційні.
До поточних продуктів належить виконання поточних справ і складання звітності підприємства, а до інвестиційних, наприклад, вивчення законодавства, запровадження обліку на підприємстві, розробка облікової політики тощо. Крім того, слід пам'ятати, що одні роботи потребують чисто механічних зусиль, а інші — серйозних знань.
Б) Розробка нормативів.
Якщо на підприємстві немає спеціалізованого відділу, що займається нормуванням праці, то на кожну дію бухгалтера (продукт) потрібно буде розробляти норми самим. Інакше кажучи, необхідно визначити, скільки часу бухгалтер витрачає на виконання певної операції, підрахувати кількість цих операцій за звітний період. При цьому необхідно зважати на фактори (показники), що впливають на завантаженість бухгалтерії та підвищують трудомісткість обліку. Основні з них наведено в схемі.
Отриманий результат (у люд./год, люд./дн.) визначатиме потребу бухгалтерії у певній кількості працівників.
Схема
Згадуючи, розмову минулого тижня..
Згадуємо, що існує спеціальний документ щодо питання, яке розглядаємо, — Міжгалузеві нормативи чисельності працівників бухгалтерського обліку, затверджені наказом Мінпраці України від 26.09.2003 р. N 269 (далі - Нормативи).
!!! Звертаю вашу увагу, що цей документ не є обов'язковим для виконання суб'єктами господарювання, оскільки його не зареєстровано у Мін'юсті України. В ньому містяться норми чисельності працівників бухгалтерії та норми часу на виконання більшості облікових операцій, які розроблено залежно від трудомісткості виконуваної роботи і факторів, що впливають на її обсяг.
Наприклад, Нормативами відведено таку кількість часу на:
• оформлення первинних документів щодо зарахування об'єкта до складу основних засобів - 9хв;
• оформлення надходження товарів (одна позиція) - 12 хв;
• нарахування заробітної плати одному працівнику і розрахунок усіх утримань - 18 хв;
• відображення проведення в облікових регістрах (у середньому) - 9 хв
• складання балансу підприємства (залежно від чисельності працівників підприємства) - від 2,5 год (до 50 осіб) до 30 год (понад 10000 осіб)
Узагалі, визначаючи чисельність працівників бухгалтерії, можна скористатися спеціальною таблицею, наведеною в розділі 2 Нормативів (див. таблицю, яку я скинула на емейл Петрові). Для цього вам буде потрібна інформація про загальну чисельність працівників і кількість самостійних структурних одиниць підприємства. Отриманий результат слід округлити за правилами математики та відкоригувати на коефіцієнт питомої ваги робіт, виконуваних за допомогою комп'ютера. Цей коефіцієнт застосовують залежно від питомої ваги облікових робіт, виконуваних на комп'ютері. Якщо названий показник становить менше 70%, то застосовується коефіцієнт, який дорівнює 1,3, якщо від 71% до 80% -1,2; від 81% до 90% - 1,1; від 91% до 95% - 1,05; від 96% до 100% - 1,0. 1,1; від 91% до 95% - 1,05; від 96% до 100% - 1,0.
Приклад
Загальна чисельність працівників підприємства становить 15 осіб, кількість торговельних точок - 3 од., питома вага облікових робіт за допомогою комп'ютера — 70%.
Визначимо кількість бухгалтерів, необхідну для нормальної роботи бухгалтерії підприємства. За даними таблиці чисельність бухгалтерів має становити 1,5 особи. Коригуємо цей показник на коефіцієнт питомої ваги робіт, виконуваних на комп'ютері (див. вище)'. 1,5 особи х Із = 1,95 особи. Отже, в бухгалтерії підприємства має працювати 2 бухгалтери (включаючи головного).