2. Управління електронними документами в Австралії
Діяльність архівних органів в Австралії в області нормативно-методичного регулювання питань управління документацією в даний час є найбільш активною в порівнянні з діяльністю національних архівних органів інших країн світу. Управління документацією в Австралії базується на трьох основних законах:
1) Закон про архіви. За цим законом у 1983 році був створений Австралійський архів (з 1998 року - Національний архів Австралії). Закон забезпечує громадянам право доступу до державних документів після закінчення 30 років з часу їх створення.
2) Закон про свободу інформації (1982). Він застосовується до документації державних органів.
3) Закон про конфіденційність інформації про приватне життя (1988). Цей закон гарантує правомочність використання персональних даних у діяльності державних органів, а також надає громадянам право на ознайомлення з даними про них.
Крім названих законів, управління документацією в Австралії спирається на закони про судові докази 1995 року і електронних угодах 1999 року. Також свої закони про документацію діють у всіх австралійських штатах, за винятком Північної Території.
Австралійський національний орган стандартизації (SAI - Standards Australia International Ltd) забезпечує роботу підкомітету "Управління документацією", який був створений у структурі технічного комітету "Інформація та документація" Міжнародної організації зі стандартизації (ISO). Так, державний стандарт з управління документацією - AS 4390 Records Management 1996 року, є основою міжнародного стандарту ІСО 15489-2001 "Інформація та документація - Управління документацією". У 2002 році в Австралії був прийнятий ідентичний йому національний стандарт з управління документацією, а в 2003 році - з аналізу процесу роботи з документацією в організаціях. Національний архів відіграє лідируючу роль в управлінні документацією урядових установ на території Австралійського Союзу. Він став випускати важливі нормативні розробки з управління діловою документацією та архівної справи навіть раніше, ніж такі лідери як Національний архів США і Національний архів Сполученого Королівства Великобританії і Північної Ірландії. Так, наприклад у 1995 році Національний архів Австралії видав посібника "Управління електронними документами" та "Робота з електронними документами", а в 1997 році - "Управління повідомленнями електронної пошти як документами". Крім того, Національний архів Австралії бере активну участь у діяльності електронного уряду. Їм були розроблені державний стандарт метаданих AGLS, тезаурус інтерактивних функцій австралійських державних установ (AGIFT).
В Австралії важливою частиною концепції управління електронними документами є управління веб-документацією, в тому числі архівування сайтів. Обов'язки щодо забезпечення збереження мережевих публікацій органів державної влади розподілені між Національним архівом і Національною бібліотекою Австралії. У Національний архів надходять внутрішні електронні документи державних установ, які утворюються в ході їх діяльності; копії публічного сайту, що фіксують його стан в певні проміжки часу, а в Національну бібліотеку надходять один або кілька документів, призначених для публікації та поширення на будь-якому змінному електронному носії (дискеті, компакт-диску і т.д.); проект документа, представлений на сайті для публічного обговорення.
Крім Національного архіву активну дослідницьку та нормотворчу діяльність здійснюють архівні служби деяких штатів Австралії, особливо штатів Вікторії та Нового Південного Уельсу.
Державний архів штату Вікторія (Public Record Office Victoria, PROV), з 1998 року реалізує проект VERS, головною метою якого стало вироблення стратегії і стандарту по роботі з електронними документами в державних органах штату. В 2000 році був випущений стандарт PROS99/007 "Управління електронними документами ", який містив вимоги до управління та зберігання електронних документів в державному секторі штату Вікторія. У 2003 році з'явилася його друга версія, де була закріплена структура розробок за проектом VERS: шість рекомендацій та п'ять технічних специфікацій з різних аспектів проекту ("Системні вимоги до зберігання електронних документів", "Схема метаданих", "Стандартний формат електронних документів", " Формат довгострокового зберігання ", " Передача електронних документів до Державного архіву штату Вікторія).
Архівної службою штату Новий Південний Уельс було розроблено дуже велику кількість нормативних документів з управління документацією: методичних і практичних посібників, стандартів, директив, правил. Світову популярність придбала виконана спільно з Національним архівом Австралії методологія проектування та впровадження систем роботи з документацією - DIRKS. Ця методологія базується на методиці, яка була розроблена в 1993 році в рамках курсу "Поняття про системи роботи з документацією".