Служебное письмо

Служебное (деловое) письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, уведомления о чем – нибудь.

Первая страница письма печатается на бланках, остальные – на листах бумаги формата А 4. Письмо оформляется на бланке письма.

Обязательные реквизиты письма:

Наименование организации;

Справочные данные организации;

Основной государственный регистрационный номер;

ИНН/КПП;

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (при необходимости);

Адресат;

Заголовок к тексту;

Текст документа;

Отметка о наличии приложений (при необходимости);

Подпись;

Визы согласования документа;

Отметка об исполнителе;

Идентификатор электронной копии документа (при необходимости).

Письмо печатается штифтом Times New Roman.

Размер шрифта: текст -14, отметка об исполнителе – 10, идентификатор – 8, расстановка страниц – 12. Текст печатается через один междустрочный интервал.

В письмах указывается точное наименование адресата.

Заголовок располагается от левой границы текстового поля через два межстрочных интервала от реквизита «регистрационный номер документа».

Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами.

При наборе текста устанавливается выравнивание текста по ширине. Текст письма не должен превышать двух страниц.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Текст письма составляется от первого лица множественного лица: «просим…, направляем…», или третьего лица единственного лица - «предприятие считает…, организация рассмотрела…».

Если письмо оформлено на должностном бланке руководителя организации, то текст, как правило, излагается от первого лица единственного числа: «предлагаю…, прошу…».

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной – двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Текст письма может начинаться с обращения. Это небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный характер. Обращение печатается центрированным способом.

Уважаемый Михаил Петрович!

Госпожа Петрова!

Уважаемый господин Смирнов!

Господин Президент!

Уважаемые коллеги!

Вступительная часть содержит ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта.

При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.06.2003 № 620 «Об утверждении Типового положения…»

В основной части излагается описание событий, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний. Письмо может содержать только одну заключительную часть.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименование учреждений, организаций и должностей, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

Отметка о наличии приложений печатается двумя интервалами ниже текста письма от левой границы текстового поля в том случае, если письмо предусматривает приложение к нему.

Заключительная часть текста может заканчиваться ожиданием на исполнение просьбы, а также формулой вежливости:

Выражаю своею признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.

Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение…

От всей души желаю больших успехов в Вашей многогранной деятельности, крепкого здоровья и благополучия.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними права подписи документов в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

Перед реквизитом «подпись» может также располагаться формула вежливости, которая печатается с абзаца и отделяется от должности запятой, например:

С уважением,

заместитель

Генерального директора Личная подпись А.М.Беспалов

Формула вежливости может выглядеть следующим образом:

Искренне Ваш, …

С наилучшими пожеланиями,…

С искренней признательностью, …

С уважением,…

Визы согласования оформляются на экземпляре письма, остающегося в деле. Визы проставляются в нижней части листа письма.

Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левой части документа.

Датой письма считается дата его подписания.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

1. Письма, требующие письма – ответа:

письмо – просьба, письмо – обращение, письмо – предложение, письмо – запрос, письмо – требование (ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма; письма – ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки);

2.Письма, не требующие письма – ответа:

письмо – напоминание, письмо – приглашение, письмо – подтверждение, письмо – отказ, сопроводительное письмо, письмо – извещение, гарантийное письмо, информационное письмо.

По тематическому признаку письма можно разделить в соответствии с классификатором функций данного предприятия на снабженческо – сбытовые, административно – хозяйственные, производственные, по рекламе и т.д.

По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально – технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому признаку, различаются лишь терминологией.

Переписка внутри предприятия не производится. Внутри предприятия обращаются служебные и докладные записки, но не письма.

Письма – приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и т.д. обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятия, а при необходимости и форма одежды. Письма могут оформляться на бланке письма организации или на бланке оргкомитета данного мероприятия. В реквизите «приложение» указываются дополнительные сведения: программа совещания, платежные реквизиты и т.д.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата продукции, аренды и т.д. В таких письмах используются стандартные выражения: «гарантируем, фирма гарантирует, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)».

Инструктивное (циркулярное) письмо направляется вышестоящими учреждениями. В нем, как правило, даются указания подведомственным организациям.

Поздравительные письма направляются организациям и конкретным лицам по поводу юбилейных дат и событий, присвоению почетных званий, наград и т.д.

Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятия, организации. Текст письма - просьбы обычно строится по следующей форме: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой, изложение самой просьбы. Главная цель данного письма - убедить, доказать необходимость исполнения просьбы.

В последнее время в деловой переписке стали применяться письма – благодарности. Благодарственные письма – это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В них выражают благодарность за оказанное содействие, за организацию и проведение мероприятий, благодарят коллектив предприятия или его отдельных сотрудников.

В настоящее время широкое распространение получили письма – предложения о сотрудничестве. В этих письмах необходимо доказать о необходимости сотрудничества, поставки товаров, оказания услуг, поэтому в них приводятся аргументы, разъясняются преимущества, дается характеристика товаров или услуг, описываются условия поставки. В данном письме, так же как и в письме – просьбе, главная цель – доказать, что предлагаемые товары или услуги лучше, что сотрудничество необходимо. Может быть оформлен реквизит «приложения».

Сопроводительные письма составляют для сообщения адресату о направлении каких – либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях. Начинаются письма словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем».

При составлении служебного письма необходимо выделять и определять как можно чётче все ключевые моменты и тщательно проверять текст с точки зрения полноты отражения информации, ясности, простоты и тона изложения, а также норм и правил русского языка.