Пример положения о канцелярии

ЗАО «Российские просторы» УТВЕРЖДАЮ

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО Руководитель

ОБЕСПЕЧЕНИЯ Управления документационного

обеспечения

ПОЛОЖЕНИЕ Личная подпись С.М.Миронов

О КАНЦЕЛЯРИИ

02.02.2007 № 4 02.02.2007

Москва

1.Общие положения

1.1. Канцелярия является структурным подразделением Управления документационного обеспечения ЗАО «Российские просторы» и создана для обеспечения деятельности Генерального директора Акционерного общества, его заместителей и руководителей структурных подразделений с поступающими документами, отправки корреспонденции, организации архивного делопроизводства.

1.2. Канцелярия в своей деятельности руководствуется законодательством РФ: Конституцией РФ, Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000г. № 2-ФЗК «О Государственном гербе Российской Федерации», Федеральными законами от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», постановлениями Правительства РФ, стандартами унифицированных систем документации, регулирующими вопросы документационного обеспечения, приказами руководства, настоящим Положением.

1.3. Канцелярия имеет печать со своим наименованием, необходимые штампы.

1.4. Положение утверждается руководителем Управления документационного обеспечения.

2.Основные задачи канцелярии

2.1. Документационное обеспечение деятельности Акционерного общества.

2.2. Информационно – справочное обеспечение деятельности Акционерного общества.

3. Основные функции канцелярии

3.1. Создание и обеспечение функционирования единой системы организации работы с документами в Акционерном обществе.

3.2. Прием, обработка, распределение, учет и регистрация поступившей корреспонденции.

3.4. Формирование контрольной базы АСКИД по поручениям Генерального директора на входящие и исходящие документы.

3.5. Формирование электронной базы поступающей корреспонденции.

3.6. Регистрация договоров о совместной деятельности с предприятиями и организациями.

3.7. Регистрация доверенностей, подписанных Генеральным директором и заместителем Генерального директора в соответствии с их полномочиями.

3.8.Регистрация инициативных писем, подписанных Генеральным директором и его заместителями.

3.9. Отправка корреспонденции почтовой и электронной связью или с курьером в соответствии с правилами, установленными в Акционерном обществе.

3.10. Организация подписки на периодические издания.

3.11. Подготовка сводной номенклатуры дел Акционерного общества.

3.12. Организация экспертизы документов, созданных в результате деятельности Акционерного общества, комплектование дел и передача их на хранение в ведомственный архив.

3.13. Подготовка предложений по разработке нормативных правовых актов, методических рекомендаций по вопросам документационного обеспечения Акционерного общества.

3.14. Методическое руководство специалистами структурных подразделений Акционерного общества по вопросам документационного обеспечения.

3.15. Информационно – справочное обеспечение работы с документами.

4.Права канцелярии

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Акционерного общества, должностных лиц, учреждений и организаций информацию, необходимую для выполнения функций, возложенных на канцелярию.

4.2. Пользоваться в установленном порядке информационными банками данных Акционерного общества и создавать собственные банки данных.

4.3. Использовать государственные системы связи и коммуникации, локальную сеть Акционерного общества.

4.4. Использовать гербовую печать Акционерного общества, печать канцелярии в соответствии с установленным порядком.

5. Организация работы канцелярии

5.1. Начальник канцелярии, работники канцелярии назначаются на должность и освобождаются от должности Генеральным директором по представлению руководителя Управления документационного обеспечения в соответствии с действующим законодательством, регулирующим трудовые вопросы.

5.2. Начальник канцелярии:

- осуществляет руководство деятельностью канцелярии, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на канцелярию задач;

- планирует работу канцелярии;

- распределяет обязанности между сотрудниками канцелярии, разрабатывает должностные инструкции;

- вносит в установленном порядке руководителю Управления предложения: по изменению штатного расписания; по кандидатурам для назначения на должности и освобождения от должности работников канцелярии; по их поощрению и применению к ним мер дисциплинарной ответственности; по повышению квалификации;

- обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины работниками канцелярии;

- подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

- представляет канцелярию в структурных подразделениях акционерного общества;

- отвечает за хранение и использование гербовой печати Акционерного общества, печати канцелярии.

Начальник канцелярии Личная подпись Н.Н.Антонова