Распорядительная документация
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.
По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).
Приказ – основной распорядительный документ.
Приказы издаются:
по основной деятельности (организация работы предприятия, финансирование, планирование, снабжение и др.);
по личному составу (увольнение, перевод работника, прием на работу, о направлении работника в командировку и др.).
Приказами оформляются: решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.
Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмены приказов производятся только приказами.
Подготовка проекта приказа включает следующие стадии:
изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно справочных документов предприятия: справок, отчетов, писем;
подготовка текста документа;
согласование документа (визирование);
подписание приказа;
доведение приказа до сведения исполнителей.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?» (например, о проведении аттестации персонала организации, о поощрении работников и др.).
Констатирующая часть приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки (от нулевого положения табулятора) прописными буквами, без кавычек.
После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительные пункты строятся, как правило, по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) – действие – срок.
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица, до сведения которых доводится приказ) указываются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Если приказ изменяется, отменяется или дополняет ранее изданный документ или какие – либо его положения, то один из последних пунктов распорядительного документа должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
Последний пункт приказа формулируется таким образом: «контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы и фамилия)». Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле отсутствует.
Дата приказа – это дата подписания приказа, иногда начала его действия, если это не отражено в тексте приказа. Подписывает приказ руководитель организации, а в его отсутствие –заместитель. На проекте документа должна быть указана фактическая должность лица, которое его подписывает.
Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.
Проект приказа до подписания согласовывается с внешними организациями (если есть необходимость), визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителями руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом.
Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, когда приказ затрагивает их интересы. Совместный приказ оформляется грифом согласования или листом согласования.
С приказов можно делать копии и выписки согласно списку рассылки. Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя.
Подлинники приказов хранятся в службе ДОУ и не выдаются для пользования.
Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:
Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или герб муниципального образования (в зависимости от характера приказа и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба);
Эмблему (товарный знак или знак обслуживания);
Наименование организации;
Наименование вида документа – приказ;
Дату и номер документа;
Место издания;
Заголовок к тексту;
Текст;
Подпись;
Визы.
Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указана конкретная дата.
Сроки хранения приказов по основной деятельности:
по работе предприятия в целом – от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, - постоянно);
по административно – хозяйственным вопросам – 5 лет.
Распоряжение, указание – правовые акты, издаваемые единолично руководителем (его заместителями, руководителями структурных подразделений, главными специалистами и др.), в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации. Имеет обязательную силу для подразделений организации, которым оно адресовано.
Данные документы являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения и указания общего, длительного действия и распоряжения и указания, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Текст распоряжения, указания имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словами «Обязываю», «Предлагаю»,- предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки: «в соответствии», «в связи», «в целях»…
Эти разновидности распорядительных документов составляются и оформляются аналогично приказам.
Исполнителями распоряжений и указаний могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем указывают лиц, на которых возлагается контроль за его исполнением.
Формуляр – образец распоряжения и указания состоит из реквизитов:
Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или герб муниципального образования (в зависимости от характера распоряжения, указания и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба);
Эмблему (товарный знак или знак обслуживания);
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Дату и номер документа;
Место издания;
Заголовок к тексту;
Текст;
Подпись;
Визы или гриф согласования;
Отметка об исполнении документа и направление его в дело.
Распоряжения, указания должны иметь порядковые номера в пределах календарного года.
Сроки хранения:
по деятельности предприятия в целом – от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, - постоянно);
по административно – хозяйственным вопросам – 5 лет.
Постановление, решение – правовые акты, принимаемые органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления стабильных норм и правил.
Различают постановления и решения, в которых решаются организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей, утверждением плана), и постановления и решения, адресуемые для использования другими органами, предприятиями, учреждениями, должностными лицами.
Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления и решения, обязательные для исполнения.
В постановлениях и решениях раскрываются хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто постановления и решения утверждают различные нормативные документы.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части указываются причины издания решения, цели, которые достигаются при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ», «ПОСТАНОВИЛ» прописными буквами на отдельной строке.
Распорядительную часть можно белить на пункты, где указывают исполнителя (организацию структурное подразделение, должностное лицо) – действие – срок исполнения.
Решение и постановление подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
Формуляр – образец решения и постановления состоит из реквизитов:
Наименование организации;
Наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ;
Дата документа (дата принятия на заседании коллегиального органа);
Регистрационный номер;
Место издания;
Заголовок к тексту;
Текст;
Подписи (председатель, секретарь);
Визы (визируется составителем, руководителем подразделения, вносящего проект решения, исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение решения, юрисконсультом).
Выписка из организационно – распорядительных документов (выписка) – копия документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. В выписке берется только та часть текста, которая нужна для работы. Реквизиты бланка и констатирующая часть пишутся полностью (если она есть).
Формуляр – образец выписки из организационно – распорядительных документов состоит из реквизитов:
Наименование организации;
Наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
Дата и регистрационный номер (те же, что и у документа);
Место составления;
Заголовок;
Часть текста (приводится констатирующая часть и необходимый пункт распорядительной части);
Подпись;
Заверительная подпись (отделяется 2-3 интервалами).
Слово «Верно» пишется с новой строки от левого поля. Наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи располагаются также с новой строки. Дата помещаются от левого поля с новой строки.