Организационная документация
Устав
Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Существуют, например, уставы общественных организаций, акционерных обществ, предприятий и учреждений. Принимают уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).
Уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий, организаций, учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами и ведомствами), устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит государственной регистрации в установленном порядке.
Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.
Уставы федеральных государственных предприятий утверждаются уполномоченными государственными органами субъекта РФ или же органами местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 14.11.2002г. №161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях». Как следует из ст.9 Закона, содержание Устава должно включать:
Полное и сокращенное фирменное название унитарного предприятия;
Указание на место нахождения унитарного предприятия;
Цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;
Сведения об органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия;
Наименование органа управления унитарного предприятия (совет директоров, генеральный директор, директор);
Порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нормы трудового права нормативными правовыми актами;
Перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов;
Сведения о размере уставного фонда, о порядке и об источниках его формирования, а также о направлениях использования прибыли.
В отдельных случаях устав ФГУП должен содержать и иные предусмотренные законодательством РФ сведения. Например, устав казенного (разновидность ФГУП) предприятия должен содержать сведения о порядке распределения и использования доходов казенного предприятия.
В соответствии с распоряжением Мингосимущества России от 16.02.2000г. №188-р «Об утверждении Примерного устава федерального государственного унитарного предприятия» (с изм. От 06.03.2001г.) структура устава ФГУП включает:
Общие положения.
Цели и предмет деятельности организации.
Имущество организации.
Права и обязанности организации.
Управление предприятием.
Филиалы, представительства и дочерние организации.
Реорганизацию и ликвидацию организации.
Устав должен оформляться в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:
Наименование организации;
Наименование вида документа – устав;
Дата документа;
Регистрационный номер документа;
Место издания документа;
Гриф утверждения документа (если предприятие частное, указывают, кем документ зарегистрирован);
Текст;
Подпись.
Положение
Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов управления (таковы общие Положения о министерствах РФ, Положение о государственной автомобильной инспекции и т.д.), либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).
Положения разрабатываются по указанию руководителей организаций, по инициативе руководителей структурных подразделений.
Исполнитель разрабатывает проект положения и согласовывает с юридическим отделом и другими должностными лицами. Проект положения подписывает разработчик (руководитель структурного подразделения, деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение.
Проект положения представляется на утверждение руководителю организации. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящего ведомства.
Датой положения является дата утверждения документа или дата распорядительного документа, если в тексте не указана другая дата.
Структура текста положения о подразделения организации включает:
Общие положения.
Задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Руководство.
Взаимоотношения.
Формуляр – образец положения о структурном подразделении состоит из реквизитов:
Наименование организации;
Наименование структурного подразделения;
Гриф утверждения;
Наименование вида документа – Положение;
Дата документа;
Регистрационный номер документа;
Гриф утверждения;
Место издания документа;
Заголовок;
Текст;
Подписи;
Визы.
Инструкция
Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно- технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий ( их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования, например «о ведении делопроизводства в …».
Поскольку текст должностной инструкции носит характер указания, в ней рекомендуется применять четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические предложения…») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно– контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого обращения…»).
Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.
Разновидностью инструкции является, например, должностная инструкция, которая состоит из нескольких разделов. Каждый раздел является логически законченной частью документа. В соответствии с «Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов» типовая структура текста должностной инструкции включает:
Общие положения.
Функции работника.
Обязанности работника.
Права работника.
Ответственность.
Взаимоотношения (связи по должности) работника.
Оценка работы.
Должностная инструкция – нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации деятельности организационно – правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условия его эффективной работы.
Должностную инструкцию разрабатывает непосредственный руководитель работника, деятельность которого он регламентирует и контролирует.
Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются ведомственными нормативно- правовыми документами.
В соответствии с требованиями указанного документа в разделе «Общие положения» устанавливаются:
Задачи работника (например, для делопроизводителя – прием, регистрация входящих и отправление исходящих документов и т.д.).
Порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник.
Профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.).
Основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе «Функции работника» определяются:
Предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником.
Перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.
В разделе «Обязанности работника» указываются особенности:
Связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации.
Предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы.
Требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий.
Порядок исполнения поручений и т.д.
В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.
В разделе «Связи по должности» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и затем передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей.
Формуляр – образец должностной инструкции состоит из реквизитов:
Наименование организации – автора документа;
Наименование структурного подразделения;
Наименование вида документа – Должностная инструкция;
Дата документа;
Регистрационный номер документа;
Место издания документа;
Заголовок документа (в дательном падеже);
Гриф утверждения;
Текст;
Подпись автора.
При оформлении на работу один экземпляр должностной инструкции после ознакомления выдается поступающему на работу сотруднику, другой остается у администрации (в отделе кадров). Систематическое невыполнение должностных обязанностей может повлечь освобождение работника от занимаемой должности.
27 июля 2004 г. Президентом РФ был подписан Федеральный закон № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
В соответствии со ст. 47 этого Закона для государственных гражданских служащих вводятся должностные регламенты.
В должностной регламент включаются:
квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность гражданской службы, а также к образованию, стажу работы по специальности;
должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с задачами и функциями структурного подразделения;
перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать решение;
перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке нормативно- правовых актов;
сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих решений, порядок согласования и принятия решения;
порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им обязанностей гражданского служащего;
перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа.
показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Договор
Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, Договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами, действующими на момент его заключения. Если в договорные отношения вступают предприятие (юридическое лицо) и гражданин (физическое лицо), то договор называют трудовым соглашением.
Договоры составляют в нескольких экземплярах (по числу участников), подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями организаций.
Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть текста должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами.
Договор имеет следующие реквизиты:
Название вида документа – Договор;
Дата;
Индекс;
Место составления или издания;
Заголовок к тексту;
Текст (вводная часть – наименование сторон, заключающих договор, должности, фамилии, инициалы лиц, подписывающих договор, указание их полномочий; предмет договора; изложение порядка рассмотрения споров; общую сумму договора; общий срок действия договора);
Юридические адреса сторон;
Подписи и печати сторон.
Штатное расписание
Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.