Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению и проверке бухгалтерских документов.

Понятие и сущность документирования, основные требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов

Любая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета, только на основе правильно оформленных документов, поэтому документирование является неотъемлемым элементом бухгалтерского учета.

Документ — это письменное свидетельство о законности и реальности совершенной хозяйственной операции.

Под документированием понимается способ сплошного и непрерывного отражения на материальных носителях информации хозяйственных операций в целях контроля за ними и ведения текущего бухгалтерского учета.

Бухгалтерские документы дают право на совершение хозяйственной операции и подтверждают факт ее исполнения. Приеми отпуск материальных ценностей и денежных средств, производимые на основании правильно оформленных документов, предотвращают возможность злоупотреблений.

Ответственность за обеспечение контроля проводимых хозяйственных операций и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержащихся в них сведений, а также за передачу их в установленные сроки для отраженияв бухгалтерском учете.

Поскольку документы придают юридическую силу хозяйственным операциям, отражаемым в бухгалтерском учете, ких оформлению предъявляются следующие требования:

1) первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения или сразу же после окончания хозяйственной операции;

2) в первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержаниеи условия совершения операции, то есть возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов (реквизит — это один из необходимых элементов документа, например наименование документа, дата составления и т. д.);

3) исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты исправлений;

4) не допускаются исправления в денежных документах (документы по кассе и счетам в банках);

5) заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного дляих хранения в архиве;

6) для обеспечения сохранности записей в документах запрещается использовать для записи простой карандаш, свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку;

7) запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств и товарно-материальныхценностей.

Выявление результатов инвентаризации и отражение их в бухгалтерском учете

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. Выявлен­ные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

• основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшие­ся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты орга­низации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

• убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организа­ции.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценно­стей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пе­ресортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по наименованию которых установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недос­тача сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения ин­вентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стои­мость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стои­мости относится на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического нали­чия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю органи­зации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.