2.5. Документообіг

Документообігом називають шлях, який проходять документи від Моменту їх складання або одержання від інших підприємств до моменту Використання в бухгалтерському обліку.

Порядок документообігу залежить від організації обліку, структури підприємства і засобів обчислювальної техніки. На кожному підприємстві на основі типового документообігу розробляється схема документообігу у піп ляді плану-графіку. В ньому перераховуються всі первинні документи, які вкладаються, вказується їх призначення, хто і в які строки їх складає, куди і коли представляють кожен документ, хто приймає і обробляє, а також в які Облікові реєстри їх записують. Цей план-графік документообігу затверджується керівником і доводиться до відома всіх матеріально-відповідальних осіб, до відома облікових працівників і осіб. План-графік документообігу дає можливість встановити строки виконання облікових робіт по підприємству, по структурних підрозділах і по кожному Виконавцю.

2.6. Інвентаризація, порядок її проведення і відображення результатів в обліку

Одним із основних методів бухгалтерського обліку є інвентаризація. Вона проводиться з метою забезпечення достовірності бухгалтерського обліку та звітності підприємств.

Інвентаризація — це спосіб виявлення фактичної наявності та стану цінностей, розрахунків на певну дату шляхом реєстрації, вимірювання, зважування і т.д. з подальшим порівнянням отриманих даних із даними бухгалтерських записів.

Інвентаризація проводиться на підставі Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, що затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 року № 69 із змінами і доповненнями.

Основними цілями інвентаризації є :

• виявлення фактичної наявності майна;

• перевірка повноти відображення в обліку зобов'язань;

• зіставлення фактичної наявності майна із даними бухгалтерського обліку.

Інвентаризація буває:

• повна - охоплює все майно підприємства та стан зобов’язань;

• часткова - охоплює окремі види майна або зобов'язань.

В залежності від характеру інвентаризація буває:

• планова;

• раптова.

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія. Склад комісії, об'єкти інвентаризації, строки проведення визначаються наказом керівника організації. За своєчасність і якість проведення інвентаризації відповідає керівник і головний бухгалтер.

Інвентаризація повинна бути проведена в мінімальні строки. Для цього до початку інвентаризації проводиться підготовка. До початку інвентаризації матеріально-відповідальні особи повинні здати всі прибуткові, видаткові документи, всі матеріали оприбуткувати і видати та дати розписку, що ніяких документів у відповідної особи немає в наявності. Після цього ніякі документи до уваги не приймаються.

Комісія шляхом переліку, зважування, обміру проводить інвентаризацію. Унаслідок такого зіставлення може бути виявлено:

• відповідність фактичних даних і бухгалтерських записів;

• вартісна оцінка фактичного залишку, менша від облікового — недостача;

• вартісна оцінка фактичного залишку, більша від облікового — надлишок.

Дані інвентаризації заносяться в інвентаризаційний опис, який складається в двох екземплярах і підписується всіма членами комісії. Для виявлення результатів інвентаризації в бухгалтерії складаються порівнювальні відомості. В ці відомості заносяться тільки ті дані, по яких виявлені відхилення від облікових даних.

Кінцеве рішення про характер виявлених недостач, лишок комісія виносить на основі письмового пояснення відповідальних осіб, всі висновки і рекомендації інвентаризаційна комісія оформляє протоколом, який затверджується керівником підприємства. В своїх висновках комісія визначає порядок регулювання отриманих різниць.