Принципи комп’ютерної форми обліку
Основними принципами комп’ютерної форми бухгалтерського обліку є:
Одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;
Накопичення і багаторазове використання облікових даних;
Один синтетичний рахунок – багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;
Автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених процедур (норм, нормативів, завдань тощо);
Одержання звітних показників в режимі діалогу “Людина – комп’ютер”;
Автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків.
Форми обліку, що передбачають застосування комп’ютерів, дозволяють ефективно задовольнити вимоги розподілу облікової праці, аналітичності та оперативності. Перша вимога – можливість здійснення широкого розподілу праці – виконується завдяки тому, що сучасні програмо-апаратні комп’ютерні системи, як правило, побудовані на принципах розподіленої обробки даних. Саме завдяки програми-реалізованому механізму, що дозволяє працювати з однією базою даних кільком користувачам, з’явилась можливість одночасно працювати з одним обліковим регістром не одному, а декільком бухгалтерам.
При застосуванні комп’ютерів автоматично вирішується проблема оперативності даних. Якщо при паперових формах обліку операцій накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих затрат ручної праці та завжди пов’язані з імовірністю допущення помилок, то при застосуванні ПК ці операції виконуються без участі людини.
Комп’ютерна система обліку
На підприємствах розгляд облікових знань може відбуватись не лише в руслі комплексної проблеми інформаційного забезпечення менеджменту (тобто комп’ютеризація тільки облікового процесу), а здійснюватись в рамках єдиної комп’ютерної системи управління підприємством та бізнес процесами.
При цьому краще говорити про комп’ютерну систему, а не форму обліку. Комп’ютерна система обліку – це вдале поєднання професійних якостей і функцій користувача з інтелектуальними можливостями комп’ютерів, які дають отримати необхідну для управління і оперативного комп’ютерного контролю інформації.
Комп’ютерна система обліку має наступні характерні ознаки (див. рис. 7).
Комп’ютерна система бухгалтерського обліку характеризується повною автоматизацією і обробки і систематизації облікової інформації. При цьому будь-які дані можуть відображатися в обліку одразу після їх введення в інформаційну БД.
Комп’ютерна система передбачає автоматичне виконання задач бухгалтерського обліку як в регламентному, так і в діалоговому (інтерактивному) режимах. При використанні режиму діалогу збільшується оперативність обліку, контролю і аналізу, з’являється можливість отримання необхідних довідкових і аналітичних даних протягом звітного періоду, а не тільки про його закінчені. При цьому обсяг інформації, що регламентно надається користувачам значно скорочується і обмежуються тільки даними, що необхідні і достатні для виконання конкретних управлінських робіт. Додаткові дані можна отримати за запитом. За бажанням можна перевірити правильність розрахунків, отримати розшифровки кожного результату із зазначенням всієї вхідної інформації і порядку проведених розрахунків.
В комп’ютерній системі бухгалтерського обліку забезпечується обмежений доступ як до первинної, так і систематичної інформації шляхом виведення паролів секретності перевірки повноважень на доступ до інформації, виявлення і недопущення несанкціонованого доступу до інформації, що зберігається на машинних носіях.
Рис.7. Основні принципи комп’ютерної системи обліку
ПИТАННЯ ДО ТЕМИ:
Що розуміють під формою бухгалтерського обліку?
Що таке комп’ютерна форма обліку?
Назвати особливості комп’ютерної форми обліку.
Назвати принципи комп’ютерної форми обліку.
Що таке комп’ютерна система обліку?
Назвати основні принципи комп’ютерної системи обліку.
Предмет «Інформаційні системи і технології в обліку».
Тема № 4 «Інформаційні технології оброблення економічної інформації» 6 Семестр