Звірення Умовні позначення: з апис
Рис.5. Комп’ютерна форма обліку
В основу побудови регістрів бухгалтерського обліку при паперових формах обліку покладений принцип надлишку, тобто всі дані, що можуть знадобитися, за певним принципом фіксується в регістрах, мають багатоцільове призначення В них формується інформація, необхідна функцій ним службам для різних цілей: проведення аналізу і виявлення резервів, заповнення форм періодичної та річної бухгалтерської звітності, поточного і наступного контролю, видачі довідок тощо. Облікові регістри однозначно характеризують будь-яку форму обліку. Наприклад, постійне удосконалення форм періодичної та річної бухгалтерської звітності, поточного і наступного контролю, видачі довідок тощо. Облікові регістри однозначно характеризують будь-яку форму обліку. Наприклад, постійне удосконалення форм журналів, їх модифікація для великих та малих підприємств не змінили сутності журналів, їх модифікація для великих та малих підприємств не змінили сутності журналів, їх модифікація для великих та малих підприємств не змінили сутності журналів та форми бухгалтерського обліку, побудованою за їх допомогою. Проте, в умовах застосування комп’ютерів змінилося традиційне розуміння самого поняття “регістр бухгалтерського обліку”. При паперових формах бухгалтерського обліку система відображення облікових даних в регістрах бухгалтерського обліку система відображення облікових даних в регістрах бухгалтерського обліку об’єднала з системою їх узагальнення і повністю від неї залежить.
Якщо при безкомп’ютерному способі обробки бухгалтерських даних під регістром бухгалтерського обліку розуміють засіб, призначений для фіксації, накопичення, систематизації, узагальнення і відображення облікової інформації, тов. умовах комп’ютеризації бухгалтерського обліку стадія відображення облікової інформації, тобто надання систематизованих облікових даних в зручному для користувача вигляді, як правило, є самостійним процесом, що не пов'язаний із стадіями накопичення, узагальнення та систематизації.
Накопичення, систематизація та узагальнення облікової інформації в умовах застосування сучасної обчислювальної техніки здійснюється в автоматичному режимі. Первинно бухгалтерська інформація накопичується в базі даних комп’ютерної системи, а узагальнюється та систематизується на рахунках, що представлені окремими комірками пам’яті комп’ютера та є ідеальними, з точки зору теорії бухгалтерського обліку, носіями ознак її групування. Побудова структури комп’ютерних баз даних може бути найрізноманітнішою; табличний принцип, за яким будуються паперові регістри, не є єдиним при побудові комп’ютерних баз даних. Бази даних є також ієрархічні, мережеві, реляційні при застосуванні комп’ютерів регістр поєднує три складові частини:
Комп’ютерну базу даних з певною структурою, призначену для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;
Змінні величини, тимчасово створені в пам’яті комп’ютера для систематизації та узагальнення облікових даних – бухгалтерських рахунків;
Відеограми та машинограми, призначені для відображення згрупованої та систематизованої облікової інформації (дав.рис.6).
Накопичення, систематизація та узагальнення облікової інформації здійснюється в автоматичному режимі. Первинна бухгалтерська інформація накопичується в БД комп’ютерної системи, а узагальнюється та систематизується на рахунках.
Рис.6. Структура електронного облікового регістру.
Особливістю комп’ютерної форми обліку також є те, що вона не існує без конкретної комп’ютерної програми. Облікові регістри різних програм схожі, але не однакові.