Требования, предъявляемые к контролю

Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь следующие характеристики:

• стратегическую направленность (необходимо контролировать прежде всего стратегические приоритеты);

• ориентированность на результаты, а не на процесс их достижения;

• единство внутреннего и внешнего контроля;

• субъекты контроля должны иметь необходимые для деятельности полномочия, уравновешенные с ответственностью.

Контроль должен быть:

• объективным;

• комплексным;

• гибким;

• своевременным;

• экономичным;

• простым.

Для успешной реализации данной функции менеджмента (контроля) необходимо учитывать современные тенденции его развития.

Первая тенденция – децентрализация. Контрольные функции, традиционно осуществляемые централизованно, постепенно перераспределяются между сторонними организациями, специализирующимися на функции контроля (например, внешним аудитом или внешним консалтингом); потребителями продукции (клиенты организации становятся главными контролерами); низовыми звеньями управления (например, малым подразделениям или филиалам организации вместе с самостоятельными функциями и ответственностью за деятельность делегируются и полномочия контроля). Таким образом, верхние звенья управления частично передают функции контроля: рутинный текущий контроль делегируют на низшие уровни управления; вспомогательные, в том числе аналитические функции передают на субконтрактной (от лат. sub – под, передача третьим лицам) основе профессиональным контролерам; ключевые параметры отдают контролировать потребителям; а стратегические аспекты контроля оставляют за собой.

Тенденция к децентрализации делает контроль более действенным и эффективным.

АУДИТ – финансовый анализ, бухгалтерский контроль, ревизия финансово-хозяйственной деятельности предприятий, организаций, фирм, акционерных обществ, проводимые квалифицированными специалистами, как правило, независимых служб (аудиторскими службами, аудиторами). Аудит проводится по запросу клиента на основании договора или по настоянию смежников, контрагентов, государственных органов власти. В ходе аудита анализируется в основном бухгалтерская отчетность. Главная цель аудита – выявление финансового положения, состояния фирмы и выработка рекомендаций по их улучшению.

КОНТРАГЕНТЫ (лат. contrahens – договаривающийся) – лица, учреждения, организации, связанные обязательствами по общему договору, сотрудничающие в процессе выполнения договора.

КОНСАЛТИНГ – деятельность специальных компаний, заключающаяся в консультировании производителей, продавцов, покупателей по широкому кругу вопросов экономики, финансов, внешнеэкономических связей, создания и регистрации фирм, исследования и прогнозирования рынка товаров и услуг, инноваций. Консалтинговые компании могут быть специализированными по отдельным профилям консультационной деятельности. Консалтинг может состоять в подготовке пакета учредительных документов при создании новых организаций.

Вторая тенденция – изменение содержания контроля и новые методы его осуществления. Традиционно в управлении концентрировалось внимание на затратах. Сегодня в лучших компаниях мира центр тяжести переносится на контроль и мониторинг результатов, которые получены в результате управленческого воздействия. Ключевым вопросом контроля любых затрат становится вопрос о том, в какой степени достигнуты поставленные цели и соответствуют ли затраты полученным результатам.

МОНИТОРИНГ – (от лат. monitor – напоминающий, надзирающий) – непрерывное наблюдение за экономическими объектами, анализ их деятельности как составная часть управления.

В последнее время в мировой практике получил широкое распространение бенчмаркинг – новый метод контроля, особая управленческая процедура внедрения в практику работы организаций технологий, стандартов и методов работы лучших организаций-аналогов. В процессе бенчмаркинга осуществляется поиск организаций, которые показывают наивысшую эффективность, обучение их методам работы и реализация передовых методов в собственных условиях.

Третья тенденция – развитие новых информационных систем.

Как уже отмечалось, функция контроля осуществляется посредством сбора, обработки, анализа информации о деятельности контролируемой системы и выдачи руководителям информации, необходимой для принятия управленческих решений и контроля их выполнения. Современное информационное обеспечение контроля нуждается в появлении новых информационных систем, позволяющих автоматизировать процесс управления в целом и контроль в частности. Информационные системы призваны обеспечивать субъекты управления всей необходимой информацией для принятия решений, отслеживать все изменения, происходящие во внешней и внутренней среде организации, выдавать информацию о прошлом, настоящем и будущем.

ИУС – это постоянно действующая система взаимосвязи людей, технических средств и методических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее распорядителями с целью совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля мероприятий, осуществляемых организацией. ИУС обычно включает подсистемы: 1) внутренней отчетности; 2) сбора внешней информации; 3) анализа информации.

Доб-ть стр. 754 – 760 Ричард Л. Дафт. Менеджмент.

ПОВЕДЕНЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОНТРОЛЯ

Отрицательные последствия контроля часто являются побочными результатами его влияния на поведение людей.

Поведение, ориентированное на контроль, формируется в связи с тем, что сотрудники организации знают, что их ошибки и успехи в тех областях, где руководство установило стандарты и последовательно выполняет процедуру контроля, служат основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому подчиненные обычно делают то, что начальство хочет видеть при проверке. Они всячески заостряют внимание на работе в тех областях, где проводится контроль, и пренебрегают своими обязанностями там, где измерения не проводятся.

Необходимо тщательно разрабатывать систему контроля с учетом рассматриваемого эффекта, чтобы направлять сотрудников на достижение целей организации.

Получение непригодной информации является следствием того, что контроль может побуждать людей выдавать организации непригодную информацию. Например, предлагая новый проект, менеджеры переоценивают объем необходимых ресурсов. Если высшее руководство по привычке уменьшает объем финансирования по сравнению с заявкой, то завышение заявок увеличивает вероятность получать средства как раз в нужных размерах. Проблема состоит в некомпетентности контролирующих.

Контрольные вопросы:

1. Объясните сущность и содержание контроля как функции менеджмента.

2. Какие виды контроля Вам известны?

3. Какие требования предъявляются к управленческому контролю?

11