Процесс контроля

Любой вид контроля может быть представлен в форме процесса, состоящего из трех этапов:

1. Разработка стандартов и критериев контроля.

Стандарты – образцы, эталоны, принимаемые за исходные для сопоставления с ними результатов деятельности организации. Цели, которые используются в качестве стандартов для контроля, имеют следующие особенности: наличие временных рамок; наличие конкретного критерия, по отношению к которому будут измеряться отклонения и производиться корректировки.

Критерии контроля определяют то, что должно быть получено как результат, так как сравниваются фактические и плановые показатели. Результат деятельности подчас нелегко измерить. Довольно просто измерить технические и экономические параметры: вес, рентабельность, оборачиваемость и т.д. Что касается творческих аспектов деятельности людей, сложно применить какой-либо конкретный показатель. Для измерения понятия «нравится» - «не нравится» показатель в числовой форме не подберешь. Поэтому для оценки результата часто прибегают к мнению экспертов.

2. Сопоставление реальных результатов со стандартными.

На этом этапе контроля определяются и оцениваются масштабы отклонений, измеряются результаты, собирается и передается информация в систему управления. Источниками информации могут служить статистические данные, отчеты подразделений организации, отчеты отдельных сотрудников, мнения менеджеров и персонала, данные проверок и пр. Следует помнить, что контроль оправдывает себя, если затраты на его проведение не превышают результаты. Поэтому устанавливают масштабы допустимых отклонений. Существует «вилка результата», ниже минимальной границы которой опускаться нельзя. Обычно этим показателем является точка безубыточности. Масштаб отклонений в этом случае будет измеряться разницей между показателем объема в точке безубыточности и реально реализованным товаром. Чем больше эта разница, тем меньше причин для беспокойства по поводу корректировки. В пределах масштаба допустимых отклонений от стандартов система не нуждается в корректировке.

Для увеличения эффективности контроля применяют принцип исключения, суть которого в том, что система контроля должна срабатывать только в том случае, когда возникают значительные отклонения от установленных стандартов. Проблема заключается в том, что сложно определить важные отклонения и приложить их к конечному результату деятельности. Решение этой задачи зависит от профессионализма менеджеров и выражается:

• в построении системы измерения результатов;

• в обеспечении четкого (без искажений) распространения информации;

• в оценке информации о полученных результатах.

3. Проведение необходимых корректирующих мероприятий.

После получения результатов контроля можно действовать тремя способами:

Способ первый – ничего не предпринимать. Если система контроля показывает, что все параметры находятся в рамках допустимых отклонений и никаких корректирующих мероприятий не требуется.

Способ второй – устранить отклонения. Смысл корректировки состоит в том, чтобы понять причины отклонений и добиться возвращения процесса деятельности в запланированное русло.

Способ третий – пересмотреть стандарт. Возможно, не всегда следует корректировать организацию по результату деятельности. Иногда надо обратить внимание на стандарт с целью сделать его более реалистичным.