25.Опишите подготовку документов и участников к совещанию.

Подготовка документов.

Подготовка документов для участников совещания имеет цель: Сократить время на изложение доклада. Документы для участников совещания следует готовить и вручать их непосредственно в начале совещания. Документы систематизируют, скрепляют и кладут в папку, недопустимо требовать возвращения документов. Документы содержат: основные тезисы, выводы, описание, извлечения из нормативных и директивных документов, схемы.

При надлежащей подготовки аудитории можно обойтись без доклада, перейдя сразу к обсуждению.

Подготовка участников к совещанию. Докладчик должен:

1. . Подробное ознакомление с документами;

2 Определение свою роль в решении задач, поставленных перед совещанием, определение своей позиции в обсуждении;

3. Четкое сформулировать, подготовить вопросы к ведущему и участникам;

4. Подготовка материалов к выступлению, премии полемике (аргументы и факты);

5. Подготовка текста выстуления.

26.Опишите способы подготовки проекта решения и варианты принятия его.

Есть несколько способов подготовки проекта решения и вариантов его принятия:

1. К началу совещания руководитель, его помощники или инициативная группа готовят проект решения, который вручает участникам, обсуждают в ходе совещания и принимают с изменениями и дополнениями, внесенными при обсуждении;

2. Проект готовят к началу совещания, тем не менее участников с ним не знакомят. его авторы в ходе совещания вносят в проект изменения и дополнения, а потом предлагают его для обсуждения и принятия;

3. Ведущий совещания говорит решение на основе обобщения мыслей участников. Так правило, такие решения имеют компромиссный характер;

4. Проект решения готовят в ходе совещания на основе внесенных предложений. Таких проектов решений может быть несколько;

5. Решение принимают на основе единоначалия, руководитель формулирует его и игнорирует предложения и аргументы участников

При подготовке решения следует:

1. Обсудить все важнейшие принципиальные положения, которые в него входят;

2. Четко указать, что следует сделать, то, что следует сделать, и по каким критериям, кто и как будет контролировать выполнение решения.

В проекте решения нецелесообразно использовать формулировки: усилить, обратить внимание, обеспечить, так как они беспредметны и не дают возможно проконтролировать их выполнение.

К составлению проекта решения следует привлекать самых активных участников совещания, в частности тех чьи предложения вошли в этот проект. Секретарь совещания, как правило , оформляет протокол, руководитель обязан пописать этот протокол, а секретарь довести до сведения всем заинтересованным лицам и обеспечить контроль выполнения принятых решений.

Оперативное совещание (пятиминутка) отличается от других совещаний стабильным составом участников, постоянным местом временем проведения, отсутствием заранее подготовленной повесткой дня, относительной непродолжительностью (20-30мин). Основная задача такого совещания получение информации снизу. Решение таких совещаний коротко протоколируют, записывая в специальный журнал.