23.Опишите этап проведения совещания, рекомендации ведущему.

Этап проведения совещания:

1. Открытие совещания

-Совещание надо открывать в точно установленное время, независимо от того все ли приглашенные присутствуют при его открытии.

-Должен занять свое место председатель за 3-5 минут до начала заседания, давая понять что приближается время открытия.Надо избегать просьб об установлении тишины, а начинать собрание когда все заняли свои места, размесили материалы и затих общий шум.

-Открывая совещание, руководитель, как правило, провозглашает короткое вступительное слово 5-7 мин, Он информирует присутствующих о составе участников, всех или некоторых называет поименно, чтобы среди участников не было неизвестных лиц, целесообразно информировать, кто и почему отсутствует, сколько всего присутствует.

-потом объявляют повестку дня кратко характеризуя проблемы и практическое значение рассматриваемых вопросов.

- потом сообщает регламент.

-рекомендуется выяснить нет ли у участников вопросов, замечаний, предложений относительно повестки, регламента и состава присутствующий.

Авторитету ведущего совещания содействуют следующие рекомендации:

1. Благодарить каждого оратора за выступление.

2. Называть не только фамилию, но имя, отчество, и должность.

3. Все сообщения делать стоя, за исключением комментариев.

2. Выступление докладчика

Большое значение для успеха выступления имеет культура языка, того кто выступает имеется в виду правильность четкость произношения логичность, выразительность и эмоциональность.

Усложняют восприятие доклада штампы, канцеляризмы и употреблять меньше вводных слов.

3. Обсуждение доклада

Право на выступление должен иметь каждый участник, тем неменее при этом никто не должен выступать по одному вопросу более 1-2 раз. Задачи ведущего совещания мягко, культурно напоминать присутствующим о соблюдении регламента и не уклоняется от поставленных вопросов.

Рекомендации тому, кто выступает:

1. Принимая участие в полемике не следует читать текст выступления, даже если он был подготовлен заранее;

2. В ходе выступления следует обращаться ко всей аудитории, а не к оппонентам. Выступая надо подвергать критике мысль, а не самого человека;

3. Каждое выступление должно заканчиваться конкретными предложениями, а если их нет выступать нецелесообразно;

4. Необходимо чтобы выступление было максимально коротким, объективным, отмечать не только отрицательные , а и положительные стороны;

5. Готовясь к выступлению целесообразно записывать важные предложения других участников совещания. Это даст возможность избежать повторения, изменить акценты, поддержать или отклонить определенные соображения;

6. Говорить следует медленно и негромко, избегать общих фраз и соблюдать регламент.

24.Обсуждение доклада и ответы на вопросы. Какие рекомендации следует учитывать?

Обсуждение доклада

Руководитель обсуждает с докладчиком цель, которую он ставит перед совещанием, основные идеи доклада, его структуру, предвидение решения. В зависимости от важности выступления, сложности проблемы, уровня подготовки докладчика и аудитории, при подготовке к выступлению составляют краткий или развернутый план, тезисы, конспект или полный текст доклада. Текст доклада и особенно его выводы, должна иметь рубрикацию, т.е. их следует разделить на разделы, подразделы, пункты.

План может состоять из таких пунктов:

1. Вступление - формулируют цель совещания (выступления), положения которые определяют его актуальность и предвиденные результаты (выработка рекомендаций, принятие решений и т.п.).;

2. Основная часть доклада - формулируют все вопросы, дают им характеристику (причины, факторы, обстоятельства, условия и отмечают пути решения;

3. Предложения - следует выделить в особенности, целесообразно давать альтернативные варианты;;

4. Выводы - не рекомендуется использовать новые аргументы

Право на выступление должен иметь каждый участник, тем неменее при этом никто не должен выступать по одному вопросу более 1-2 раз. Задачи ведущего совещания мягко, культурно напоминать присутствующим о соблюдении регламента и не уклоняется от поставленных вопросов.

Ответы на вопросы

Докладчик отвечает на вопросы, которые ему задают, в устной или письменной форме. При этом должны быть сделаны необходимые акценты. После изложения доклада проходит его обсуждение и ответы на вопросы, которые задают докладчику в письменной или устной форме. Отвечать на вопросы необходимо и тогда, когда участники с докладом были ознакомлены заранее.

При ответах на вопросы следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Если письменно задано несколько вопросов, перед тем как отвечать надо ознакомится с их содержанием и распределить так, чтобы вопросы на которые есть наиболее аргументированные ответы, зачитывались последними;

2. Если вопросы заданы письменно, то их следует полностью зачитывать ничего не изменяя в тексте;

3. Неэтично оценивать вопрос и тем более лицо, которое его поставило;

4. Тональность ответ на вопрос должна быть выдержанной, доброжелательной, а разговор уважительным;

5. Не надо противопоставлять себя аудитории. Вопрос не редко можно разбирать и искать ответ на него вместе с аудиторией;

6. Отвечая на вопрос следует опираться на знания которые имеют слушатели. новую информацию целесообразно давать лишь в случае необходимости.

Рекомендации тому, кто выступает:

1. Принимая участие в полемике не следует читать текст выступления, даже если он был подготовлен заранее;

2. В ходе выступления следует обращаться ко всей аудитории, а не к оппонентам. Выступая надо подвергать критике мысль, а не самого человека;

3. Каждое выступление должно заканчиваться конкретными предложениями, а если их нет выступать нецелесообразно;

4. Необходимо чтобы выступление было максимально коротким, объективным, отмечать не только отрицательные, а и положительные стороны;

5. Готовясь к выступлению целесообразно записывать важные предложения других участников совещания. Это даст возможность избежать повторения, изменить акценты, поддержать или отклонить определенные соображения;

6. Говорить следует медленно и негромко, избегать общих фраз и соблюдать регламент.