20.Опишите этап планирования и содержания повестки дня совещания.

Плановое совещание проводятся в соответствии с графиком, график составляют на месяц, квартал, год; его согласовывают с общим распорядком дня. График должен состоять из таких пунктов :

1.кто проводит совещание (директор, главный инженер, диспетчер)

2.время проведения (напр. 2 и 4 вторник 16:30)

3. место проведения

4.состав присутствующих

5. в случае необходимости график дополняют повесткой дня.

Повестка дня обычно состоит из 1-2 пунктов.

Их формировка должна быть четкой и понятной для всех участников совещаний. Первыми в повестку дня включаются вопросы, по которым не предполагается острая дискуссия. Второй подход:

Сначала включаются вопросы, которые касаются всех присутствующих, а потом в более узком кругу из тех, что остались. Количество участников совещания должно быть минимальным, желательно не более 20 человек. Продолжительность совещания не должна превышать 1 ,5 часов, а оперативного 30-35 мин.

Совещание целесообразно проводить во второй половине дня, поскольку первая более продуктивная для самостоятельной работы. Графики, объявления, извещения, указывают время начала и окончания совещания. Рекомендуемое время для отдельных элементов совещания :доклад 15-20 (максимум)мин; ответы докладчика на вопрос 5-7 минут; выступления 2-5 мин, изложение проекта решения 3-5 минут, обсуждения и принятие решение 8-10 минут и всего 45-50 минут получается.

Способ оповещения – это график, который доводят до всех участников, объявления, приглашения, сообщения по телефону (телефонограммы)

Пример объявления:

ОБЪЯВЛЕНИЕ

10 февраля 2009 года в 15 часов в кабинете 12 состоится совещание членов коллектива ООО «ИНТЕГ»

Повестка дня

1)Утверждение основных направлений деятельности на 2009 (доклад Петров Шишкин)

подпись правления

(администрация)

21.Составление и оформление объявления. Приведите пример.

Первое и самое основное – это яркий заголовок объявления. Он должен быть коротким, но броским и интригующим. Заголовок должен побудить пользователя открыть объявление, то есть у читающего должно появиться желание прочитать объявление до конца. Второе и немаловажное – это правильное написание текста. Он должен быть грамотным, без излишней информации, но вместе с тем занимательным. Не пишите слишком объемно – обязательно указывайте только конкретный предмет объявления. Опишите как можно более подробно товар или услугу. Читатель должен четко представлять, о чем идет речь, что вы предлагаете или ищете. Обязательно оставляйте свои реквизиты. Если вы юридическое лицо, то напишите название вашей фирмы, если физическое – ваше имя и желательно фамилию. К безликим пользователям доверия меньше, чем к тем, кто не боится подписаться в качестве автора своего объявления и принять ответственность за его содержание.

22.Опишите подготовку и содержание доклада. Какие рекомендации следует учитывать?

Подготовка доклада предусматривает:

- выбор докладчика, - собственную подготовку доклада, - обсуждение и корректирование.

При выборе докладчика учитывают такие факторы:

1. значение проблемы. Иногда целесообразно, чтобы с докладом выступил сам руководитель, подчеркивая тем самым важность вопроса,

2. наличие среди подчиненных работника, который знает эту проблему, умеет изложить материал и пользуется авторитетом,

3. желание руководителя активизировать подчиненных, повысить степень их участия в мероприятиях.

Руководитель обсуждает с докладчиком цель, которую ставит перед совещанием, основные идеи доклада, структуру его, предвиденные решения.

В зависимости от важности выступления, сложности проблемы, уровня подготовки докладчика и аудитории. При подготовки к выступлению составляют краткий или развернутый план, тезисы, конспект или полный текст доклада.

План может состоять из таких пунктов: - вступление, - основная часть доклада, - предложения, - выводы.

Во вступлении формулируют цель совещания, положения, которые определяют его актуальность и предвиденные результаты (выработка рекомендаций, принятие решений и др.).

В основном разделе формулируют все вопросы, причины, факторы, обстоятельства, условия и отмечают пути решения.

Предложения и рекомендации следует выделить в особенности, целесообразно давать альтернативные варианты.

В выводе не рекомендуется использовать новые аргументы.

Излагая суть дела, следует избегать второстепенных деталей и подробностей. Доклад не следует перегружать фактами и цифрами. Основу доклада должны составлять собственные положения, а цифры факты приводят с целью аргументации, утверждения или привлечения внимания.

Текст доклада и особенно его выводы должны иметь рубрикацию, т.е. их следует разделить на разделы, подразделы, пункты. Отдельную мысль следует освещать в первом или нескольких абзацах. Это дает возможность более целенаправленно и предметно обсуждать доклад.

В ряде случаев одновременно с докладом готовят проекты решения. Разработанный проект решения целесообразно обсуждать предварительно с руководителем, его текст должен быть конкретным, содержащий однозначные формулировки, с указанием исполнителей, сроком исполнителей, предвиденных результатов, фонд контроля.

Нецелесообразно использовать формулировки: усилить, обеспечить, обратить особое внимание.