Види розпорядчих документів у місцевих органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування

Управлінська діяльність органів виконавчої влади здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Види розпорядчих документів, які видаються тими чи іншими органами, визначаються чинним законодавством та положенням про ці органи.

Керівники місцевих органів виконавчої влади, а також органи місцевого самоврядування, згідно з чинним законодавством, видають, зокрема:

- голови районних державних адміністрацій	- розпорядження
- міські голови (міст обласного значення)	- розпорядження
- керівники управлінь, самостійних відділів, інших структурних підрозділів облрайдерж-адміністрацій	- накази
- керівники апаратів облрайдерж - адміністрацій	- накази

До розпорядчих документів по особовому складу (по кадрах) належать розпорядження та накази. Розпорядження та накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать розпорядження, накази про заохочення, стягнення, присвоєння рангів, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

Уніфіковані форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253:

• № П-1 (наказ про прийом на роботу);

• № П-5 (наказ про переведення на іншу роботу);

• № П-6 (наказ про надання відпустки);

• № П-7 (список №_ про надання відпустки);

• № П-8 (наказ про припинення трудового договору).

На підприємствах, в установах, організаціях з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформлюються на спеціальних чи загальних бланках або чистих аркушах паперу (формату А4). Розпорядження та накази готуються на підставі доручень керівника установи, організації, заяв працівників, підписаного контракту, рішень конкурсної комісії, рішень атестаційної комісії тощо.

Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А4 і повинні мати обов'язкові реквізити:

• повне найменування установи, організації; назву виду документа — розпорядження, наказ;

• дату складання, підписання (29 травня 1999 року);

• місце складання чи видання (м. Трускавець);

• номер (доповнюється індексом "К" або "ОС");

• заголовок до тексту;

• текст;

• підстава;

• підпис керівника;

• на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення.

Проект наказу готують працівники кадрових служб, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник установи, організації.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника.

У наступному рядку і далі — посада, ранг державного службовця, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується розпорядженням, наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки розпорядження, наказу.

Після підписання розпорядження, наказ реєструється у книзі реєстрації розпоряджень, наказів, що має такі реквізити: номер розпорядження, наказу, дату видання, вид розпорядження, наказу, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розписку).

У груповому розпорядженні, наказі, який передбачає ряд питань, рекомендується розміщувати їх в такій послідовності: прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення, стягнення тощо.

У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати за алфавітом.

Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

Перший примірник розпорядження, наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії. У структурні підрозділи копії чи примірники розпоряджень, наказів по особовому складу не передаються.

Справа ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) установи, організації.

У разі ліквідації установи, організації розпорядження, накази по особовому складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах) і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання.