1.4. Функциональный анализ системы управления предприятия

В основе функционального подхода к анализу систем управления лежит предпосылка о том, что для совершения полезной работы и получения полезного результата система должна выполнить определенный набор функций. Описание системы в виде функций позволяет абстрагироваться от конкретных носителей этих функций (компонентов системы) и их физической и экономической природы. Функция является преобразователем входных ресурсов и создателем выходов системы.

Цель функционального анализа - исследование динамических характеристик системы путем определения: процессов изменения ее состояния с течением времени на основании принятых алгоритмов функционирования. Объектами исследования функционального анализа являются реализуемые системой методы и алгоритмы управления.

Функциональный анализ систем управления имеет следующие особенности и включает:

– определение целей управления и построение "дерева целей", соответствующего иерархической структуре системы управления;

– определение перечня и содержания основных задач управления, установление их взаимосвязи по входной и выходной информации

– анализ и рациональное распределение функций управления между органами и отдельными руководителями;

– анализ и определение обязанностей, прав, ответственности и соподчиненности органов и отдельных должностных лиц при решении задач управления;

– исследование и разработку эффективных методов решения задач управления.

У организаций в зависимости от их типов могут быть разнообразные цели. Но независимо от вида фирмы ее главными общими целями будут те, что направлены на выживание; прибыль; перспективы.

Действительно, фирма может выжить, только найдя свое место в системе рыночных отношений. Значение прибыли в бизнесе трудно переоценить: это источник роста и процветания фирмы, средство увеличения благосостояния ее владельцев и ее работников. Не следует забывать о перспективе развития фирмы: проблемы сегодняшнего дня не должны заслонить перспективу – возможность существовать в будущем.

Эти три главные в жизни фирмы цели тесно между собой связаны, менеджеры должны обеспечить их выполнение.

Ключевой целью ООО «СтройСити» является систематическое извлечение прибыли в результате своей деятельности. А также удовлетворение потребности других предприятий в специализированной технике.

Цели каждой функциональной подсистемы зависят от деятельности организации, и её конкретной стратегии.

Если брать в общем смысле, то цель организации образует основу для разработки стратегий развития, и установления целей во всех направлениях, которые определяют дальнейшее существование организации, эти направления называются функциональными подсистемами.

Цели функциональных подсистем:

Цель производства – повышение производительности труда и эффективности производства;

Цель маркетинга – производство потребителей;

Цель финансов – рационализация использования всех финансовых ресурсов;

Цель инноваций – поиск новаторских идей и решений, информационное обеспечение возможной конкурентной среды и потребительских свойств товаров конкурирующих фирм;

Цель управления персоналом – мотивирование рабочего персонала к работе и их заинтересованность в ней;

Цель менеджмента – искусство достижения компромиссов и снятия противоречий.

Цели ООО «СтройСити»:

Улучшение качества продукции и услуг ;

Создание соответствующего имиджа;

Быть на шаг всегда впереди конкурентов;

Уменьшение издержек производства;

Повышение финансового состояния предприятия и т.д.

Задача – это работа, серия работ или их часть, которая должна быть выполнена заранее установленным образом в заранее установленные сроки.

Задачами ООО «СтройСити» являются:

Стать для потребителей лучшим поставщиком;

Стать для своих работников лучшим работодателем;

Стать лучшим партнером для оптовиков;

Стать лучшей компанией для инвесторов;

Применение более совершенных технологий производства и т.д.

«Дерево» целей представляет собой иерархию всех целей организации. Основополагающая цель организации находится в самой его вершине. Для целей более низкого уровня приоритетными являются цели соответствующего высшего уровня.

«Дерево» целей ООО «СтройСити» можно представить в виде схемы (рис 3).

Рис.3. «Дерево» целей

Таким образом, цели организации являются неким ориентиром в развитии организации.

Как уже отмечалось в организационную структуру управления предприятия входят различные отделы и службы. Рассмотрим их функции.

Служба безопасности предприятия выполняет следующие общие функции:

• организует и обеспечивает пропускной и внутри объектовый режим в зданиях и помещениях, порядок несения службы охраны, контролирует соблюдение требований режима сотрудниками, смежниками, партнерами и посетителями;

• руководит работами по правовому и организационному регулированию отношений по защите коммерческой тайны;

• участвует в разработке основополагающих документов с целью закрепления в них требований обеспечение безопасности и защиты коммерческой тайны, в частности, Устава, Коллективного договора, Правил внутреннего трудового распорядка, Положений о подразделениях, а также трудовых договоров, соглашений, подрядов, должностных инструкций и обязанностей руководства, специалистов, рабочих и служащих;

• разрабатывает и осуществляет совместно с другими подразделениями мероприятия по обеспечению работы с документами, содержащими сведения, являющиеся коммерческой тайной, при всех видах работ, организует и контролирует выполнение требований "ИНСТРУКЦИИ по защите коммерческой тайны";

• изучает все стороны коммерческой, производственной, финансовой и другой деятельности для выявления и закрытия возможных каналов утечки конфиденциальной информации, ведет учет и анализ нарушений режима безопасности, накапливает и анализирует данные о злоумышленных устремлениях конкурентов и других организаций о деятельности предприятия и его клиентов, партнеров, смежников;

• организует и проводит служебные расследования по фактам разглашения сведений, утрат документов и других нарушений безопасности предприятия;

• разрабатывает, ведет, обновляет и пополняет "Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну" и другие

• нормативные акты, регламентирующие порядок обеспечения безопасности и защиты информации;

• обеспечивает строгое выполнение требований нормативных документов по защите коммерческой тайны;

• осуществляет руководство службами и подразделениями безопасности подведомственных предприятий, организаций, учреждений и других в части оговоренных в договорах условиях по защите коммерческой тайны;

• организует и регулярно проводит учебу сотрудников предприятия и службы безопасности по всем направлениям защиты коммерческой тайны, добиваясь, чтобы к защите коммерческих секретов был глубоко осознанный подход;

• ведет учет сейфов, металлических шкафов, специальных хранилищ и других помещений, в которых разрешено постоянное или временное хранение конфиденциальных документов;

• ведет учет выделенных для конфиденциальной работы помещений, технических средств в них, обладающих потенциальными каналами утечки информации;

• поддерживает контакты с правоохранительными органами и службами безопасности соседних предприятий в интересах изучения криминогенной обстановки в районе (зоне).

Служба маркетинга предприятия выполняет следующие общие функции:

• формирование рыночной стратегии фирмы;

• реализация концепции маркетинга;

• реклама товара и стимулирование сбыта;

• обеспечение маркетинговых исследований.

Служба персонала предприятия выполняет следующие общие функции:

– привлечение из внешней среды специалистов в количестве,  качестве  и специализации, достаточной для организации оптимальной и эффективной работы организации;

– обучение,  развитие и  ротация специалистов для повышения эффективности функционирования и развития организации;

– оптимизация организационной структуры, эффективная регламентация и координация деятельности подразделений организации  при динамике функционирования и развития под воздействием постоянно изменяемых факторов внешней среды;

– организация и усовершенствование условий труда с целью общей оптимизации деятельности и развития ее эффективности;

– организация и развитие видов деятельности, оказывающих влияние на факторы внешней среды;

– организация, разработка и внедрение мероприятий по оптимизации психологических аспектов взаимодействия и  более  полной  реализации  мотивационно-потребностных комплексов работников.

Финансово-экономическая служба предприятия выполняет следующие общие функции:

• планирование и бюджетирование;

• внутренний контроль;

• финансово-экономический анализ;

• разработка системы оплаты труда;

• сведение и анализ фактического исполнения плановых показателей;

• нормирование затрат;

• составление калькуляции затрат на производство продукции, оказание услуг;

• расчет экономического эффекта от мероприятий;

• любые виды экономического моделирования;

• анализ и разработка мотивации персонала

Бухгалтерия предприятия выполняет следующие общие функции:

• ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;

• представление налоговой и статистической отчетности в контролирующие органы;

• формирование международной финансовой отчетности;

• ведение управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности;

• управление финансами;

• казначейство, осуществление платежей, привлечение финансирования, проведение финансовых операций.

Юридическая служба предприятия выполняет следующие общие функции:

– укрепление законности в деятельности;

– активное использование правовых средств для улучшение экономических показателей работы предприятия;

– обеспечение правовыми средствами сохранности собственности, повышения качества выпускаемой продукции, выполнение заданий, обязательств по поставкам, по договорам подряда на капитальное строительство и другим договорам;

– защиту прав и законных интересов предприятия;

– пропаганду законодательства.

– профилактику правонарушений посредством визирования документов правого характера, принимаемых руководством юридических лиц;

– профилактику нарушений прав и законных интересов юридического лица посредством участия в договорной компании;

– восстановление нарушенных прав и законных интересов юридического лица посредством претензионно -исковой работы.

– правовое воспитание руководства и коллектива.

Отдел реализации услуг ведет учет и анализ расчетов с покупателями и заказчиками, проводит мероприятия по снижению дебиторской задолженности.

Отдел снабжения является функционально обособленным подразделением фирмы и входным звеном в логистической цепи/системы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса. Основные функции отдела снабжения:

– Определение потребности в материальных ресурсах. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов.

– Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа.

– Заключение договоров и контроль исполнения. Действия в случае нарушений условий поставки.

– Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.

– Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.

На  заместителя  директора  по общим вопросам возлагаются следующие функции:

   – участие  в заключении  хозяйственных  договоров  предприятия и

контроль за их своевременными и точным исполнением;

 – принятие мер по расширению хозяйственных связей предприятия;

– контроль за сохранностью имущества предприятия;

– обеспечение  здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей,  контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных правовых актов по охране труда.

Методы управления персоналом - способы воздействия на коллективы и отдельных работников с целью осуществления координации их деятельности в процессе функционирования организации.

На анализируемом предприятии применяются методы управления персоналом, указанные на рисунке 4.

Рис. 4. Методы управления на ООО «СтройСити»

Административные методы ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определенной организации, культура трудовой деятельности.

На анализируемом предприятии утверждены внутренние нормативные документы, регламентирующие деятельность персонала:

• устав предприятия;

• коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом на 2011 год;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• организационная структура управления;

• штатное расписание предприятия;

• должностные инструкции на сотрудников.

Все они введены в действие приказом директора ООО «СтройСити». Эти документы обязательны для всех сотрудников, и их несоблюдение влечёт за собой применение дисциплинарных взысканий.

За анализируемый период на указанном предприятии административные санкции применялись к работникам по случаю появления на работе в нетрезвом виде, опоздания на работу, а также невыполнение должностных обязанностей и распоряжений руководителя отдела.

Таким образом, административные взыскания применяются тогда, когда имеют место факты невыполнения предписанных внутренними актами правил, норм поведения работников, а также невыполнение должностной инструкции.

Право налагать дисциплинарные взыскания имеют начальник руководители служб.

Экономические методы носят косвенный характер управленческого воздействия. Такие методы осуществляют материальное стимулирование коллективов и отдельных работников, они основаны на использовании экономического механизма.

Материальное стимулирование осуществляется с помощью разработанной системы оплата труда.

На анализируемом предприятии действуют следующие положения по оплате труда персонала:

1. Положение по оплате труда руководителей, специалистов, служащих в ООО «СтройСити»

2. Положение о стимулирующих надбавках работников службы сбыта и маркетинга ООО «СтройСити».

Из экономических методов активно применяется страхования работников.

Предприятие страхует жизнь и трудоспособность своих работников.

Социально-психологические методы - это способы осуществления управленческих воздействий на персонал, основанные на использовании закономерностей социологии и психологии. Эти методы направлены как на группу сотрудников, так и на отдельные личности.

На анализируемом предприятии развито социальное планирование, то есть при планировании основных показателей работы предприятия планируются и социальные мероприятия по:

• снижению уровня заболеваемости и производственного травматизма (профилактические прививки, питание сотрудников, перерывы в течение рабочего времени помимо обеденного, установка систем вентиляции, благоустройство душевыми, мероприятия по охране труда);

• уровень образования и квалификации сотрудников (план повышения квалификации сотрудников, ежегодная аттестация рабочих мест).

Участие работников в управлении предприятием обеспечивается в ООО «СтройСити» проведением социологических исследований методами анкетирования, интервьюирования (особенно рабочих), собеседования.

Применяемые на предприятии формы стимулирования труда работников можно разделить на два вида: материальные и моральные (рис. 5).

Существующая система оплаты труда в ООО «СтройСити» исходит из установления окладов работникам и дополнительных вознаграждений.

Составными частями денежного содержания сотрудников является: должностной оклад; ежемесячная надбавка за выслугу лет; ежемесячная надбавка за товарооборот; ежемесячная надбавка за разъездной характер работы; ежемесячная надбавка за превышение плана; ежемесячное денежное поощрение; премия за выполнение особо важного и сложного задания; единовременная выплата при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и материальной помощи.

Материальная

Моральная

Оплата труда

Премирование

Вручение грамот, наград

Публичные поощрения

Отпуск в удобное время

Формы стимулирования труда

Размещение фотографий на доске почета

Делегирование полномочий

Рис. 5. Формы стимулирования труда в ООО «СтройСити»

На денежное содержание начисляется районный коэффициент равный 15%.

Размеры ежемесячной надбавки за выслугу лет составляют: при стаже от 1 года до 5 лет – 10% должностного оклада; при стаже от 5 до 10 лет – 15% должностного оклада; при стаже от 10 до 15 лет – 20% должностного оклада; при стаже свыше 15 лет – 30% должностного оклада.

Размер ежемесячной надбавки сотрудникам за товарооборот составляет 0,5% от объема продаж.

Ежемесячная надбавка сотрудникам за разъездной характер работы составляет 10% от оклада.

Размеры ежемесячной надбавки сотрудникам за превышение плана составляют: перевыполнение до 5% от плана – 2% должностного оклада; перевыполнение до 10% от плана – 5% должностного оклада, свыше 10% - 10 % должностного оклада

Размер ежемесячного денежного поощрения сотрудникам составляет 30% должностного оклада. Вновь принятым работникам на период испытательного срока по распоряжению Генерального Директора размер ежемесячного поощрения может устанавливаться от 0% до 10%.

Принятие решения представляет собой сознательный выбор среди имеющихся вариантов или альтернатив направления дел, сокращающих разрыв между настоящим и будущим желаемым состоянием организации. Таким образом, данный процесс, включает в себя много различных элементов, но непременно в нем присутствуют такие элементы, как проблемы, цели, альтернативы и решения.

Управленческие решения, таким образом, всегда связаны с изменением в организации, их инициатором обычно выступает должностное лицо или соответствующий орган, несущий полную ответственность за последствия контролируемых или реализуемых решений. Границы компетенции, в рамках которой он принимает решение, четко обозначены в требованиях формальной структуры. Однако число лиц, привлекаемых к подготовке решения, значительно больше числа лиц, облеченных властью.

Стиль руководства в ООО «СтройСити» характеризует собой командное (групповое) управление, т.е. делегирование полномочий, производственные успехи обусловлены преданными своей работе людьми. Руководители значительно ориентированы на задачу и на человеческие отношения, при этом применяют делегирование полномочий для «зрелых» сотрудников (которые способны и хотят принимать управленческие решения, уверены в себе). «Зрелые» подчиненные сами знают, что и как делать, и стремятся выполнить задание как можно лучше. Кроме того, данные руководителя могут менять свой стиль в зависимости от ситуации, подчиненных и организации.

Как уже отмечалось в организации работает достаточно большое количество сотрудников в таблице 2 приведены показатели характеризующие структуру персонала предприятия.

Таблица 2

Структура персонала

Критерии классификации персонала	Численность, чел	Удельный вес, %
Всего	215	100
мужчины	175	81,40
женщины	40	18,60
по возрасту
От 20 до 30 лет	16	7,44
От 30 до 40 лет	47	21,86
От 40 до 50 лет	119	55,35
Свыше 50 лет	33	15,35
по стажу
до 1 года	19	8,84
от 1 года до 3-х лет	58	26,98
от 3-х лет до 10 лет	114	53,02
свыше 10 лет	24	11,16
по категориям
руководители	3	1,40
руководители среднего звена	8	3,72
ИТР и служащие	39	18,14
рабочие	165	76,74
образование
высшее	38	17,67
средне-специальное	124	57,67
среднее	53	24,65

Таким образом, наибольшую долю в структуре персонала занимают мужчины – 81,4%. На предприятии работает 55,35% сотрудников в возрасте от 40 до 50 лет. Большая доля сотрудников имеют стаж работы на предприятии от 3 до 10 лет. На долю рабочих специальностей приходится 76,74% сотрудников, 57,67% персонала имеют средне-специальное образование.