2.4. Анализ информационной системы таможенного маркетинга

Одной из основных функций маркетинга является функция уп­равления и контроля, подфункцией которой является информационное обеспечение управления маркетингом. Основным источником маркетинговой информации является внешняя среда. В процессе сис­тематизации и анализа данных очень важно разделить все факторы внешней среды на управляемые, полууправляемые и полностью неуп­равляемые. Поэтому таможне, как и любому предприятию, необходима система информации.

Ни одно управленческое решение практически невозможно при­нять без информации. На сегодняшний день достаточно трудно получить информацию, связанную с деятельностью таможенных служб. Это вызвано тем, что государственные источники информации ограни­чены. Информационная структура, существовавшая ранее, нарушена. Новая система находится еще в стадии развития несмотря на то, что потребность в интеграции информационных ресурсов и обмене ими между держателями массивов таможенной информации очень необхо­дима всем субъектам рынка. Следует отметить, что особый интерес проявляется к информации, которая связана с перемещением товара, имущества, транспортных средств и других предметов через таможен­ную границу Украины и тем требованиям, которые при этом необходи­мо соблюдать.

Таким образом, маркетинговая информация, которая должна быть направлена на изучение рынка таможенных услуг, является центральным вопросом при решении задач, направленных на повышение эффективности таможенной службы Украины.

Использование маркетинговой информации может представить таможенным органам Украины большие возможности для более эффективного планирования и организации своей деятельности, при решении задач, определяемых особенностями таможенных услуг и экспортно- импортных операций на границе.

Правильное использование маркетинговой информации может:

• снизить риск при вложении средств в развитие таможенной служ­бы или введение дополнительных услуг при расширении сферы дея­тельности таможни;

• оказать помощь в определении системы отношений клиентов таможни к особенностям, используемым на данной таможне форм и методов обслуживания, технологии организации проведения экспорт­ но-импортных операций;

• помочь в организации системы планирования при определении и корректировке общей стратегии деятельности таможенной службы и оценке ситуации, которая сложилась конкретно в тот или иной момент;

• способствовать подтверждению или опровержению интуитивных предположений, подтвердить правильность принятых решений или служить основанием для изменения принятого решения.

Все эти вместе взятые мероприятия создают благоприятные усло­вия для повышения эффективности функционирования таможенных органов Украины.

Как известно, информация бывает первичная и вторичная. Что касается информации, которой располагают таможенные службы, то она может быть использована и как первичная, и как вторичная. Как первичная информация может быть использована при решении внутренних задач таможни. Вторичной эта информация может быть для предприятий и фирм, которые занимаются внешнеэкономической деятельностью и пользуются услугами таможни.

При этом важное значение имеет степень информированности учас­тников внешнеэкономической деятельности по выполнению ими таможен­ных правил, предусмотренных Таможенным Кодексом Украины. Необ­ходимая для эффективного функционирования информация, может быть представлена в устной, письменной или визуальной форме. Способа­ми распространения являются рассылка необходимой документации тем предприятиям и фирмам, которые взаимодействуют с таможней, т.е яв­ляются участниками внешнеэкономической деятельности.

Однако следует учесть, что число потенциальных участников внеш­неэкономической деятельности растет и поэтому необходимо, чтобы информация была максимально доступной для всех желающих ее по­лучить.

На эффективность деятельности таможни, как и любой организа­ции, огромное влияние оказывает своевременность предоставляемой информации, ее полнота и достоверность. Поэтому информация должна систематично распространяться по мере ее поступления. Для этого долж­на быть создана при таможне маркетинговая информационная система.

Маркетинговая информационная система представляет собой вза­имосвязанную, непрерывно действующую структуру, которая включает людей, оборудование, технологию сбора, обработки и передачи своевре­менной и достоверной информации для использования ее при приня­тии решений в рамках маркетинговой программы таможни.

Для выработки своей стратегии маркетинга каждая таможенная организация должна определить имеющиеся ограничения и наметить способы достижения поставленных целей. Но для этого ей необходимо создать целостную систему информации.

В своих исследованиях под информационной будем понимать си­стему сбора, анализа, интерпретации и распространения данных, кото­рые помогают в принятии управленческих решений, способствуют повышению их эффективности, позволяют осуществить контроль ре­зультатов и облегчают, при необходимости, их возможную корректи­ровку.

В таможенной системе Украины внедрена единая автоматизиро­ванная информационная система, которая предназначена для управле­ния таможенной деятельностью в масштабах всей страны. Важным источником информационных данных при этом является грузовая та­моженная декларация.

От качественного заполнения декларации зависит правильность дальнейшей обработки информационных данных.

Существует система автоматизированной обработки сведений, со­держащихся в грузовой таможенной декларации. В ней значительная часть данных, подлежащих декларированию и занесению в деклара­цию, кодируется в специальных графах с помощью специальных клас­сификаторов: таможенных режимов, формирования идентификацион­ных номеров предприятий, стран мира, условий поставок по междуна­родным правилам "Инкотермс-90", характера сделки, видов транспор­та, таможенных платежей, видов деятельности, освобожденных от упла­ты таможенной пошлины, условных обозначений валют, товарной но­менклатуры внешнеэкономической деятельности предприятий и орга­низаций, таможни и таможенных постов.

На базе данных классификаторов создан ряд компьютерных про­грамм. Применение данных программ значительно упрощает и повы­шает качество оформления и движения грузовых таможенных декла­раций в системе внутренней таможни.

Непосредственным составителем деклараций является декларант или таможенная брокерская контора. Предприятие – декларант выполняет таможенное оформление за счет и по поручительству лица (уча­стника внешнеэкономической деятельности), которое оно представляет, и на основании предоставленных им документов:

• свидетельство о регистрации предприятия, выданное областным управлением статистики;

• устав предприятия;

• регистрационная карточка участника внешнеэкономической дея­тельности;

• решение райисполкома о регистрации предприятия как участника внешнеэкономической деятельности;

• контракт;

• лицензия на экспорт и импорт товаров, выданная Министер­ством внешнеэкономических связей Украины;

• справка о декларировании валютных ценностей, выданная на­логовой инспекцией;

• заказ-наряд, оформленный в соответствии с "Положением о по­рядке оформления и использования генеральных и разовых лицензий на 1993 год" № 11.1-669 от 31.03.93;

• внутренний договор (при посреднических операциях);

• сертификат происхождения товара формы СТ-1, выданной Тор­гово-промышленной палатой;

• акт экспертизы, выданный Торгово-промышленной палатой, обя­зателен при операциях с давальческим сырьем;

• сертификат качества товара;

• товарно-транспортная накладная;

• справка о предоплате (необходима при торговле со странами СНГ);

• акт стандартизации и метрологии (при импортных операциях);

• фитосанитарный сертификат (при операциях с продуктами жи­вого и растительного происхождения).

Если предоставлены все необходимые документы, то брокерская контора осуществляет оформление с помощью программы "Таможен­ный брокер".

Отпечатанные декларации брокер предоставляет в таможню, где и происходит дальнейшее ее оформление.

Начальным и конечным звеном в цепи оборота декларации явля­ется грузовой отдел, где происходит первичная проверка исходных документов и правильности заполнения декларации. Проверка произво­дится вручную. В данном отделе груз, описанный в декларации, ставится под контроль таможни. Декларации присваивается номер, который зано­сится в журнал таможенного контроля.

Следующий этап движения декларации - отдел по борьбе с кон­трабандой, где проверяется законность данной экспортно-импортной декларации.

Далее декларация попадает в отдел платежей, где происходит проверка заполнения графы расчета платежей и проверка поступления платежей на счет таможни за таможенные сборы и пошлины. В этом отделе остается 1 экземпляр декларации.

Следующее звено движения - бухгалтерия, которая ставит свой штамп на декларации в случае оплаты счета за вызов инспектора для досмотра груза.

Далее отдел информации и статистики, где производится еще одна проверка декларации компьютерной программой 'Таможенный инс­пектор", с ее помощью проверяется электронная копия декларации. Эту копию брокер предоставляет наряду с другими документами. В случае отсутствия ошибок при заполнении, расхождения в подсчете контрольных сумм, отдел ставит штамп о допуске и отправляет элект­ронную копию в Государственную таможенную службу Украины (от­дел статистики).

Затем декларация со всеми штампами отделов возвращается в гру­зовой отдел, где ставятся выпускные печати. В грузовом отделе остает­ся две копии декларации. Один экземпляр остается в таможен­ной брокерской конторе, другой получает клиент. Схема оборота гру­зовой таможенной декларации представлена на схеме 4.

Таким образом, из приведенных данных видно, что типовая струк­тура информационной системы таможенного маркетинга является иерар­хической и состоит из четырех уровней: первый уровень состоит из автоматизированных рабочих мест таможенных постов, передающих требуемую информацию по каналам связи на второй уровень, пред­ставленный таможнями, где происходит вторичная обработка инфор­мации. Далее сведения поступают на третий уровень - в региональные таможни (региональные пункты сбора информации). После соответ­ствующей обработки данные поступают на четвертый, высший уро­вень системы в научно-исследовательский информационный центр и Государственную таможенную службу Украины. На этом уровне со­средоточен весь объем информации. В информационно-вычислитель­ном центре все полученные сведения обрабатываются и результаты обработки передаются Государственной таможенной службе Украины.

Единая информационная система таможенного маркетинга пред­ставляет собой совокупность подсистем, относительно самостоятельных составляющих всей таможенной службы Украины. Такими подсисте­мами являются как сама организация таможенной службы, так и реги­ональные таможни, таможни и таможенные посты. Таким образом, дан­ную информационную систему можно представить в виде глобальной вычислительной сети, включающей в себя определенное количество локальных вычислительных сетей.

При этом следует учесть, что единая автоматизированная система таможенного маркетинга призвана реализовать несколько групп задач:

• методологические задачи, которые составляют методологическую основу автоматизированного управления;

• информационные задачи, с помощью которых система обеспечивает формализацию документооборота в создании и ведении единой норматив­ной базы;

• кадровые задачи, обеспечивающие набор, обучение, переподго­товку кадров для освоения и эксплуатации данной системы;

• технические задачи, обеспечивающие набор, проектирование, мон­таж, наладку и техническое обслуживание вычислительной техники, средств связи и передачи данных;

• программные задачи, которые обеспечивают выбор, разработку, приобретение и сопровождение программных средств для функциониро­вания информационных и технологических процессов в единой автомати­зированной системе;

• технологические задачи, обеспечивающие выбор, разработку и внедрение технологий обработки информации, создаваемой системой.

Многие из вышеперечисленных задач выполняются недостаточ­но, что связано с недостаточной организацией данной системы и ее ос­нащением.

В информационной системе таможенных органов хорошо налаже­ны вертикальные связи иерархических уровней управления и практи­чески отсутствуют горизонтальные коммуникации, что значительно затрудняет обмен необходимой информацией и передовым опытом сред­них звеньев. Так, например, в каждой региональной таможне есть свой информационный отдел, который, как и вся система в целом, занимает­ся решением программных и технологических задач. При успешном их выполнении, опыт одного управления может быть передан другим лишь через довольно длительный период времени, так как конферен­ция данных управлений проводится один раз в год.

Кроме того, необходимость горизонтальных связей обусловлена отсутствием централизованного обеспечения программными средства­ми для персональных ЭВМ. Такая ситуация сложилась из-за того, что таможенные органы Украины до недавнего времени не имели собственного информационно-технического управления.

Вертикальные связи в системе осуществляются с помощью Центра связи, который представлен Таможенной службой Украины, на ос­нове кабельных телефонных каналов (используется модемная, теле­тайпная связь).

При такой коммуникации не осуществляются принципы конфи­денциальности и быстрого распространения информации /16/.

В настоящее время с целью усовершенствования и ускорения информационного обмена в границах таможенной системы, получения оперативных данных от Государственной таможенной службы Украины, улучшения качества сбора таможенной статистики вводиться в действие электронная почта, в которой степень защиты повышается с помощью кодировки передаваемой информации.

Недостатком данной информационной системы является то, что не учитывается наличие широкой сети брокерских контор. Декларанты не включены в данную информационную сеть, так как не являются самостоятельными юридическими лицами, действующими на коммерческой основе и не имеющие никакого отношения к бюджету таможенной системы. Но именно декларанты являются первым источником таможенной информации.

Таким образом, с учётом вышеперечисленных недостатков и международного опыта организации амартизированных систем, необходимо преобразовать существующую информационную систему таможни.

Предлагаемая модель глобальной компъютерной сети таможенной системы предполагает создание информационно-технического управления, где должны быть сконцентрированы функции по созданию и внедрению компъютерных программ по дальнейшей формализации документооборота и введению нормативной базы одной специализированной обработки данных статистики и деятельности всей таможенной системы в целом.