4.5. Организация и методика работы по классификации документов в архивах

4.5.1. Фондирование документов

Фондирование подразумевает практическое осуществление классификации документов по архивным фондам в пределах конкретного архива.

Фондирование документов включает следующие виды работ:

• установление границ архивных фондов;

• определение фондовой принадлежности документов;

• группировку и распределение (систематизация) документов по архивным фондам, объединенным архивным фондам и коллекциям в соответствии с делениями схемы классификации.

В рамках архивов для обоснования и осуществления классификации документов могут разрабатываться:

• исторические справки;

• рабочие инструкции по объединению документов однородных фондов, а также по созданию конкретных объединенных фондов;

• рабочие инструкции по проведению систематизации документов конкретных фондов;

• схемы классификации документов конкретных фондов и т.д.

Изучение истории фонда, его состава, истории фондообразователя, осуществляемое в рамках архива, проводится с целью правильного фондирования и разработки наиболее оптимальных схем классификации документов архивного фонда, для определения и уточнения состава материалов архивного фонда, проведения экспертизы ценности документов фонда. Итогом данной работы является составление исторической справки.

Историческая справка о фондообразователе и фонде состоит из четырех основных разделов:

1. история фондообразователя;

2. история фонда;

3. характеристика документов фонда;

4. список использованных источников и литературы.

В первом разделе—«История фондообразователя»—кратко описывается история фондообразователя (с указанием ссылок на законодательные источники и документы фонда). В данном разделе, как правило, содержатся следующие сведения:

• крайние даты деятельности фондообразователя;

• задачи и содержание деятельности;

• политическая направленность деятельности;

• масштаб деятельности фондообразователя;

• место и роль фондообразователя в системе государственного управления, в хозяйственной или общественно-культурной жизни;

• организационная структура фондообразователя и ее изменения;

• условия и обстоятельства, вызвавшие ликвидацию фондообразователя или передачу его функций другому учреждению;

• особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

Во втором разделе—«История фонда»—приводятся краткие сведения по истории архивного фонда, начиная с описания того, в каких условиях и в каком составе находился фонд до поступления в архив и заканчивая событиями, которые произошли с архивным фондом в архиве. В процессе изучения истории фонда в первую очередь определяются:

• крайние даты документов фонда;

• количество единиц хранения в фонде;

• время поступления фонда в архив;

• данные по истории фонда до его поступления в архив;

• наличие структурных частей фонда (отделы, отделения и т. п.);

• крайние даты материалов (частей фонда);

• количество единиц хранения по каждой части в отдельности;

• степень сохранности материалов (по структурным подразделениям фондообразователя);

• случаи проведения экспертизы ценности документов;

• количество отобранных к уничтожению дел (после проведенных экспертиз);

• наличие утерянных документов;

• нахождение материалов данного фонда в других фондах или архивах, музеях и библиотеках;

• наличие документов, имеющих художественную ценность или написанных на иностранных языках;

• общее состояние материалов фонда, доступность их для использования;

• состав научно-справочного аппарата к фонду.

Третий раздел исторической справки—«Характеристика документов фонда»—содержит краткое описание состава и содержания материалов фонда; оценку их научно-исторического, практического значения; перечисление тем, по которым они были использованы, а также упоминание о публикациях документов фонда и список работ, при написании которых документы были использованы.

Четвертый раздел—«Список источников и литературы»—содержит все источники и литературу по истории фондообразователя и истории фонда, использованные при написании исторической справки.

Один экземпляр исторической справки хранится в деле фонда.

Типовая историческая справка составляется при классификации документов однородных фондов. При составлении справки на объединенный архивный фонд должна быть написана историческая справка по истории всех фондообразователей. Кроме того, в ней приводится обоснование причин создания объединенного архивного фонда, указываются признаки, на основе которых данный архивный фонд был создан.