4.4.2. Схемы классификации документов в пределах архивного фонда

Практическое осуществление группировки и расположения единиц хранения (дел) в пределах архивного фонда проводится в соответствии с заранее разработанной схемой классификации (классификационной схемой), определяющей организацию всех материалов архивного фонда.

Схема классификации документов представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначается для распределения документов фонда по этим делениям. В качестве классификационных делений могут выступать классы, подклассы, отделы, подотделы, разделы, подразделы, рубрики, подрубрики и пр.

Ведущими классификационными признаками при разработке классификационных схем могут быть признаки, характерные для всех материалов архивного фонда. Ими чаще всего являются структурный и хронологический признаки. На основе ведущих признаков в схеме классификации создаются общие, самые крупные группы и подгруппы дел (два первых классификационных ряда) — отделы, подотделы (разделы, подразделы).

Выбор ведущих признаков классификации может быть обусловлен характером деятельности фондообразователя, его организационной структурой в конкретный промежуток времени, составом и содержанием материалов, особенностями делопроизводства.

К числу второстепенных признаков классификации относят:

• отраслевой;

• функциональный;

• номинальный;

• тематический;

• авторский;

• корреспондентский;

• географический признаки.

Как правило, второстепенные признаки применяются начиная с третьей ступени деления, в пределах групп, образовавшихся на основе ведущих признаков, которыми в большинстве случаев являются структурный и хронологический. Лишь в отдельных случаях, в основном в отношении фондов и коллекций бесструктурных фондообразователей, второстепенные признаки могут выступать в качестве основных.

Вид схемы классификации материалов фонда определяется двумя наиболее общими признаками группировки, по которым производятся два первых деления этого фонда. В зависимости от выбора этих признаков выделяются следующие разновидности схем классификации документов фондов учреждений:

• структурно-хронологическая или хронологически структурная;

• отраслевая хронологическая или хронологически отраслевая;

• функционально-хронологическая или хронологически-функцио-нальная;

• номинально-хронологическая, хронологически номинальная;

• тематически-хронологическая, хронологически тематическая и т.д.

Структурно-хронологическая (или хронологически структурная) схема применяется в отношении документов фондообразователей, имевших (имеющих) определенную организационную структуру. В этом случае основной задачей схемы становится наиболее полное и ясное отражение исторически сложившейся организации фондообразователя.

Применение структурно-хронологической схемы осуществляется в основном в отношении фондообразователей, прекративших свою деятельность. В том случае, если структура фондообразователя подвергалась частым изменениям или он еще не прекратил своей деятельности, применяется хронологически структурная схема.

При осуществлении структурно-хронологической схемы материалы фонда сначала группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а затем по годам. Например:

1. Канцелярия — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т. д.

2. Общий отдел — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т. д.

3. Планово-финансовый отдел — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т.д.

Согласно хронологически структурной схеме дела сначала группируются по годам, а потом по структурным подразделениям. Например:

1980 г. 1981 г.

1. Секретариат. 1. Секретариат.

2. Плановый отдел. 2. Плановый отдел.

3. Финансовый отдел. 3. Финансовый отдел.

Если фондообразователь не имел (не имеет) структурных подразделений или его структура отличалась особой сложностью и изменчивостью, в таких случаях применяется отраслевая хронологическая или хронологически отраслевая схема.

При классификации документов по отраслевой хронологической схеме дела группируются по отраслям деятельности фондообразователя, а затем по годам. Например: 1. Землеустройство — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

2. Земледелие — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

3. Растениеводство — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

Для организации документов по хронологически отраслевой схеме дела группируются сначала по годам, а затем по отраслям деятельности фондообразователя. Например:

1980 г. 1981 г.

1. Землеустройство. 1. Землеустройство.

2. Земледелие. 2. Земледелие.

3. Растениеводство. 3. Растениеводство.

При классификации документов бесструктурных фондообразователей применяется функционально-хронологическая и хронологически функциональная схемы (первая в отношении фондообразователей, закончивших свое существование, вторая — в отношении действующих фондообразователей). Например:

Функционально-хронологическая схема

1. Руководство и контроль — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

2. Планирование — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

3. Финансирование — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

Хронологически функциональная схема

1980 г. 1981 г.

1. Руководство и контроль. 1. Руководство и контроль.

2. Планирование. 2. Планирование.

3. Финансирование. 3. Финансирование.

Для фондов бесструктурных фондообразователей иногда применяется номинально-хронологическая или хронологически номинальная схема. Первая в основном применяется при небольшом объеме фонда, вторая – в отношении материалов действующих фондообразователей. Примеры:

Номинально-хронологическая схема

1. Приказы — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

2. Планы — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

3. Отчеты — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

4. Переписка — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

Хронологически номинальная схема

1980 г. 1981 г.

1. Приказы. 1. Приказы.

2. Планы. . 2. Планы.

3. Отчеты. 3. Отчеты.

4. Переписка. 4. Переписка.

Тематически-хронологическая и хронологически тематическая схемы применяются для небольших фондов, а также для коллекций.

Многие трудности, связанные с разработкой схем классификации, вызываются сложностью выбора правильных оснований (признаков) для раскрытия наиболее существенных связей, характеризующих документы. При разработке схем классификации необходимо учитывать, что группировка документов фонда должна быть полной и проводиться от наиболее общих групп до самых мелких с учетом всех присущих данному фонду существенных классификационных признаков.

Группы документов в пределах крупных классификационных единиц следует располагать, основываясь на общих правилах классификации: от общего к частному, от высшего к низшему с учетом существующих порядков расположения объектов:

• систематического (по значимости объектов);

• хронологического;

• алфавитного.

Самые крупные группы фонда чаще всего располагаются в порядке значимости структурных подразделений фондообразователя (который отражен в номенклатуре учреждения), отраслей его деятельности, его функций, видов документов или же в порядке последовательности хронологических периодов — в зависимости от выбора первого признака классификации.

Каждая группа материалов (структурного подразделения, отрасли деятельности, определенной функции или года), подразделяющаяся на более мелкие группы, образует новый ряд групп, которые располагаются в последовательности, определяемой конкретикой документации.

После расположения всех групп материалов устанавливается порядок расположения дел в пределах самых мелких групп. Таким образом, каждое дело занимает свое место в архивном фонде.

При расположении дел в систематическом порядке они могут следовать по значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводст-венных форм и т. д.

Дела, сформированные по однородным видам документов и однородным авторам или учреждениям, обычно располагаются в хронологическом порядке, так как он наиболее полно отражает процесс деятельности учреждений и облегчает быстрое нахождение документов. Также хронологический порядок расположения применяется при наличии группы дел, касающихся одного процесса, явления или вопроса, когда возникает необходимость показа последовательности развития этого процесса, явления, вопроса. Например, алфавитный порядок расположения дел используется при необходимости быстрого нахождения документов. Данный порядок применяется в том случае, если документы касаются определенных лиц, территорий, корреспондентов, а в заголовках дел отражаются имена, названия учреждений, наименования административно-территориальных единиц, населенных пунктов и т.д.