4.3.3.Образование архивных коллекций

Архивная коллекция – это совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам. Например: «Документы участников Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.», «Воспоминания участников Отечественной войны 1812 г.».

В качестве признаков группировки документов обычно выступают:

• тематический;

• авторский;

• номинальный;

• хронологический и др.

Указанные признаки могут сочетаться между собой. Конкретный выбор того или иного признака зависит от специфики документов и целей образования коллекции.

Для архивных коллекций, в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов, характерно преобладание не исторических, а логических связей.

Существование поступившей в архив коллекции документов должно быть научно обосновано, в противном случае она должна быть расформирована, а ее материалы присоединены к соответствующим архивным фондам.

Обычно коллекции создаются из отдельных разрозненных документов, которых слишком мало для того, чтобы организовать из них самостоятельные архивные фонды. В документальных фондах многих учреждений, сдающих свои материалы на государственное хранение, встречаются лишь отдельные ценные документы, из которых может быть сформирована архивная коллекция.

Разновидностью архивной коллекции является персональное собрание, т.е. коллекция, состоящая из автографов и других документов какого-либо выдающегося деятеля, а также из материалов о нем, независимо от их происхождения.

Создание таких собраний связано с некоторым разрушением архивных фондов, поскольку из последних производится изъятие всех автографов и прочих материалов, касающихся лица, в память о котором создается персональное собрание. Поэтому организация документов в форме персонального собрания считается исключением, которое возможно только в отношении материалов особо выдающихся деятелей. Оно проводится с целью наиболее полного выявления, учета, глубокого и всестороннего изучения всех автографов и прочих материалов, касающихся данных людей.

В отечественных архивах на хранении содержатся персональные собрания документов К. Маркса, Ф. Энгельса, В. И. Ленина, А. С. Пушкина, Л. Н. Толстого, А. М. Горького, В. В. Маяковского и др.

4.4. Классификация документов в пределах архивных фондов

4.4.1. Основы классификации документов архивного фонда

В западноевропейском и русском дореволюционном архивном деле организация материалов в пределах архивных фондов осуществлялась на основе так называемого «регистратурпринципа». Этот принцип, утвердившийся в голландских и немецких архивах в конце XIX в., по сути представлял собой вариант принципа происхождения («провениенцпринципа»). Основным требованием регистратурпринципа являлось требование сохранять в неприкосновенности организацию документов, принятую в регистратуре (в архиве учреждения).

В то же время некоторые западные архивисты высказывались в пользу классификации документов внутри фондов по предметно-тематическим или другим логическим схемам. Однако практика организации документов при помощи логических схем показала, что это ведет к нарушению единства исторических связей, существовавших между документами.

В советском архивоведении организация документов архивного фонда строилась таким образом, чтобы наиболее точно сохранить исторически сложившуюся структуру фондообразователя, а также наиболее полно отразить характер его деятельности, состав и содержание документации.

Сложившиеся в советский период традиции по организации документов архивного фонда были унаследованы современным отечественным архивоведением. Вместе с тем достаточно широко применяются и предметно-тематические схемы классификации, которые, казалось бы, были отвергнуты отечественными архивистами в советский период.

Наименьшей классификационной единицей в пределах архивного фонда является физически обособленная единица хранения, которая может состоять из совокупности документов, объединенных по каким-либо общим признакам, или из одного документа. В современной архивной практике единицей хранения письменных документов является дело.

В более узком значении дело понимается как совокупность документов (или документ), относящаяся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенная в отдельную папку (обложку). В обоих значениях дело является единицей классификации и учета архивных документов.

Процесс формирования архивных дел включает в себя несколько основных этапов:

Первый этап связан с процессом делопроизводства. В ходе этого этапа документы формируются в единицы хранения (дела) в соответствии с номенклатурой дел.

Второй этап осуществляется в рамках архива учреждения. В архиве учреждения дела, передаваемые для хранения в архив учреждения, разделяются на материалы постоянного и долговременного хранения. Эти группы материалов учитываются в отдельных описях и хранятся в архиве учреждения обособленно, хотя и являются органическими частями его документального фонда. Кроме того, в архиве учреждения документальный фонд освобождают от дел, не подлежащих дальнейшему хранению, и приводят в определенную систему дела, подлежащие передаче в государственный архив.

Третий этап проводится в рамках государственных архивов. В государственных архивах проводится заключительная работа по классификации документов архивного фонда, которая включает в себя две последовательные стадии:

• создания групп единиц хранения, родственных по содержанию, авторству, времени, делопроизводственной форме или другим признакам;

• расположения в фонде полученных групп и единиц хранения в пределах самых мелких групп.