4. Совершенствование коммуникаций в организациях

Регулирование информационных потоков

Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации - собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а так же других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а так же его отдела и подчиненных.

Управленческие действия

Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегий, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля - вот дополнительные действия, подвластные руководителю.

Системы обратной связи

Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Рассматривая необходимость обратной связи в организации, один из специалистов по обмену информацией пишет: «Эффективно работающий руководитель преодолевает разрыв между собой и своими подчинёнными путём создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятия их там»

Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих по сотням вопросов: 1. Четко ли доведены до них цели их деятельности; 2. С какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3. Получают ли они точную или своевременную информацию, необходимую им для работы. 4. Открыт ли их руководитель для предложений. 5. Информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

Системы сбора предложений

Разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации

Издаются ежемесячно и содержат информацию для всех работников.

7. Невербальное общение – неотъемлемая часть классического вербального общения. Существует несколько видов передачи информации невербальным способом. Первый и самый эффективный метод – оптико-кинестетический. К нему относится использование мимики, движений рук при разговоре (жесты), а также положение тела человека во время общения, его поза и движения, которые он совершает на уровне корпуса тела.  Эту группу невербальных методов общения исследует такая наука как кинесика. Объектом ее изучения являются движения разных групп мышц в теле человека, происходящие во время непосредственного вербального общения. Это и работа мимических мышц рта, бровей, носа, лба, век, и действие мышц рук, и мышц всего тела. Также к невербальным методам общения относится паралингвистический метод. Он связан с физиологией человеческого голоса и заключается в тональности, диапазоне, громкости голоса, в акцентах, которые свойственны человеку, в ударениях, которые он делает в словах, в логичных подчеркиваниях и выделениях интонацией определенных слов или словосочетаний. То есть, паралингвистическая составляющая невербального общения – это все, что касается голоса и произношения. Экстралинвистическая грань невербального общения – это темп речи, наличие или отсутствие пуаз, длительность остановок в произношении реплик. Экстралингвистикий метод – это все те дополнительные фрагменты речи, которые придают ей эмоциональности – смех, покашливание, плач, вздохи и прочие дополнения.  Паралинвистический и экстралингвистический методы невербального общения являются удачным приложением к вербальной речи. Они выражают эмоции говорящего, придают словам значительности и жизненности. Безусловно, на процесс общения влияет и ситуация, в которой оно происходит, по этому пространство, в котором находятся собеседники, и время, на протяжении которого длится общение, также являются невербальными методами общения. Так, ракурс собеседников может рассказать о их отношении друг к другу: люди, смотрящие прямо в лицо при разговоре, заинтересованы в нем и стремятся вынести с общения пользу для себя; поза вполуоборот свидетельствует о недоверии и желании избежать контакта с оппонентом; когда говорят в спину, возникает не только чувство напряжения в обоих партнеров, но и завязывается конфликт. Значительным методом невербального общения является зрительный контакт. Как утверждают исследователи, контакт на уровне взгляда – это не просто передача некой невербальной информации, но и  поощрение собеседника к разговору, попытка выяснить, кто с партнеров более уверен в себе, это и способ оценить собственные активы и понять намерения собеседника. В визуальном контакте значение имеют: частота пересечения взглядов собеседников, длительность периода, когда люди смотрят четко в глаза друг другу при разговоре, динамика взгляда, его статика, попытки выйти на зрительный контакт с оппонентом или, наоборот, избежать его. Существуют данные о том, что контакт глазами имеет разные особенности, в зависимости от отношения партнеров друг к другу. Так, например, когда человек смущается своего собеседника, он часто опускает взгляд вниз, при испуге  - стремится отвести глаза от объекта страха, а, испытывая нежные чувства к собеседнику, люди, наоборот, много смотрят в его глаза. Вообще, считается, что при общении, которое приносит приятные эмоции собеседникам, они концентрируют свои взгляды  друг на друге, как минимум, половину времени из всего процесса общения. Если человек врет, то он смотрит на оппонента не более трети всего времени, на протяжении общение. А если разговор является для человека скучным и бесполезным, его взгляд находится далеко от собеседника, и лишь иногда скользит по его лицу. Мы можем подытожить и сказать о том, что общение невербальными методами является неотъемлемой часть классического общения и включает несколько методов, среди которых: 1.    Оптико-кинестетические методы. Они основаны на передачи информации с помощью движений, которые человек может видеть или ощущать на себе. Это мимические движения, жесты, поза человека, перемещение его тела в пространстве во время разговора. 2.    Паралингвистические. Эти методы основываются на тембре, громкости, тональности, диапазоне, логических акцентах, которые человек ставит на некоторых словах, и на интонации голоса. 3.    Экстралингвистические методы включают в себя темп речи, использование пауз в разговоре, а также такие проявления как плач, всхлипывания, вздохи, смех, крик и прочие. Они подчеркивают эмоциональную сторону общения. 4.    Ситуативные методы невербального общения – это место, в котором происходит коммуникативный контакт, и время, на протяжении которого он длится. 5.    Визуальные методы – это взаимодействие, которое происходит между людьми во время вербального или невербального общения на уровне взглядов.

Мимика (греч.) — искусство путем жестов, поз и различных выражений лица (мин) изображать мысли и чувства; это язык инстинкта и телодвижений, являющихся отголоском известного настроения, аффекта и вообще психической работы.

Пантомимика, выразительные движения человеческого тела. Наряду с мимикой, жестом, интонацией речи П. является средством выражения психических состояний человека, его чувств.

8. Жест (от лат. gestus — движение тела) — некоторое действие или движение человеческого тела или его части, имеющее определённое значение или смысл, то есть являющееся знаком или символом.

ТЕМБР (франц. timbre — колокольчик, тембр) — субъективная характеристика качества (окраски) звука, свойственная данному музыкальному инструменту или голосу, благодаря которой звуки одной и той же высоты и громкости можно отличить друг от друга

Интона́ция (лат. intonō «громко произношу») — совокупность просодических характеристик предложения: тона (мелодики речи), громкости, темпа речи и её отдельных отрезков, ритмики, особенностей фонации.