Раздел 3. Организация и осуществление внутреннего

КОНТРОЛЯ ПРИ ВЕДЕНИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

И СОСТАВЛЕНИИ БУХГАЛТЕРСКОЙ (ФИНАНСОВОЙ)

ОТЧЕТНОСТИ

3.1. Подразделения Банка России при ведении бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности должны организовывать и осуществлять внутренний контроль, соответствующий характеру и объему проводимых операций (далее – внутренний контроль). Целью организации и осуществления подразделениями Банка России внутреннего контроля является обеспечение ведения в Банке России бухгалтерского учета, соответствующего требованиям законодательства Российской Федерации, нормативным и иным актам Банка России.

В случае когда прием, оформление, обработка документов, выдача выписок из лицевых счетов, сформированных в электронном виде, осуществляется в электронном виде по каналам связи, минуя работников бухгалтерской службы подразделения Банка России (далее – работники бухгалтерской службы), внутренний контроль осуществляется с применением средств автоматизации информационно-вычислительным подразделением Банка России в порядке, предусмотренном нормативными и иными актами Банка России, определяющими, в том числе, порядок обмена электронными документами. Под средствами автоматизации следует понимать совокупность информационных технологий, включающих программное обеспечение, и средства вычислительной техники, обеспечивающие автоматизацию контрольных функций.

3.1.1. Субъектами внутреннего контроля являются бухгалтерские службы подразделений Банка России в соответствии с возложенными на них полномочиями.

3.1.2. Под внутренним контролем следует понимать работу бухгалтерских служб подразделений Банка России, заключающуюся в обеспечении:

соблюдения установленного нормативными и иными актами Банка России порядка получения, регистрации информации об активах, имуществе, обязательствах и их движении, а также порядка ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в Банке России;

достоверного ведения бухгалтерского учета, своевременного и полного отражения всех совершенных за день операций и составления баланса;

своевременного составления годового бухгалтерского отчета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, включения в них достоверных данных;

потребностей внешних по отношению к Банку России и внутренних пользователей в полной, достоверной и своевременной информации по вопросам ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

3.1.3. Для достижения цели внутреннего контроля бухгалтерскими службами подразделений Банка России выполняются следующие задачи:

соблюдение установленных процедур по отражению в бухгалтерском учете операций с денежными средствами и иными ценностями;

своевременное исполнение распоряжений других подразделений Банка России, клиентов на выдачу, перечисление и зачисление денежных средств в соответствии с реквизитами, указанными в расчетных и кассовых документах, принимаемых к исполнению;

принятие своевременных и эффективных решений, направленных на предотвращение или устранение выявленных недостатков и ошибок при ведении бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности, минимизацию риска их возникновения в будущем;

правильное ведение лицевых счетов, в том числе открытых в соответствии с договором банковского счета, а также своевременное составление и выдача на бумажных носителях выписок из лицевых счетов;

своевременное и правильное составление ежедневного баланса и регистров бухгалтерского учета;

надлежащее хранение документов на бумажных носителях до передачи их в архив, а также хранение и использование печатей, штампов и бланков;

надлежащее хранение годового бухгалтерского отчета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.

3.1.4. За организацию внутреннего контроля, обеспечение функционирования внутреннего контроля несет ответственность руководитель подразделения Банка России либо лицо, исполняющее его обязанности (далее – руководитель подразделения Банка России).

Руководитель подразделения Банка России организует внутренний контроль в подразделении Банка России, утверждает порядок его осуществления, принимает возможные меры по исключению конфликта интересов при исполнении должностных обязанностей работниками бухгалтерских служб, включая условия, предусматривающие предоставление одному и тому же работнику прав по совершению операций, а также по отражению их в бухгалтерском учете и (или) дополнительному контролю (в случаях совершения операций, подлежащих дополнительному контролю, перечень которых приведен в приложении 6 к настоящему Положению).

Осуществление внутреннего контроля обеспечивает главный бухгалтер подразделения Банка России либо лицо, исполняющее его обязанности (далее (если не выделено особо) – главный бухгалтер). С этой целью главный бухгалтер на основании настоящего раздела разрабатывает порядок осуществления в подразделении Банка России внутреннего контроля (далее – порядок осуществления внутреннего контроля), который утверждается руководителем подразделения Банка России. Порядок осуществления внутреннего контроля должен содержать процедуры контроля и описание применяемых методов контроля, примерный перечень которых приведен в пункте 3.3 настоящего раздела.

3.1.5. В зависимости от стадии совершения бухгалтерских операций внутренний контроль подразделяется на предварительный, текущий и последующий контроль. Основой предварительного, текущего и последующего контроля является проверка документов (первичных учетных документов, бухгалтерских документов, документов синтетического и аналитического учета), их систематизация и анализ.

3.1.5.1. Предварительный контроль проводится работниками бухгалтерских служб в соответствии с их должностными инструкциями до отражения совершаемых операций по счетам в бухгалтерском учете.

Осуществление работниками бухгалтерской службы предварительного контроля должно обеспечить своевременность и правильность отражения операций по счетам в бухгалтерском учете в соответствии с правилами, установленными нормативными и иными актами Банка России.

Элементом предварительного контроля является дополнительный контроль операций.

В бухгалтерском учете операции, подлежащие дополнительному контролю, отражаются только после подписания бухгалтерских документов контролирующим работником.

3.1.5.2. Текущий контроль осуществляется работниками бухгалтерских служб в соответствии с их должностными инструкциями во время отражения совершаемых операций по счетам в бухгалтерском учете (в том числе с использованием средств автоматизации).

Проведение работниками бухгалтерских служб текущего контроля должно обеспечить правильность оформления операций первичными учетными документами в соответствии с порядком, установленным нормативными актами Банка России, предотвращение ошибок при отражении операций в бухгалтерском учете, в том числе с использованием средств автоматизации.

3.1.5.3. Последующий контроль осуществляется работниками бухгалтерских служб в соответствии с их должностными инструкциями. Последующий контроль осуществляется после завершения операционного дня, отражения операций по счетам в бухгалтерском учете, составления баланса и других регистров бухгалтерского учета.

Проведение последующего контроля должно:

обеспечить оценку правильности оформления бухгалтерских документов, достоверного и полного отражения операций в регистрах бухгалтерского учета;

выявить причины нарушений при организации ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;

установить причины совершения ошибок работниками бухгалтерских служб;

способствовать выявлению недостатков и ошибок в бухгалтерском учете при осуществлении бухгалтерских записей;

обеспечить организацию мероприятий по устранению выявленных недостатков и ошибок и минимизацию рисков их возникновения в будущем;

обеспечить оценку своевременности и правильности составления форм бухгалтерской (финансовой) отчетности, достоверности и полноты включенных в нее данных.

3.2. Организация внутреннего контроля в подразделении Банка России осуществляется с учетом следующего.

3.2.1. Руководитель подразделения Банка России обеспечивает:

расположение рабочих мест работников так, чтобы клиенты не имели доступа к средствам вычислительной и организационной техники, в том числе визуального доступа к мониторам используемой вычислительной техники, предназначенной для передачи и обработки учетно–операционной информации;

конфиденциальность и исключение возможности использования аналога собственноручной подписи бухгалтерского работника другим лицом;

исключение возможности использования средств вычислительной и организационной техники для несанкционированного ввода и передачи информации;

закрепление печатей и штампов за работниками бухгалтерской службы и контроль надлежащего хранения и использования печатей, штампов и бланков, а также надлежащего хранения документов, с тем, чтобы исключить возможность их утери или использования в целях злоупотреблений. Учет используемых бухгалтерской службой подразделения Банка России печатей и штампов ведется в специальной книге, где указываются фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) и должность работника, которому они выдаются, и проставляется его собственноручная подпись. Книга должна храниться в несгораемом шкафу у главного бухгалтера или, по его распоряжению, у заместителя главного бухгалтера.

3.2.2. В бухгалтерской службе подразделения Банка России должен быть обеспечен внутренний контроль своевременного и правильного отражения в бухгалтерском учете всех операций, осуществляемых подразделением Банка России.

Главный бухгалтер обеспечивает рассмотрение результатов проверок, проведенных при осуществлении внутреннего контроля, предусмотренного пунктом 3.6 настоящего раздела; проведение мероприятий по выявлению, устранению и недопущению в дальнейшем выявленных недостатков и ошибок в работе бухгалтерской службы подразделения Банка России; контроль устранения выявленных недостатков и ошибок.

3.2.3. На работников бухгалтерской службы возлагается ответственность за правильность и своевременность совершения учетных операций.

Перечень счетов, по которым отражаются операции в бухгалтерском учете, закрепленных за работником бухгалтерской службы, определяется главным бухгалтером и включается в книгу учета распределения и перераспределения счетов между работниками бухгалтерской службы.

Отдельные операции Банка России, отражаемые по счетам в бухгалтерском учете, перечень которых приведен в приложении 6 к настоящему Положению, подлежат дополнительному контролю, проводимому контролирующим работником. Факт проведения дополнительного контроля удостоверяется дополнительной собственноручной подписью (либо аналогом собственноручной подписи) контролирующего работника на расчетном или кассовом документе, мемориальном ордере, которыми оформляются операции для отражения по счетам в бухгалтерском учете. При этом не допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования.

Работник бухгалтерской службы не должен совмещать в одном лице функции контролирующего работника по операциям, совершенным им как исполнителем. Допускается осуществление контрольных функций одним контролирующим работником по нескольким видам операций, совершаемым разными работниками бухгалтерской службы.

Для осуществления последующего контроля правильности отражения в бухгалтерском учете операций, совершенных в предыдущий день, в бухгалтерской службе подразделения Банка России должны быть определены работники, на которых возлагается обязанность осуществления последующего контроля принятых и сформированных в предыдущий день первичных учетных документов и отраженных в бухгалтерском учете, совершенных в соответствии с ними операций, за исключением операций, оформленных документами в электронном виде, предварительный контроль которых полностью автоматизирован.

3.3. При осуществлении внутреннего контроля применяются методы контроля согласно примерному перечню, установленному настоящим пунктом. Перечень методов контроля, приведенный в настоящем пункте, может быть дополнен подразделением Банка России при разработке согласно подпункту 3.1.4 пункта 3.1 настоящего раздела порядка осуществления внутреннего контроля.

3.3.1. Под методами контроля следует понимать способы и приемы, используемые при проведении контрольных процедур.

3.3.2. К методам контроля относятся:

метод документального контроля, представляющий собой проверку правильности оформления первичных учетных документов (соблюдения формы документа, полноты наличия обязательных реквизитов);

метод счетной проверки (контрольный подсчет), представляющий собой проверку правильности арифметических подсчетов и выведенных итогов в первичных учетных документах;

метод нормативной проверки, представляющий собой проверку соответствия отраженных в бухгалтерском учете операций требованиям нормативных и иных актов Банка России по бухгалтерскому учету;

метод процедурной проверки, представляющий собой проверку наличия в установленных случаях резолюций должностных лиц, наличия обязательных приложений, отсутствия подчисток и неоговоренных исправлений, подписей, вызывающих сомнение в их подлинности (имеющих признаки подделки), несовпадений реквизитов первичного учетного документа, отсутствия необходимых расшифровок подписей и другое;

материальный (физический) метод проверки, представляющий собой проверку доступа к материальным ценностям, пересчета материальных ценностей (в том числе ценных бумаг в документарной форме);

визуальный метод проверки, представляющий собой проверку наличия первичного учетного документа на бумажном носителе (в соответствующих случаях), на основании которого создан документ в электронном виде;

метод наблюдения, предусматривающий проверку правильности и последовательности действий, выполняемых работником бухгалтерской службы;

аналитический метод, представляющий собой выборочную или сплошную проверку соответствия показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности данным аналитического и синтетического учета, а также согласованности и взаимной увязки показателей в отдельных формах годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, публикуемом балансе, других регистрах бухгалтерского учета;

другие методы контроля, используемые для проверки фактического (количественного и качественного) состояния объектов бухгалтерского учета, такие как сверка бухгалтерского и складского учета, инвентаризация;

метод обобщения и реализации результатов внутреннего контроля, представляющий собой систематизацию и обобщение выявленных нарушений, недостатков и ошибок и контроль их исправления.

3.3.3. Методы контроля, применяемые при внутреннем контроле средства автоматизации и степень автоматизации определяются в соответствии с нормативными и иными актами Банка России, а при их отсутствии - в порядке, утвержденном руководителем подразделения Банка России, исходя из конкретных условий работы, характера проводимых операций и их объема.

3.3.4. В зависимости от использования средств автоматизации и степени автоматизации методы контроля, применяемые бухгалтерскими службами подразделений Банка России, могут быть неавтоматизированными, не полностью автоматизированными или полностью автоматизированными.

Неавтоматизированные методы контроля осуществляются работниками бухгалтерской службы без применения средств автоматизации.

Не полностью автоматизированные методы контроля осуществляются работниками бухгалтерской службы с частичным применением средств автоматизации (например, при регистрации, обработке документов до их передачи в учетно-операционную систему).

Полностью автоматизированные методы контроля осуществляются с применением средств автоматизации и использованием аналогов собственноручных подписей.

3.4. Предварительный и текущий контроль в бухгалтерских службах подразделений Банка России осуществляется с учетом следующего.

3.4.1. Предоставление права подписи первичных учетных документов осуществляется распоряжением руководителя подразделения Банка России.

На основании распоряжения руководителя подразделения Банка России главный бухгалтер оформляет образцы подписей должностных лиц Банка России и работников бухгалтерской службы, которым предоставлено право подписи соответствующих документов (далее – образцы подписей).

Перечень должностных лиц Банка России (с образцами их подписей), уполномоченных в соответствии с нормативными, распорядительными и иными актами Банка России и доверенностями, выданными Банком России, на подписание документов, на основании которых проводятся и отражаются в бухгалтерском учете операции Банка России, представляется в бухгалтерские службы подразделений Банка России. Соответствующие образцы подписей должны передаваться главным бухгалтером под расписку кассовым, бухгалтерским и контролирующим работникам. Порядок передачи образцов подписей определяется главным бухгалтером в разрабатываемом, согласно подпункту 3.1.4 пункта 3.1 настоящего раздела, порядке осуществления внутреннего контроля.

Комплект образцов подписей должностных лиц Банка России и работников бухгалтерской службы, которым предоставлено право подписи документов, на основании которых проводятся и отражаются по счетам в бухгалтерском учете операции Банка России, хранится у главного бухгалтера.

Контролирующие работники должны обеспечиваться отдельными экземплярами образцов подписей должностных лиц Банка России, работников подразделения Банка России и отдельными экземплярами копий карточек с образцами подписей и оттиска печати, представляемых клиентами. Этим работникам запрещается пользоваться теми же экземплярами копий карточек с образцами подписей и оттиска печати клиентов, образцов подписей должностных лиц Банка России и образцов подписей работников подразделения Банка России, которыми пользуются работники бухгалтерской службы.

Применение должностными лицами Банка России, работниками подразделения Банка России аналогов собственноручной подписи и контроль их проставления осуществляются в соответствии с нормативными и иными актами Банка России.

3.4.2. При получении распоряжения руководителя подразделения Банка России об открытии банковского счета клиента или замене документов, необходимых для открытия и совершения операций по банковскому счету, должен быть осуществлен контроль наличия в указанном распоряжении информации, необходимой для открытия банковского счета в соответствии с требованиями нормативных актов Банка России. Одновременно проверяется наличие представленной клиентом карточки с образцами подписей и оттиска печати, оформленной согласно Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 года № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 18 октября 2006 года № 8388, 30 мая 2008 года № 11786, 14 декабря 2009 года № 15591 («Вестник Банка России» от 25 октября 2006 года № 57, от 11 июня 2008 года № 32, от 23 декабря 2009 года № 74), условий выдачи выписок из лицевого счета на бумажном носителе или в электронном виде в договоре банковского счета, при необходимости - оформленной доверенности на получение выписок из лицевого счета клиентом.

При закрытии банковского счета клиента осуществляется контроль соблюдения требований, изложенных в нормативных актах Банка России по перечислению остатков средств по назначению, средств, поступивших после закрытия банковского счета, удовлетворению требований, а также других условий, предусмотренных договором с клиентом.

3.4.3. Работники бухгалтерской службы осуществляют предварительный и текущий контроль при приеме документов на бумажных носителях от клиентов, от структурных подразделений в составе территориального учреждения Банка России при централизации ведения бухгалтерского учета внутрихозяйственной деятельности Банка России, от внутренних подразделений (управлений, отделов) территориального учреждения Банка России – при вводе реквизитов документов в учетно-операционную систему.

Предварительный контроль и, в установленных случаях, дополнительный контроль операций, перечень которых приведен в приложении 6 к настоящему Положению, осуществляется работниками бухгалтерской службы до передачи реквизитов документов на обработку в учетно-операционную систему для отражения их в регистрах аналитического учета (лицевых счетах). Проверка документов осуществляется по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов) и по содержанию (правильность заполнения и логическая увязка показателей).

При приеме расчетных и кассовых документов на бумажных носителях работник бухгалтерской службы (в установленных случаях – контролирующий работник) обязан проверить, оформлен ли документ на бланке установленной формы, соответствует ли дата составления документа сроку его представления, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, соответствуют ли подписи должностных лиц Банка России представленным образцам подписей или соответствуют ли печать и подписи лиц, уполномоченных распоряжаться денежными средствами, находящимися на банковском счете клиента, образцам, заявленным в карточке с образцами подписей и оттиска печати.

После проверки документы оформляются собственноручными подписями работника бухгалтерской службы и, в необходимых случаях, контролирующего работника и других должностных лиц. В установленных случаях подпись заверяется печатью (штампом).

3.4.4. Передача документов работникам подразделения Банка России, осуществляющим ввод информации в автоматизированную систему, должна осуществляться в соответствии с установленными графиками документооборота, контроль выполнения которых возлагается на руководителей служб структурных подразделений Банка России, направляющих документы на обработку.

Проверка наличия на расчетных и кассовых документах, мемориальных ордерах подписей работников, уполномоченных осуществлять соответствующие операции, возлагается приказом руководителя подразделения Банка России на работников подразделения Банка России, в обязанность которых входит передача документов (информации) на обработку.

3.5. Последующий контроль в бухгалтерских службах подразделений Банка России осуществляется в следующем порядке.

3.5.1. Последующий контроль отражения операций в бухгалтерском учете осуществляется бухгалтерской службой подразделения Банка России после отражения операций по счетам в бухгалтерском учете, составления баланса и других регистров бухгалтерского учета за предыдущий день, а также при проведении периодических проверок (выборочно) по соблюдению правил ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, запланированных заранее или проводимых при необходимости в соответствии с установленными требованиями непосредственно руководителем подразделения Банка России. При централизации ведения бухгалтерского учета внутрихозяйственной деятельности Банка России последующий контроль отражения операций в бухгалтерском учете осуществляется бухгалтерской службой территориального учреждения Банка России.

3.5.2. Главный бухгалтер обеспечивает осуществление последующего контроля состояния бухгалтерского учета и соблюдения порядка составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Бухгалтерские документы по операциям, отраженным по счетам в бухгалтерском учете подразделениями Банка России за предыдущий день, должны быть сверены работниками бухгалтерской службы в соответствии с пунктом 4.4 раздела 4 настоящей части. При этом также проверяется, все ли проведенные за предыдущий день бухгалтерские документы подписаны работниками бухгалтерской службы и, в установленных случаях, контролирующими работниками. По операциям, подлежащим дополнительному контролю в соответствии с приложением 6 к настоящему Положению, а также по операциям, перечень которых устанавливается главным бухгалтером в разрабатываемом, согласно подпункту 3.1.4 пункта 3.1 настоящего раздела, порядке осуществления внутреннего контроля, проводится сверка реквизитов и сумм бухгалтерских документов с лицевыми счетами.

Сверка соответствия сумм остатков лицевых счетов остаткам, приведенным в ведомости остатков по счетам; сумм оборотов лицевых счетов по дебету и кредиту, сгруппированных по счетам второго порядка, суммам оборотов, включенным в оборотную ведомость; остатков по счетам второго порядка, отраженным в балансе, остаткам, приведенным в оборотной ведомости, ведомости остатков по счетам, осуществляется программно информационно-вычислительным подразделением по результатам обработки документов. О проведенной сверке в балансе перед реквизитом подписи программно делается запись «Межформенным контролем подтверждено».

Расхождение остатков по счетам второго порядка, отраженным в балансе, и остатков по счетам второго порядка, приведенным в оборотной ведомости, ведомости остатков по счетам, не допускается.

Перед подписанием баланса главный бухгалтер или, по его поручению, работник бухгалтерской службы должен проверить правильность указания даты, на которую составлен баланс, равенство итоговых оборотов и остатков ежедневной оборотной ведомости и итоговых остатков по активу и пассиву ежедневного баланса. Если по поручению главного бухгалтера сверку провел работник бухгалтерской службы, то он визирует надпись о проведенной сверке.

3.5.3. Главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, начальники отделов, входящих в состав бухгалтерской службы подразделения Банка России, обязаны обеспечить систематическое проведение периодических проверок работы бухгалтерской службы подразделения Банка России.

Для проведения периодических проверок могут привлекаться отдельные работники бухгалтерской службы. Состав работников, привлекаемых к проведению периодических проверок, включая заместителей главного бухгалтера и начальников отделов подразделения Банка России, определяется главным бухгалтером исходя из объема выполняемых операций. Проведение периодических проверок осуществляется в соответствии с планами проведения периодических проверок, составленными главным бухгалтером и утвержденными руководителем подразделения Банка России (далее – плановые проверки), и заданием, утвержденным главным бухгалтером.

План проведения периодических проверок составляется главным бухгалтером на каждый квартал и утверждается руководителем подразделения Банка России. В указанном плане предусматриваются участки работы, подлежащие проверке в данном квартале, период, за который проводится проверка, а также ответственные лица, осуществляющие плановые проверки. При составлении планов проведения периодических проверок учитывается, какие участки бухгалтерской работы были проверены в предшествующих периодах, на каких участках работы по результатам плановых проверок и ревизий были выявлены недостатки и ошибки и необходима повторная проверка.

Главный бухгалтер может, при необходимости, а также по распоряжению руководителя подразделения Банка России или по распоряжению руководителя или главного бухгалтера территориального учреждения Банка России, организовать внеплановую проверку в подразделении бухгалтерской службы, которое он возглавляет.

Последующие плановые и внеплановые проверки (далее при совместном упоминании - проверки) должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждого работника бухгалтерской службы проверялась в установленные сроки, но не реже одного раза в год.

В ходе проверок проверяется правильность отражения в балансе операций и оформления их надлежащими документами, выявляются причины нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета и принимаются меры по их устранению.

Результаты проверок при отсутствии недостатков и ошибок на проверяемых участках работы регистрируются в журнале учета проведения плановых и внеплановых проверок. В указанном журнале должна быть сделана ссылка на номер и дату распоряжения руководителя или главного бухгалтера подразделения Банка России, или распоряжения руководителя или главного бухгалтера территориального учреждения. При этом при проведении плановых проверок должна быть сделана ссылка на план, а при проведении внеплановых проверок – на задание с указанием темы проверки, фамилии, имени, отчества (если последнее имеется) проверяемого работника бухгалтерской службы, других данных и показателей. При установлении в ходе проверок недостатков и ошибок оформляются справки в порядке, предусмотренном подпунктом 3.5.4 настоящего пункта.

3.5.4. В справке по результатам проверки (далее - справка) указываются тема проверки; период, за который осуществлялась проверка; фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) проверяемого работника бухгалтерской службы; объем проверки (проверяемый участок бухгалтерской работы, наименование операций, бухгалтерской (финансовой) отчетности и иных документов, в отношении которых проводилась проверка); время ее проведения и результаты. Также в справке указываются факты неправильного совершения операций; их последствия; причины возникновения (в случае их установления на момент проведения проверки); лица, допустившие недостатки и ошибки; предложения работников бухгалтерской службы, проводивших проверку, по устранению и обеспечению недопущения подобных нарушений в дальнейшем. Справка подписывается работником бухгалтерской службы, осуществившим проверку. Проверяемые работники бухгалтерской службы должны быть ознакомлены с результатами проверки, а от работников бухгалтерских служб, допустивших недостатки и ошибки в работе, должны быть получены объяснения.

Изложение результатов проверки должно быть ясным, кратким, объективным, исключающим возможность двоякого толкования выявленных недостатков, ошибок и нарушений. Результаты проверки должны излагаться на основании проверенных данных и фактов.

Выявленные недостатки и ошибки отражаются в справке с обязательными ссылками на статьи и пункты законодательных актов Российской Федерации, нормативных и иных актов Банка России. Для объективности отражения результатов проверки проверяющий может запросить у проверяемых работников бухгалтерской службы письменные объяснения. Указанные письменные объяснения прикладываются к справке. Выявленные проверяющими недостатки и ошибки должны по возможности устраняться в период проведения проверки. В случае повторного выявления недостатков и ошибок, которые были установлены предыдущими проверками, необходимо выяснить причины, по которым недостатки и ошибки не были устранены, и отразить их в справке.

При наличии возражений по материалам проведенной проверки со стороны проверяемых работников бухгалтерской службы справка подписывается проверяющими с одновременным приложением к ней письменных возражений, замечаний и объяснений проверяемых работников бухгалтерской службы. Возражения и объяснения должны быть ясными и аргументированными, содержать ссылки на законодательство Российской Федерации, нормативные и иные акты Банка России.

3.5.5. Справка с приложением к ней возражений, замечаний и объяснений передается на рассмотрение главному бухгалтеру. Главный бухгалтер обязан рассмотреть справку в течение двух рабочих дней после дня ее получения, при необходимости дополнить ее, подготовить предложения по устранению выявленных недостатков и ошибок и недопущению их в дальнейшей работе и составить план мероприятий по устранению недостатков и ошибок и причин, вызвавших отмеченные недостатки и ошибки. Указанные материалы передаются на рассмотрение руководителю подразделения Банка России.

Руководитель подразделения Банка России обязан в течение пяти рабочих дней после дня получения справки рассмотреть ее и предложения главного бухгалтера, а также утвердить план мероприятий по устранению недостатков и ошибок и причин, вызвавших отмеченные недостатки и ошибки.

Главный бухгалтер обязан установить контроль выполнения плана мероприятий по устранению недостатков и ошибок и причин, вызвавших отмеченные недостатки и ошибки, и, в необходимых случаях, организовать повторную проверку участка работы, на котором выявлены недостатки и ошибки.

В целях совершенствования организации бухгалтерского учета главным бухгалтером не реже одного раза в полугодие проводится анализ материалов периодических проверок, результаты которого представляются на рассмотрение руководителю подразделения Банка России. Результаты анализа должны способствовать выявлению системных недостатков и ошибок. По результатам анализа осуществляются мероприятия, направленные на исключение в будущем недостатков и ошибок и недопущение нарушений.

3.6. Главный бухгалтер территориального учреждения Банка России обеспечивает последующий контроль организации работы по ведению бухгалтерского учета, соблюдения порядка отражения в бухгалтерском учете проведенных операций и устранения недостатков в организации и осуществлении внутреннего контроля в бухгалтерских службах структурных подразделений, входящих в состав территориальных учреждений Банка России (далее – проверка состояния бухгалтерского учета).

Проведение проверок состояния бухгалтерского учета осуществляется на основании планов проверок, составляемых главным бухгалтером территориального учреждения Банка России на квартал и утвержденных руководителем территориального учреждения Банка России.

Проверки состояния бухгалтерского учета осуществляются на основании заданий, подписанных главным бухгалтером или заместителем главного бухгалтера и утвержденных начальником территориального учреждения Банка России или его заместителем.

При этом работники бухгалтерских служб территориальных учреждений Банка России должны проверять указанные структурные подразделения не реже одного раза в год.

Результаты проверок состояния бухгалтерского учета, проведенных территориальными учреждениями Банка России в структурных подразделениях, входящих в их состав, должны оформляться справками, при наличии выявленных недостатков и ошибок, в порядке, аналогичном предусмотренному подпунктом 3.5.4 пункта 3.5 настоящего раздела, а также - при отсутствии недостатков и ошибок на проверяемых участках работы.

Результаты проверок состояния бухгалтерского учета должны быть рассмотрены руководителем и главным бухгалтером территориального учреждения Банка России и проанализированы с целью принятия мер по совершенствованию организации работы по ведению бухгалтерского учета в структурном подразделении, входящем в его состав, в течение пяти дней с даты получения результатов проверки.

При наличии недостатков и ошибок, отмеченных при проведении проверок состояния бухгалтерского учета, со стороны территориального учреждения Банка России устанавливается контроль их устранения. Главный бухгалтер территориального учреждения Банка России обеспечивает контроль проведения мероприятий по устранению выявленных недостатков и ошибок.

Для устранения выявленных недостатков и ошибок и минимизации риска их возникновения в будущем территориальные учреждения Банка России при необходимости оказывают практическую помощь структурным подразделениям, входящим в их состав, по вопросам организации ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Порядок проведения последующего контроля полевыми управлениями Банка России устанавливается Департаментом полевых учреждений Банка России с учетом требований, предусмотренных настоящим разделом.

3.7. Исправления в регистры бухгалтерского учета вносятся в следующем порядке.

3.7.1. Исправление ошибочных записей в зависимости от времени их выявления в регистрах бухгалтерского учета осуществляется в следующем порядке.

Ошибки в записях, выявленные до составления баланса, исправляются путем сторнирования (обратным сторно) ошибочной записи и новой правильной бухгалтерской записью.

При сторнировании ошибочная запись в регистрах бухгалтерского учета помечается отличительным знаком в автоматизированной системе, обеспечивающей обработку учетно-операционной информации, программным путем. Для бухгалтерской записи составляются текущим днем два мемориальных ордера (исправительный и правильный) на две бухгалтерские записи.

Ошибочные записи, выявленные после составления баланса, также исправляются путем сторнирования. Для бухгалтерской записи составляются текущим днем два мемориальных ордера (исправительный и правильный) на две бухгалтерские записи.

В лицевом счете, хранение которого осуществляется на бумажном носителе, против ошибочной записи в обязательном порядке указываются: дата исправительной записи, номер мемориального исправительного ордера, подпись главного бухгалтера или его заместителя, подписавших ордер. Если лицевые счета, содержащие ошибочные записи, хранятся в электронном виде, внесение в них изменений не допускается. Информация о внесенных впоследствии в лицевые счета исправлениях доводится подразделением Банка России, обеспечивающим ведение операционного дня, в порядке, предусмотренном нормативными и иными актами Банка России, до уполномоченного подразделения, обеспечивающего хранение лицевых счетов в электронном виде.

В случае невозможности произвести исправление в бухгалтерском учете (по счетам клиентов, внутрибанковским счетам, при отражении в учете расчетных операций и других операций) путем сторнирования ошибочной записи составляется один мемориальный исправительный ордер с указанием в нем счета, по которому сделана исправительная запись и с которого средства должны быть списаны и зачислены на правильный счет.

Исправление ошибочных записей, требующих списания средств со счетов клиентов, совершается в соответствии с условиями, предусмотренными в договоре банковского счета. Списание средств со счета клиента производится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии средств на счете клиента списание денежных средств производится со счета по учету расчетов с прочими дебиторами.

Исправление ошибочных записей в регистрах бухгалтерского учета, ведущихся как в электронном виде, так и на бумажном носителе, оформляется мемориальным исправительным ордером. Бланки мемориальных исправительных ордеров составляются только на бумажном носителе по форме мемориального ордера с указанием в поле «наименование документа» слов «Мемориальный исправительный ордер» и формируются в ордерные книжки. Сформированная ордерная книжка должна быть прошнурована и должна содержать на оборотной стороне последнего листа заверенную надпись о количестве мемориальных исправительных ордеров, сформированных в ордерную книжку (с номера по номер), подписанную главным бухгалтером. Независимо от способа исправления все мемориальные ордера (исправительные и правильные), связанные с исправлением допущенных ошибок, подписываются кроме работника бухгалтерской службы контролирующим работником и главным бухгалтером или, по его поручению, заместителем главного бухгалтера.

Мемориальные исправительные ордера должны составляться в необходимом количестве экземпляров, из которых первый экземпляр служит ордером, второй остается в ордерной книжке, а третий и четвертый являются приложением к выписке из лицевого счета. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами. Ордерная книжка должна храниться у главного бухгалтера или его заместителя.

В тексте мемориального исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена ошибочная запись, а если основанием для внесения исправления послужило заявление клиента, то должна быть сделана ссылка на это заявление. При этом на обороте второго экземпляра мемориального исправительного ордера указываются должность и фамилия исполнителя, допустившего ошибочную запись, а также лица, ее проконтролировавшего. Заявления клиентов, послужившие основанием для составления мемориальных исправительных ордеров, должны храниться в документах дня при указанных ордерах.

Пользуясь экземплярами мемориальных исправительных ордеров, оставшимися в ордерной книжке, главный бухгалтер ведет учет ошибок, допущенных работниками бухгалтерской службы, изучает причины ошибок и принимает меры к их предупреждению.

3.7.2. Исправление записей, в том числе ошибочных, допущенных работниками других структурных подразделений Банка России, а также записей по сделкам Банка России, заключенным на финансовых рынках, в результате ошибок, допущенных контрагентами Банка России при проведении расчетов, оформляется мемориальными ордерами. Мемориальные ордера нумеруются в сквозном порядке с начала года, один из экземпляров подшивается в отдельную книгу, подлежащую хранению у главного бухгалтера или его заместителя.

Р А З Д Е Л 4. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Подразделения Банка России обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, хранение которых осуществляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, создав условия, исключающие их утрату, несанкционированный доступ к ним, их уничтожение, искажение и потерю информации.

Подразделения Банка России обязаны хранить бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несут руководители подразделений Банка России. Помещение на оперативное хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, и их оперативное хранение в электронном виде регламентируется нормативными и иными актами Банка России.

Оперативное хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе осуществляется в соответствии с пунктом 7.2 Инструкции Банка России от 16 января 2009 года № 133-И «О документационном обеспечении управления в учреждениях Банка России», с изменениями, внесенными Указанием Банка России от 13 августа 2010 года № 2487-У (далее – Инструкция № 133-И). Руководитель подразделения Банка России по согласованию с главным бухгалтером подразделения Банка России должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для оперативного хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах, установить порядок доступа работников бухгалтерской службы к хранящимся документам, а также очередность выноса документов в безопасные места в случае необходимости.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России.

4.2. Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы за рабочий день помещаются на оперативное хранение в следующем порядке.

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе помещаются на оперативное хранение ежемесячно (не позднее десятого рабочего дня следующего месяца). До истечения указанного срока они хранятся в бухгалтерской службе в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним, и в порядке, соответствующем пункту 7.2 Инструкции № 133-И. Несброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день до проверки полноты формирования документов дня, но не позднее утра следующего рабочего дня, должны храниться в металлическом шкафу. При этом документы по внутрихозяйственной деятельности помещаются на оперативное хранение только после получения от подразделений Банка России всех первичных учетных документов на бумажном носителе, послуживших основанием для отражения в бухгалтерском учете совершенных операций.

Документы по операциям, при отражении которых в бухгалтерском учете были использованы полученные от подразделений Банка России копии первичных учетных документов, формируются в отдельный сшив в составе каждого рабочего дня. На лицевой стороне обложки сшива указывается количество копий первичных учетных документов, помещенных в сшив. По мере получения первичные учетные документы на бумажном носителе, послужившие основанием для отражения в бухгалтерском учете совершенных операций, проверяются на соответствие копиям этих документов и также помещаются в отдельный сшив соответствующего дня. На лицевой стороне обложки сшива указывается количество оригиналов первичных учетных документов и делается запись: «Сверка со сшивом _________________________________ произведена. Расхождений нет.»

(указываются реквизиты сшива, в котором хранятся копии)

В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, уполномоченному лицу (органу государственной власти) на бумажном носителе, подразделение Банка России обязано по требованию указанного лица (органа государственной власти) распечатывать на бумажном носителе первичный учетный документ по форме, действовавшей на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Распечатанный на бумажном носителе первичный учетный документ удостоверяется подписью уполномоченного лица подразделения Банка России и скрепляется печатью (штампом) этого подразделения.

Бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская (финансовая) отчетность, имеющие постоянный срок хранения либо срок хранения свыше 10 лет, подлежат распечатыванию в день совершения операции и хранению на бумажном носителе.

Документы, не учитываемые на внебалансовых счетах, хранятся в порядке, обеспечивающем их сохранность, установленном руководителем подразделения Банка России.

4.3. Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Сшив документов может быть разделен на несколько отдельно сброшюрованных томов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование бухгалтерских документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям, с различными сроками хранения. Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.

Также в отдельные сшивы (папки) помещаются бухгалтерские документы по внутрихозяйственной деятельности подразделений территориальных учреждений Банка России, не составляющих отдельного баланса и не имеющих банковского счета, учетные операции которых выполняет бухгалтерская служба, входящая в состав этих подразделений.

При этом бухгалтерской службой структурных подразделений территориальных учреждений Банка России, не составляющих отдельного баланса и не имеющих банковского счета, должен быть обеспечен ежедневный порядок формирования, сверки сброшюрованных документов, оперативного хранения в структурных подразделениях, а также своевременной передачи документов, по истечении одного месяца, в архив в соответствии с настоящим разделом.

4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если итог оборотов по оборотной ведомости и общий итог по пачкам не совпадают, то производится выверка документов с лентами подсчета по пачкам и, при необходимости, – с данными аналитического учета.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов №№ 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов №№ 99998 и 99999, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Распечатанные на бумажном носителе информационные сообщения и справки о количестве документов, сформированных в электронном виде, и об их итоговых суммах за рабочий день, а также информационные сообщения о помещении документов на хранение в электронном виде могут помещаться в документы дня в отдельное дело (сшив) информационных сообщений о документах, хранящихся в электронном виде.

4.5. Работник, на которого возложено формирование документов, должен тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений, а также сверять полученные от подразделений Банка России первичные учетные документы на бумажном носителе с копиями, помещенными в документы дня, в отдельный сшив документов по внутрихозяйственной деятельности.

4.6. На сброшюрованные в отдельные сшивы документы за день составляется журнал-опись дел сформированных бухгалтерских и кассовых документов за «______» ______ г. (далее – журнал-опись дел), с указанием в нем следующей информации (данных):

«_____________________________________________________________

_{(наименование подразделения Банка России)}

по балансовым счетам

по внебалансовым счетам

Бухгалтерские и кассовые

документы на сумму ____________ руб. ______ коп. ______ руб. _____ коп.

помещены в следующие дела:

бухгалтерские документы ___________ руб. ______ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения ______________

индекс дела _____________ количество томов _____________

кассовые документы _____________ руб. _________ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения ______________

индекс дела ______________ количество томов _____________

по операциям с иностранной валютой:

бухгалтерские документы __________ руб. ____ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения ______________

индекс дела ______________ количество томов _____________

кассовые документы _______________ руб. ____ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения _______________

индекс дела ______________ количество томов _____________

по операциям с драгоценными металлами:

бухгалтерские документы ___________ руб. ___ коп. ______ руб. _____коп.

срок хранения _______________

индекс дела ______________ количество томов _____________

кассовые документы ______________ руб. ____ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения ______________

индекс дела ______________ количество томов _____________

информационные сообщения

о документах, хранящихся

в электронном виде:

бухгалтерские документы ___________ руб. ___ коп. ______ руб. _____коп.

срок хранения ______________

индекс дела ______________ __________________________________

_{(название информационной вычислительной системы и}

____________________________________ _{подразделения Банка России, эксплуатирующего эту систему)}

кассовые документы ______________ руб. ____ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения ______________

индекс дела ______________ __________________________________

_{(название информационной вычислительной системы и}

__________________________________

_{подразделения Банка России, эксплуатирующего эту систему)}

по операциям с иностранной валютой:

бухгалтерские документы __________ руб. ____ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения ______________

индекс дела ______________ _____________________________

_{(название информационной вычислительной системы и}

___________________________________

_{подразделения Банка России, эксплуатирующего эту систему)}

кассовые документы ______________ руб. ____ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения ______________

индекс дела ______________ __________________________________

_{(название информационной вычислительной системы и}

__________________________________

_{подразделения Банка России, эксплуатирующего эту систему)}

по операциям с драгоценными металлами:

бухгалтерские документы __________ руб. ____ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения ______________

индекс дела ______________ __________________________________

_{(название информационной вычислительной системы и}

__________________________________

_{подразделения Банка России, эксплуатирующего эту систему)}

кассовые документы ______________ руб. ____ коп. ______ руб. _____ коп.

срок хранения ______________

индекс дела ______________ __________________________________

_{(название информационной вычислительной системы и}

__________________________________

_{подразделения Банка России, эксплуатирующего эту систему)}

и т.д. по документам с разными сроками хранения.».

После указанной информации в журнале-описи дел при условии проведения сверки с итогами оборотов по оборотной ведомости в порядке, предусмотренном пунктом 4.4 настоящего раздела, делается запись: «С данными бухгалтерского учета сверено» и ставится подпись главного бухгалтера подразделения Банка России (его заместителя или начальника отдела бухгалтерской службы).

Журнал-опись дел помещается в отдельное дело со сроком хранения 10 лет.

На лицевой стороне каждого дела (сшива) документов за день делается следующая запись:

«Срок хранения_________________________

_______________________________________

_{(наименование подразделения Банка России)}

Индекс дела ___________________________

Журнал-опись дел сформированных бухгалтерских и кассовых документов за «____» _______ г.

Бухгалтерские документы

Сумма по балансовым счетам _____ руб. _____ коп.

Сумма по внебалансовым счетам _____ руб. _____ коп.

Документы сброшюрованы и подшиты

_______________________________________________________________________».

_{(подпись бухгалтерского работника, осуществившего сшив и проверку полноты сброшюрованных документов)}

В каждом деле (сшиве) должна быть лента подсчета сумм документов по балансовым и внебалансовым счетам. Указанная лента подсчета также формируется и включается в дело (сшив) информационных сообщений о документах, хранящихся в электронном виде.

4.7. Пункт утратил силу Указанием Банка России от 23.03.2011 № 2600-У.

4.8. Выемка бухгалтерских документов (далее – выемка документов) производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При выемке документов присутствуют уполномоченные представители подразделения Банка России (главный бухгалтер или другое должностное лицо).

Уполномоченный представитель подразделения Банка России снимает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копии с изымаемых документов.

Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель подразделения Банка России, присутствовавший при выемке документов.

На место изъятого документа уполномоченным представителем подразделения Банка России помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель подразделения Банка России на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.

Р А З Д Е Л 5. БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

5.1. Главные управления, Национальные банки Банка России, соответствующие структурные подразделения центрального аппарата, занимающиеся учетом, и подведомственные организации представляют Банку России:

Сводные балансы в порядке, установленном в приложении 9 к настоящему Положению;

Сводные отчеты о прибылях и убытках, сводные оборотные ведомости и другую бухгалтерскую отчетность в порядке и сроки, установленные Банком России.

5.2. Годовые бухгалтерские отчеты составляются на основании нормативных актов Банка России.

Р А З Д Е Л 6. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ ГЛАВНЫХ