4. Координація в організації

Організація є об'єктом управління, в якому персонал знаходиться у постійній взаємодії. Для усунення протидій і забезпечення синхронізації в роботі різних частин організації застосовується координація.

Координація являє собою процес розподілу діяльності в часі та забезпечення взаємодії різних частин організації в інтересах ефективного виконання поставлених завдань.

Чим вищий ступінь поділу праці, тим більше необхідність у координації. Чим менше чисельність персоналу, тим простіша координація. У зв'язку з розподілом діяльності між підрозділами можна розрізняти наступні види їх взаємозалежності:

- номінальна, коли підрозділи роблять свій внесок у загальний процес, але безпосередньо між собою не пов'язані. Заводи-суміжники, які забепечують різноманітними деталями автомобільний завод, роблять загальний вклад у виробництво автомобілів, але являються самостійними і між собою безпосередньо не пов’язані. Ступінь їх координації мінімальний.

- послідовна, коли підрозділи пов'язані етапами виробництва продукції. При такому зв’язку робота підзрозділів, зайнятих на наступних етапах роботи, залежить від роботи на попередніх етапах. При послідовній взаємозалежності потріюна більш тісна координація, ніж при номінальній, особливо на пізніх етапах виробництва.

- обопільна взаємозалежність, при якій потрібне взаємне регулювання. При такому ставленні вхідні фактори виробництва одного підрозділу стають результатом роботи іншого, і навпаки. Прикладом такого роду відносин служать залізниці. Коли ремонтна служба закінчує обслуговування поїзда, то підготовлений до експлуатації потяг є результатом роботи (виходом) даної служби. У той же час відремонтований потяг є вхідним фактором служби руху. Коли служба руху передає вагони поїзда в ремонт, то вони стають результатом роботи служби руху і стають вхідним фактором ремонтної служби. Ясно, що цей тісний взаємозв'язок приводить до необхідності координації роботи ремонтної служби і служби руху.

У всіх цих випадках виникає потреба в координації, яка буває 3-х видів:

• превентивна, тобто спрямована на попередження проблем;

• передбачена для подолання збоїв, які виникають в системі;

• регулююча, тобто спрямована на збереження існуючої схеми роботи,

• стимулююча, тобто спрямована на поліпшення діяльності.

Координаційна діяльність здійснюється за допомогою певних механізмів, які наведені нижче:

Неформальна непрограмована координація. Вона здійснюється добровільно, неформально, оскільки будується на взаєморозумінні. Умова її реалізації: працівник повинен знати свої задачі і задачі підрозділу та чітко уявляти свої функції.

Часто така причетність є результатом ретельного відбору і орієнтації працівників. Зі збільшенням розміру підприємства, істотними змінами кадрового складу неформальну координацію необхідно замінити на програмовану. Разом з тим ні одне підприємство не зможе функціонувати без проведення (в тій чи іншій формі) добровільної координації.

Програмована безособова координація. Вона здійснюється, якщо організація занадто складна, щоб неформальні зв’язки були ефективними. Встановлюється стандартний спосіб вирішення часто повторюваних завдань, наприклад всім встановлюються граничні терміни виконання завдань.

Індивідуальна координація. Щоб працівники однаково розуміли поставлені перед ними цілі, застосовується індивідуальна координація, яка може бути двох видів: Перший вид координації полягає в тому, що нею займається керівник. Другий вид координації полягає в тому, що призначається спеціальний координатор, у якого є свій апарат. Наприклад, координатор по продукції, що випускається, керівник проекту як координатор і т.д.

Зрозуміло, що наявність спеціального координатора та його апарату може викликати зростання прямих адміністративних витрат. Цей підхід використовується не часто, але може виявитися ефективним, коли час «підтискає» і витрати майже не мають значення

Групова координація, яка здійснюється через нараду груп, спеціально створюваних комісій, постійних комітетів. В ході обговорення повинні враховуватися і особисті переваги, і групові інтереси, і завдання організації. На основі цих обговорень приймаються узгоджені рішення. Комісії часто є єдиним засобом координації різних функцій підприємництва, об'єднання керівників, що працюють у різних підрозділах. Тут відбувається корисний обмін думками, приймаються рішення, що стосуються декількох відділів. Кожен може висловити свою думку з прийнятих рішень, але ніхто не може прийняти його самостійно, не враховуючи думки своїх колег.

З розширенням організації, як правило, все більше ускладнюється її структура управління і діяльність всередині організації стає все більш регламентованою. Це призводить до формування певних стилів управління. В даний час розрізняють три стилі управління:

1. Авторитарний стиль управління характеризується більшою часткою формалізації, централізації. Координація в цьому випадку здійснюється за ієрархією управління, на основі статуту і процедур, прийнятих в організації.

2. Ліберальний стиль управління характеризується здійсненням координації неформальними методами з використанням групових координаторів. Тут переважає децентралізація, є свобода творчості, формалізація зведена до мінімуму.

3. Проміжний стиль управління характеризується безліччю можливих комбінацій різних стилів.