2. Система управління організацією

Система управління організацією включає сукупність усіх служб організації, підсистем та комунікацій між ними, а також процесів, що забезпечують функціонування організа­ції. Вона складається з чотирьох підсистем: методології, структури, процесу і техніки управління.

Методологія управління включає цілі і завдання, закони та принципи, функції, засоби та методи, школи управління.

Процес управління являє собою систему комунікацій, розробку і реалізацію управлінських рішень, інформаційне забезпечення.

Рис. 1. Структура елементів системи управління організацією

Структура управління - це сукупність стійких зв'язків об'єктів і суб'єктів управління організації, реалізованих у конкретних організаційних формах. Вона включає в себе - функціональну та організаційну структуру, схему організаційних відносин, та систему навчання або підвищення кваліфікації персоналу.

Техніка та технологія управління включають комп'ютерну та організаційну техніку, офісні меблі, мережі зв'язку, систему документообігу.

Методологія та процес управління формують управлінську діяльність, а структура і техніка управління - механізм управління.

Основне завдання системи управління - формування професійної управлінської діяльності, яка може розглядатися як процес і як явище.

Основними елементами, що складають систему управління компанією, є: мета, процес управління, метод, комунікації, завдання, закон, принцип, організаційні відносини, функція, технологія, рішення, характеристики інформаційного забезпечення, система документообігу, організаційна структура.

Мета - ідеальний образ бажаного, можливого, необхідного і прийнятного для компанії.

Процес управління - послідовність етапів формування і здійснення впливу для досягнення мети.

Метод - спосіб впливу на людину і колектив. Вибирається виходячи з пріоритетів потреб та інтересів людини або колективу.

Комунікації - процес взаємодії чи протидії в системі «людина - людина», «людина - комп'ютер» за допомогою передачі інформації.

Завдання - конкретна проблема, яка випливає з мети, що вимагає дозволу.

Закон - необхідне і стале відношення між явищами.

Принцип - основне положення якої-небудь теорії, вчення, світогляду.

Організаційні відносини - різні види впливів на людину, в тому числі адміністративні, функціональні, патронажні.

Функція - доручена людині робота, послуга або обов'язок.

Технологія - сукупність способів і процесів для виконання заданих функцій.

Рішення - результат розумової діяльності людини, що приводить до висновку або дій.

Характеристики інформаційного забезпечення - параметри обсягу, цінності, достовірності, насиченості і відкритості інформації.

Функціональні структури - схеми взаємодії функцій, необхідних для успішної діяльності компанії.

Система документообігу - прийнятий в організації порядок пересування вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Організаційна структура - схема взаємодії посад, функцій і підлеглих.

Для координації дій має бути спеціальний орган, що реалізує функцію управління. Тому в будь-якій організації виділяються керуючу та керовану частини. Через канали зв’язку рухаються потоки інформації, що живлять всі підсистеми організації та забезпечують досягнення її мети.

У керуючу частину входить дирекція, менеджери та інфор­маційні підрозділи, що забезпечують роботу керівної ланки. Цю частину організації прийнято називати адміністративно-управлінським апаратом.

На цьому рівні ухвалюються управлінські рішення як ре­зультат аналізу, прогнозування, економічного обґрунтування та вибору альтернативи з багатьох варіантів до­сягнення поставленої мети. Управлінське рішення ухвалюєть­ся з метою подолання проблеми, що виникла.

Головними суб’єктами здійснення управлінської діяльності є менеджери. Менеджер — це член організації, що здійснює управлінську діяльність та вирішує управлінські завдання. Менеджери в організації виконують різноманітні ролі. Найважливішими з них є такі.

Роль щодо ухвалення рішення - менеджер визначає напрям руху організації, вирішує пи­тання розподілу ресурсів, здійснює поточні коректування.

Інформаційна роль - менеджер зби­рає інформацію про внутрішнє та зовнішнє середовище, поши­рює інформацію у вигляді фактів і нормативних установок, роз’яснює політику й основні цілі організації.

Керівна роль. Менеджер формує відносини всередині і за межами організації, мотивує членів організації на досягнення цілей, координує їх зусилля та виступає як представник ор­ганізації.

Керована ланка — це різні функціональні підрозділи, що зайняті забезпеченням трансформаційного процесу.

Всі види управлінської діяльності можна згрупувати в основні функції управління:

1. планування загального напряму діяльності та передбачення кінцево­го результату;

2. організація - розподіл та управління використанням матеріальних і людських ресурсів;

3. контроль - вироблення норм поведінки членів організації та проведення заходів щодо дотримання цих норм; контроль за поведін­кою членів організації.

4. мотивація.

Сучасна система управлінських функцій може бути пред­ставлена таким переліком основних завдань:

• координація та інтеграція зусиль членів організації;

• організація взаємодії та підтримка контактів між робо­чими групами і окремими членами організації;

• збір, оцінювання, обробка та зберігання інформації;

• розподіл матеріальних і людських ресурсів;

• управління кадрами (розробка системи мотивації, бо­ротьба з конфліктними ситуаціями, контроль діяльності членів організації та груп);

• контакти із зовнішніми організаціями, ведення перего­ворів, маркетингова і рекламна діяльність;

• інноваційна діяльність;

• планування, контроль за виконанням рішень, корекція діяльності залежно від зміни умов роботи.