3.4. Организация документов в пределах архивного фонда

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей

является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть

описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке,

обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно

схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в

делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к

передаче в государственный архив. В государственном архиве

систематизация производится при составлении и переработке описей.

Схема систематизации единиц хранения является основанием для

внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью

(описями).

Схема систематизации архивного фонда организации может отражать

исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции,

состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы

(вопросы), отраженные в документах фонда.

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы

систематизации проводится с учетом следующих признаков:

– структурного (в соответствии с принадлежностью единиц

хранения к структурным подразделениям);

– хронологического (по периодам или датам, к которым относятся

единицы хранения);

– функционального, отраслевого, тематического, предметно-

вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых

касается содержание единиц хранения);

– номинального (по делопроизводственной форме — родам единиц

хранения, видам и разновидностям документов);

– корреспондентского (по организациям и лицам, в результате

переписки с которыми образовались единицы хранения);

– географического (в соответствии с определенными

территориями, населенными пунктами и другими географическими

наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы,

корреспонденты);

– авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц,

которые являются авторами документов).

Структурный и хронологический признаки применяются в двух

вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и

структурно-хронологическом.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по

отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее

пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся

структурой. По этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по

времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой

хронологической группы — по структурным подразделениям организации.

Например:

1970 г. 1971 г.

Секретариат Управление делами

Плановый отдел Планово-экономическое управление

Финансовый Финансово-счетное управление

И т.д. И т.д.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по

отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру,

изменения которой происходили редко и были несложны, а также при

систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. При

систематизации по этой схеме единицы хранения группируются прежде

всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах

каждой структурной группы — по времени формирования единиц хранения.

Если структура фондообразователя подвергалась частым изменениям и

он не прекратил своей деятельности, применяется хронологически-структурная

схема. Согласно этой схеме дела сначала группируются по годам, а потом по

структурным подразделениям.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая

схема систематизации единиц хранения применяются по отношению к

фондам организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации единиц хранения по хронологически-

функциональной схеме их группировка происходит вначале по

хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям

деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения

располагаются с учетом значимости функций фондообразователя

(руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по

классификатору документов (дел) самой организации.

При систематизации единиц хранения по функционально-

хронологической схеме они группируются вначале по функциям

деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.

Хронологически-функциональная схема

1970 г. 1971 г.

1. Руководство и контроль 1. Руководство и контроль

2. Планирование 2. Планирование

3. Финансирование 3. Финансирование ………

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы

систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим

по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям. В первом

случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри

каждого года по отдельным темам (вопросам); во втором случае единицы

хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой

темы по хронологии.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы

применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных

организаций, — сначала по хронологии, и внутри каждого года по видам

единиц хранения; или же сначала по видам единиц хранения (приказы,

протоколы и др.), и внутри каждого вида по хронологии.

Как правило, выделяются в особые группы, систематизируются

обособленно и вносятся в отдельные описи документы по личному составу, а

также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях,

рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях,

акты проверок в контрольных органах и т.д.

Схемы систематизации единиц хранения фондов личного

происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное

лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом

документов фонда. Рекомендуется следующая примерная схема:

1. Творческие документы (рукописи литературных произведений,

статей и исследований, автобиографии, воспоминания, дневники, переводы,

выписки, черновые записи, рисунки и др.);

2. Письма фондообразователя (по адресатам или по тематическому

признаку);

3. Письма фондообразователю;

4. Документы к биографии фондообразователя (личные документы,

материалы служебной и общественной деятельности, о присвоении почетных

званий и др.);

5. Документы имущественно-хозяйственного и бытового характера

(документы о покупке имущества, договоры, записи расходов и др.);

6. Документы членов семьи фондообразователя о других лиц,

отложившиеся в фонде;

7. Коллекции.

Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения

группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам

произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.

Документы семейных и родовых фондов систематизируются вначале

по отдельным фондообразователям, документы каждого фондообразователя

— по разделам примерной схемы систематизации. В семейных фондах на

первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем

документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах

документы располагаются в порядке генеалогической последовательности,

причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы,

имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд,

располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их

создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего

в объединенный архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется

характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее

документов. Для фондов однотипных организаций используется одинаковая

схема систематизации.

Систематизация документов коллекций определяется тематикой и

составом документов. В пределах коллекции документов одного вида

(разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с

расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий

организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов,

созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по

более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости

или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть

объединены по различным признакам, исходя из их объема и состава.

При распределении единиц хранения в соответствии со схемой

систематизации необходимо иметь в виду следующее:

– единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты

производством, или в котором поступили в данную организацию

(структурное подразделение) из другой организации (структурного

подразделения) для продолжения производства;

– единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и

материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они

составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы

относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к

последнему году отчетного периода;

– единицы хранения, начатые производством в одном

подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение,

относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

– в пределах года или хронологического периода единицы

хранения располагаются по значимости функций организации;

– единицы хранения, представляющие собой личные дела,

систематизируются по датам увольнения и алфавиту фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих)

ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

Машиночитаемые (электронные) документы систематизируются по

видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски,

компакт-диски, дискеты); внутри видов — по форматам представления

информации, и далее — по характеру зафиксированной информации.

П о р я д о к р а с п о л о ж е н и я г р у п п д о к у м е н т о в в пределах

фонда. Группы следует располагать от общего к частному, от высшего

к низшему, с учетом существующих порядков расположения объектов:

систематического (по значимости объектов), хронологического и

алфавитного.

При расположении дел в систематическом порядке они могут

следовать по значимости авторов, корреспондентов, содержания,

делопроизводственных форм и т.д.

В канцелярии может быть группа дел с различными протоколами.

Внутри этой группы лучше всего расположить дела с учетом значимости

авторов протоколов:

протоколы совещаний работников сельского хозяйства области;

протоколы совещаний работников управления.

Дела с перепиской вопросам могут быть расположены по значимости

корреспондентов:

переписка с Министерством сельского хозяйства республики;

переписка с облисполкомом и др. областными учреждениями;

переписка с научными учреждениями.

Дела с годовыми планами можно расположить по значимости

содержания планов:

годовые планы капитального строительства за счет республиканского

бюджета;

годовые планы капитального строительства за счет местного бюджета.

Дела, сформированные по однородным видам документов и

однородным авторам или учреждениям, рациональнее располагать в

хронологическом порядке, так как он наиболее правильно отражает

исторический процесс деятельности учреждений и облегчает быстрое

нахождение документов. Например, дела с протоколами заседаний (и

материалами к ним) правлений колхозов следует располагать в

хронологической последовательности заседаний – по датам протоколов.

Кроме того, хронологический порядок расположения желательно

применять при наличии группы дел, касающихся одного процесса, явления

или вопроса, когда возникает необходимость показа последовательности

развития этого процесса, явления, вопроса.

Например:

материалы о внедрении в земледелие достижений науки и опыта

передовых хозяйств (планы, сводки, доклады, информации, описания

достижений, акты и др.) и переписка с научными учреждениями, совхозами и

колхозами по этому вопросу. 15 января – 11 июня 1978г.

то же. 16 июня-18 декабря 1978г.

Алфавитный порядок расположения удобен для определенных

категорий дел, когда возникает необходимость привести их в систему,

облегчающую быстрое нахождение документов. Этот порядок применяется в

том случае, если документы касаются определенных лиц, территорий,

корреспондентов и пр., а в заголовках дел отражаются имена, названия

учреждений, наименования административно-территориальных единиц,

населенных пунктов и т.д. В алфавитной последовательности рекомендуется

располагать дела, заведенные по авторскому признаку (например, дела с

протоколами заседаний различных сельсоветов), по корреспондентскому

признаку (например, дела с планами, отчетами, протоколами заседаний

правлений колхозов и перепиской с ними), а также судебные и личные дела.

Кроме того, алфавитный порядок необходим для расположения некоторых

материалов в фондах личного происхождения (например, рукописей и

писем).