Розробка звіту в режимі Конструктор

Для створення нового звіту за допомогою конструктора необхідно на вкладинці Отчеты натиснути кнопку Создать, вказати режим створення – Конструктор та зі списку вибрати Источник данных – таблицю або запит.

Для доопрацювання вже існуючого звіту на вкладинці Отчет його необхідно виділити та натиснути кнопку Конструктор.

Звіт складається з декількох розділів (не всі вони є обов’язковими), які створює конструктор, а саме (рис. 1):

Заголовок звіту – виводиться у верхній частині першої сторінки звіту.

Верхній колонтитул – виводиться у верхній частині кожної сторінки звіту.

Заголовок групи – виводиться на початку кожної групи записів.

Область даних – використовується для відображення інформації з полів запису.

Примітка групи – виводиться у кінці кожної групи записів.

Нижній колонтитул – виводиться в нижній частині кожної сторінки звіту.

Примітка звіту – виводиться у нижній частині останньої сторінки звіту.

Додають або вилучають розділи звіту командою Вид – Колонтитулы або Вид – Заголовок\Примечание отчета.

Визначити спосіб сортування полів, згрупувати записи за певним полем та додати розділи Заголовок группы та Примечание группы (рис. 2) можна у вікні Конструктора звітів за допомогою кнопки Сортировка и группировка на панелі інструментів.

Основними елементами звіту є дані з полів таблиць, пояснювальний текст, розрахунки над даними з полів одного запису та підсумкові розрахунки над полями групи записів.

Конструювання звіту виконують за допомогою кнопок панелі елементів керування та перелік полів звіту. Вивести панель елементів керування можна командою меню Вид/Панель элементов або кнопкою . Перелік полів звіту відображають командою Вид/Список полей або кнопкою .

Щоб вставити у звіт текст, треба на панелі елементів вибрати Надпись, клацнути у звіті у місті вставлення та ввести текст. Завершити дію натисненням клавіші Enter.

Щоб додати дані з поля, поле треба виділити у списку полів та перетягнути в потрібне місце у звіті. Поле додається разом із своїм підписом.

Обчислення у звіті

Для виконання обчислень над полями за допомогою кнопки Поле створюють нове поле. У його підписі вказують назву. Для поля задають значення у вигляді формули. На початку формули ставлять знак =, після якого у квадратних дужках пишуть назви полів та математичні символи (+, – , *, /) для розрахунку потрібного поля. Квадратні дужки можна не писати, якщо назви полів не містять пропусків. Якщо поле виділити та натиснути кнопку , можна побудувати вираз за допомогою майстра. При генерації звіту Access виконає необхідні обчислення і виведе отримані результати.

Розрахункові поля створюються в розділі Примечание группы – для обчислень в межах певної групи даних, в розділі Примечание отчета – для загальних обчислень щодо даних всього звіту, в розділі Область данных – для певних розрахунків в межах полів області даних.

Для розрахункових полів часто використовують вбудовані статистичні функції:

Sum() – сума значень поля для групи;

Avg() – середнє серед усіх значень поля в групі;

Max(), Min() – максимальне, мінімальне значення поля в групі;

Count() – кількість значень поля в групі без урахування порожніх значень.