Б.2.5 Отчеты

Отчеты в системы формируются с использованием офисного программного обеспечения фирмы Microsoft – Microsoft Excel. Это позволяет настраивать и корректировать вручную сформированные системой отчеты.

Для вызова построения отчета необходимо нажать на соответствующую кнопку документа или справочника. Обычно они показаны в виде иконки программы Microsoft Excel. Полученный документ автоматически открывается в Microsoft Excel и пригоден для печати, корректировки, сохранения на диск, передачи по электронной почте и т.д. (Рисунок Б.15).

Рисунок Б.15 – Пример отчета в Microsoft Excel

Примечание: в процессе формирования отчета в верхнем левом углу главного окна программы отображается прогресс построения отчета. В течении этого времени пользователю не рекомендуется закрывать окно программы, из которого вызывался отчет, так как возможно некорректное завершение процесса создания отчета.

Для построения отчетов используется механизм шаблонов. Шаблоны почти всех печатных форм системы расположены в каталоге «REPORT». Пример шаблона для документа «Форма №9» показан на рисунке Б.16.

Рисунок Б.16 – Пример шаблона для документа «Форма №9».

Настройка шаблона должна осуществляться высококвалифицированным специалистом, однако в некоторых случаях пользователь системы может самостоятельно изменить, например, шрифт или цвет некоторых реквизитов документа, настроить ширину колонок или исправить заголовок. При этом обязательно должны сохраняться резервные копии изменяемых шаблонов.

Б.3 Вход в систему

Система «Кафедра» обеспечивает защиту информации от несанкционированного доступа. При запуске программы появляется окно, в котором пользователю предлагается ввести свое имя и пароль. Имя и пароль устанавливаются и выдаются администратором системы.

Рисунок Б.17 – Окно авторизации

Если имя и пароль присутствуют в системе, то открывается главное окно программы, иначе выходит сообщение об ошибке и система завершает работу.

Б.4 Информационный блок б.4.1 Общие сведения о кафедре

Это окно предназначено для ввода общей информации о кафедре, на которой работает данная система (Рисунок Б.18). Здесь вводятся общие реквизиты кафедры. Заведующий кафедрой и его заместитель выбираются с помощью выпадающего списка из справочника сотрудников кафедры (смотри далее «Справочник сотрудников»).

На закладке «Лаборатории кафедры» (Рисунок Б.19) вводится информация о лабораториях кафедры в рамках вуза. Добавление и удаление происходит с помощью кнопок на панели управления или контекстного меню. Корректировка происходит непосредственно в таблице.

Рисунок Б.18 – Общая информация о кафедре

Рисунок Б.19 – Лаборатории кафедры

На рисунке Б.20 представлена закладка «Вуз и факультет». Здесь перечислены основные реквизиты и должностные лица вуза, от которого работает кафедра. Данная информация необходима для автоподстановки в отчетные формы системы.

Рисунок Б.20 – Информация о вузе и факультете