Язык и стиль служебных документов
Высокую культуру необходимо соблюдать во всех видах делового общения, в том числе и письменных, т.е. в служебной документации. Культура оформления документа предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания.
Точность составления, например, текста договора, закрепляет результаты деловых переговоров и оказывает прямое влияние на деловые отношения. Или другой пример — многословность в деловом письме заставляет читать лишнее, растрачивать попусту время, что не может не сказаться на отношении к автору письма, на оценке его деловых качеств.
При составлении документов нельзя увлекаться специальной и иностранной терминологией. Если по тексту документа требуется привести такие термины, то они должны быть понятны в данной сфере общения, либо объяснены. В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: кг, км, руб., коп., и т.п.
При составлении деловых документов употребляется набор устойчивых синтаксических конструкций.
Получение и обработка деловой корреспонденции предполагают в свою очередь подготовку и отправку писем, ответов. Эти два вида работ взаимно связаны.
Основные требования к деловому письму:
четкость и краткость изложения;
полнота информации;
конкретность предложений;
убедительность и вежливость;
грамотное оформление.
В международной практике сложился общепринятый «стандарт» оформления делового письма, который предусматривает следующее:
письмо должно быть посвящено одной теме;
изложение каждой новой мысли начинается с нового абзаца;
между абзацами необходимо делать пробелы;
— в письме должны быть указаны все вложения. Письмо, как правило, должно включать следующие элементы:
а) название и адрес фирмы-отправителя;
б) название и адрес фирмы-получателя;
в) дата и номер письма;
г) предмет письма (не является обязательным);
д) приветствие (не является обязательным);
е) текст письма;
ж) концовка письма (не является обязательным);
з) роспись (не является обязательным);
и) подпись;
к) имя и должность отправителя;
л)вложения.
Пункты г, д, ж, з не являются обязательными в некоторых странах. В настоящее время, в условиях налаживания деловых связей с фирмами других стран, руководители отечественных предприятий так или иначе стараются придерживаться общепринятых норм и правил деловой этики, в том числе и в оформлении деловых писем.
Деловая переписка.
Деловая переписка — это тот инструмент, который регулирует экономико-правовые и социальные отношения между организациями и деловыми партнерами. Деловая переписка регистрируется и хранится в организациях как исходящая и входящая документация.
Деловое письмо представляет собой вид документа, который менее жестко регламентирован, чем, к примеру, договор или приказ, имеющий юридическую значимость.
В деловой переписке можно выделить официальные и частные письма.
Служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают отпечаток прежде всего адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.
Одно из главных требований к письму — оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше — на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье правило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения.
При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Специалисты по переписке делят корреспонденцию на шесть видов:
• торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;
ответные письма с благодарностью;
поздравления;
извинения;
требования и запросы;
соболезнования.
Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные.
Служебные записки тоже делятся на виды:
распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;
благодарности и поздравления;
• напоминания, просьбы, проведение мероприятия.
Оформление писем, в зависимости от их функционального назначения и содержания, может производиться либо на бланках, либо на листах писчей бумаги.
В структуре письма выделяют служебную и информационную части.
Служебная часть содержания письма включает:
=> приветствие
=> обращение к адресату
=> лид-абзац
=* заключительную формулу вежливости
=> подпись отправителя
=> постскриптум
Первые три элемента предшествуют информационной части письма, последующие три — подытоживают ее.
Информационная часть — это текст письма. Текст представляет собой центральный элемент структуры послания, то, ради чего оно и пишется.
Рассмотрим более подробно структуру письма.
Приветствие — начальная (вводная) формула вежливости, выполняющая функцию, аналогичную функции устного приветствия, выражающая адресату свое уважение Наиболее часто в качестве приветствия используются следующие стандартные формулировки:
Здравствуйте... Добрый день... Приветствую Вас... Рад приветствовать Вас...
Воздействие приветствия может быть еще в большей степени усилено, если последующее обращение содержит, помимо собственно упоминания должности, титула, фамилии или имени — отчества адресата, и некий эпитет, поддерживающий почтение к адресату со стороны автора письма.
Обращение к адресату помещается непосредственно за приветствием. Функциональное значение обращения к адресату состоит в следующем:
при помощи персонального или группового (если адресат — группа людей) обращения автор письма выражает уважение к адресату;
обращение выполняет связующую роль по отношению к по следующим элементам письма.
Специфическая особенность обращения — использование в конце его восклицательного знака:
Евгений Петрович!
Господин Чрезвычайный и Полномочный посол!
Ваше высокопреосвященство!
Если приветствие отсутствует, то обращение фактически открывает содержание письма. В таком случае простой способ обращения к адресату целесообразно дополнить прилагательными, наиболее подходящими соответствующему случаю письменного обращения, такими, как: «уважаемый», «досточтимый», «достопочтенные», «высокоуважаемые», «почтеннейшие» и т.д.
Глубокоуважаемый Глеб Александрович! Уважаемые коллеги! Почтеннейшие господа! Досточтимый господин Кузьменко!
Лид-абзац не является обязательным элементом структуры письма — в ряде случаев его функцию отчасти выполняет заголовок к тексту. Лид-абзац — это первый абзац письма, включающий, как правило, не больше одного предложения. Его значение выражается в пояснении мотивов и темы послания, а также в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту послания:
Обращаюсь к Вам в связи с...
(далее кратко излагается причина обращения);
Просим Вашего содействия (согласия, указания и т.п.) в (на, о)...
(далее кратко сообщается, какое именно содействие требуется
автору от адресата)
Уведомляю (докладываю, извещаю и т.п.) о...
(далее кратко указывается, о чем именно намерен уведомить автор адресата)
Лид-абзац упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста письма.
Текст письма включает в себя вводную, основную и заключительную части. Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Эта часть текста может состоять из одного абзаца, включающего два предложения. Первый абзац текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным. В первом предложении четко формулируется суть вопроса, во втором содержится смысловая подводка к основной части текста. Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от сложности вопроса основная часть может включать от одного до трех и более абзацев. Между абзацами должна прослеживаться четкая смысловая связь. Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста. Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащегося два — четыре предложения. Сначала делается вывод, в котором подводятся итоги сказанного в основной части письма, затем просьба (требование, указание) адресату от имени автора или организации. Заключительное предложение выражает характер ожиданий автора послания.
Заключительная формула вежливости выполняет функцию, аналогичную функции устного прощания. Ее использование несколько приглушает официальный тон в конце послания, в частных письмах она обязательна, а в официальных может отсутствовать.
Заключительная формула вежливости предшествует подписи. Наиболее часто в качестве заключительной формулы вежливости используются следующие стандартные формулировки:
С уважением...
С глубоким почтением...
С благодарностью и уважением...
Искренне Ваш...
Остаюсь искренне Ваш...
Подпись отправителя является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма. Ее назначение — двойное: подпись удостоверяет личность автора послания и придает официальному письму юридическую силу.
Постскриптум (P.S, от лат. post-scriptum — «после подписи») — необязательный, но все-таки постоянный элемент письма, необходимость в котором возникает в тех случаях, когда адресату требуется сообщить информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст письма, или же еще раз привлечь внимание адресата к определенной информации, вошедшей в текст письма.
Постскриптум представляет собой краткую — не более трех — четырех строк приписку к тексту письма, помещенную после подписи.
Стилистически деловое письмо должно быть оформлено деловито, точно, кратко.
Для того чтобы письмо произвело на адресата требуемое воздействие, необходимо учитывать следующие моменты:
с первых и до последних строк письмо должно производить на адресата впечатление искренности. Невозможно вести дела, если при этом не испытываешь доверия к партнеру и его предложениям;
общий тон послания, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен нести отпечаток доброжелательности по отношению к адресату;
письмо должно быть исполнено уважения к адресату, что выражается в тактичном общении, в понимании его интересов и проблем. Вместе с тем, проявляя уважение к партнеру, не нужно забывать о самоуважении.
При подготовке делового письма нужно поставить себя на место адресата и попробовать представить, как будет оно им воспринято (в частности, его стиль и тон), постараться предугадать потребности, желания, интересы и проблемы адресата и подумать, как в этой связи лучше построить текст делового письма.
Для этого целесообразно попытаться ответить на следующие вопросы.
Будут ли адресату понятны мотивы написания этого письма?
Правильный ли тон письма выбран?
Не вызовет ли затруднений с пониманием сути письма его стиль?
Нет ли в письме излишне длинных оборотов и т.п.?
Не упущены ли в содержании какие-либо важные моменты?
Является ли это письмо максимально корректным, ясным и кратким?
Нет ли в письме орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок?
Насколько продумана структура письма?
Насколько хорошо оформлено письмо? Нет ли ошибок в наиболее важных элементах письма — обращении, адресе и т.п.?
(10) Нет ли ошибок в наиболее важных элементах письма — обращении, адресе и т.п.?