Задание 2

1. Ознакомьтесь с тремя видами сетевых графиков.

2. Измените формат графика таким образом, чтобы некритические задачи отображались в овале.

3. Создайте новый шаблон для блоков. В этом шаблоне обязательно должен содержаться текст «Блок выделен фильтром», информация о длительности задачи, трудозатратах, и ее затратах. Примените шаблон к последней задаче проекта.

4. Отмените применение шаблона.

Лабораторная работа № 3 Настройка ресурсов проекта

Ресурсы разделяются на две категории: трудовые (work resources) и материальные (material resources). К трудовым ресурсам относятся сотрудники и оборудование, выделенные для работы над проектом.

К материальным ресурсам относятся поставки, запасы и другие расходуемые предметы, используемые для выполнения работ проекта.

Для работы в MS Project полезно представлять себе трудовые ресурсы в виде единиц времени (например, минут, часов, дней, недель, месяцев), а мате­риальные ресурсы — в виде единиц количества (например, килограммов, ящиков, кубометров, тонн и дюжин).

Стоимость проекта определяется через используемые ресурсы (почасовая ставка, ставка оплаты сверхурочных, твердый оклад для сотрудников, стоимость аренды или амортизации оборудования, стоимость материалов и др.). Эти значения задаются в MS Project при создании списка доступных для проекта ресурсов (в представлении Resource Sheet имеются соответствующие поля).

Для трудовых ресурсов существует понятие календарь. Для материальных ресурсов календаря не существует. Календарь определяет возможность в определенные моменты времени использовать ресурсы для проведения работ и соответственно даты проведения работ и окончания всего проекта.

В MS Project существует три типа базовых календарей:

• Standart – отражает общепринятое расписание рабочего времени – с понедельника по пятницу, с 8:00 до 17:00, обеденный перерыв с 12:00 до 13:00.

• 24 Hours – непрерывное рабочее время с понедельника по до воскресенья, с 9 до 24 часов. Этот календарь обычно используется для оборудования или для ресурсов, работающих непрерывно (например, служба охраны).

• Night Shift – задает рабочее время с ночи понедельника до утра субботы, с 23:00 до 8:00, перерыв с 3:00 до 4:00.

Эти базовые календари можно редактировать и создавать собственные календари.

Управление ресурсами проекта

Управление ресурсами проекта заключается в создании их списка, определении параметров, распределении по задачам, замене и удалении.

Добавление ресурсов в план проекта

Добавить ресурсы в проект можно, вводя их в лист ресурсов как новые данные.

Список ресурсов создается в режиме просмотра таблицы ресурсов. Для переключения в этот режим следует в меню Вид выбрать команду Лист ресурсов. При этом в меню Вид должна быть активна команда Таблица: Ввод.

На рисунке 7 представлен лист ресурсов некоторого проекта.

Рисунок 7. Представление Лист ресурсов

Лист ресурсов содержит следующие поля:

• Название ресурса - название ресурса. В качестве имени ресурса можно вводить наименование специальности, фамилию, или наименование используемого оборудования. Например, если вас интересует загрузка конкретных лиц, то резонно в окне назначения ресурсов вводить их фамилии. Если же важным является количество требуемых специалистов, то можно ввести название специальности и число требуемых специалистов (количество ресурсов вводится в поле Макс. единиц).

• Краткое название – обозначение. Использование обозначений позволяет назначать ресурсы по их обозначению, вместо ввода полного наименования. По умолчанию обозначение устанавливается равным первой букве наименования.

• Группа. Вводится имя группы ресурсов, к которой принадлежит ресурс. Использование групп в больших проектах позволяет объединять ресурсы и сортировать их по группам.

• Макс. единиц – максимальное количество. Общее количество данного типа ресурса, доступное для использования в проекте. По умолчанию максимальное количество единиц ресурса равно 100%.

• Стандартная ставка - стандартная стоимость. Стоимость единицы времени в использовании ресурса в течение рабочего дня. Например, 20,00р./ч означает, что один час использования ресурса равен 20 рублям.

• Ставка сверхурочных - стоимость сверхурочного времени работы.

• Затраты на использование - стоимость вызова ресурса. В некоторых случаях кроме времени использования ресурса необходимо платить и за его вызов. Например, при использовании автомобиля, как правило, к стоимости затраченного на его эксплуатацию времени добавляется и стоимость его вызова.

• Начисление - время нарастания. Указывает время, с которого начинается учет ресурсов. Значение этого поля может быть следующим:

• Базовый календарь. Выбирается тип базового календаря, который определяет рабочие часы и дни ресурса (смотри описание базовых календарей выше).

• Код. Вводится символьный код, назначаемый ресурсу. В дальнейшем этот код может использоваться для учета расходов по отдельным подразделениям или статьям расхода.

Назначение ресурсов

Для назначения ресурсов задачам проекта используется закладка Ресурсы в окне Сведения о задаче. В этом окне (см. Рисунок 8) приводится полный перечень всех ресурсов, используемых в проекте (данные о них берутся из таблицы ресурсов).

Рисунок 8. Назначение ресурсов задаче

Выбор ресурсов можно, также, производить в окне Назначение ресурсов в меню Сервис.

Это окно можно вызвать также одноименной кнопкой панели инструментов Стандартная

После назначения ресурсов их названия появятся в графической области диаграммы Ганта, рядом с задачами (см. рисунок 9).

Рисунок 9. Отображение назначенных задаче ресурсов

Установка типов задач и особенности назначения ресурсов на разные типы задач

Рассмотрим более подробно взаимосвязь между используемым ресурсами и временем выполнения работ.

В MS Project применяются три группы понятий: задачи (работы), ресурсы и объем работы или задания (отношения между задачами и ресурсами). Когда выделяются ресурсы для выполнения задачи, MS Project умножает продолжительность задачи (которая может быть приблизительной оценкой) на максимум единиц доступности ресурса (в процентах или десятичных дробях) и получает количество рабочих часов, необходимых для выполнения задачи (работы). В MS Project это вычисленное значение, объем работы, обозначается «work».

Объем задачи или работы (work) определяет, что именно необходимо сделать: 16 часов малярных работ, 4 часа перевозки, 5 часов обучения и т.п. Выделение задаче единиц (units) — работников или оборудования — создает стоимость. Единицы — это ресурсы, сопоставленные задаче и обычно выражаемые в процентах или в безразмерных числах.

Продолжительность представляет собой отрезок графика проекта от начала до конца задачи (число календарных дней или часов от начала до окончания работы над задачей). Изменения продолжи­тельности вызывают изменение графика. Если задача, на выполнение которой от­водился один день, заняла три дня, зависимые задачи начнутся на два дня позже.

Например, три человека начали работать над задачей по Web-дизайну в начале дня. Один из них в середине дня ушел, но его место занял другой. Задача была выполнена к концу восьмичасового рабочего дня. Продолжительность задачи составляет 1 день. Объем работы — число человеко-часов или машино-часов, потраченных на выполнение задачи (три человека в сумме отработали 24 часа – 24 человека-часа, или три восьмичасовых рабочих дня – 3 человеко-дня). Общее количе­ство единиц ресурсов Web-дизайнеров составило 300% ( хотя над задачей работали четыре разных человека, эти четыре человека эквивалентны трем единицам ресурсов, на 100% выделенных задаче).

Продолжительность, объем работы и единицы взаимозависимы, поскольку объем работы (work) равен продолжительности, умноженной на число элементов: W = D * U.

В приведенном примере, если бы в задаче не использовались два сотрудника по пол дня с неполной занятостью, то осталось бы только 200% единиц. При этом изменился бы один из двух других связанных параметров: увеличилась бы продолжительность задачи (2 дня вместо 1 ) или пришлось бы уменьшить объем работы по Web-дизайну (16 часов вместо 24).

Если бы общий объем работы по Web-дизайну был равен 48, а не 24 часам, то для завершения задачи потребовалось бы 2 дня или для завершения задачи в один день потребовалось бы выделить на нее 6 единиц.

В разных задачах существуют ограничения на возможность изменения тех или иных указанных взаимосвязанных параметров.

Сначала рассмотрим взаимодействие объема работы, про­должительности и единиц при распределении задач со стандартными параметра­ми MS Project 2000.

Пусть имеется «Задача 1», для которой оценка продолжительности составляет 4 дня. Назначим на эту работу ресурс «Иванов» с числом единиц для него 50 %. MS Project вычисляет работу, равную 8 часам (в MS Project день равен по умолчанию 8 часам и если «Иванов» в течение четырех дней будет тратить 50% своего времени на «задачу 1», он проработает 16 часов - 1 единица х 4 дня х 4 часа в день =16 часов работы, которые представляют объем работы).

Если для этой задачи изменить количество ресурсов (задать число единиц ресурса «Иванов» 100%), то объем работы (16 часов работы) не изменится. Увеличение количества единиц используемого ресурса (с 50 % до 100 %) приведет к изменению времени (продолжительности) выполнения задачи с 4 дней до 2 дней.

Такое изменение определяется типом задач планирования. По умолчанию этот тип имеет значение планирования по ресурсам (effort driven). Продолжительность таких задач полностью зависит от количества выде­ленных ресурсов. Если добавить или удалить ресурсы после изначального распре­деления, MS Project пересчитывает продолжительность, не изменяя объем работы (при добавлении ресурсов Project уменьшает продолжительность, при уменьшении Project увеличивает продолжительность).

Всего в MS Project существует три типа задач — с фиксированным числом единиц (fixed units), с фиксированным объемом работы (fixed work) и с фиксированной продолжитель­ностью (fixed duration). Тип задачи определяет поведение MS Project при перераспре­делении ресурсов. Переменная, объявленная фиксированной, не изменяется. Типы задач вместе с опцией планирования по ресурсам определяют то, какие переменные MS Project изменит при добавлении или удалении ресурсов или же при изменении значений работы, единиц или продолжительности. Выбор типа задачи и планирования по ресурсам определяет метод обработки данной задачи в MS Project. На рисунке 10 указано окно, где осуществляется выбор типа задачи (окно Сведения о задаче, вкладка Дополнительно).

Рисунок 10. Установка типа задачи

Существует пять уникальных комбинаций типа задачи и опции планирования по ресурсам:

• Фиксированное количество единиц, планирование по ресурсам (по умолчанию)

• Фиксированное количество единиц

• Фиксированный объем работы, планирование по ресурсам

• Фиксированная продолжительность

• Фиксированная продолжительность, планирование по ресурсам.

Слово "фиксированный" (fixed) означает, что Project не пересчитывает значение в соответствующем поле при изменении значений других переменных. Это не значит, что данное значение вообще невозможно изменить: руководитель проекта может сделать это. Задачи с фиксированным объемом работ всегда планируются по ресурсам. Если выбрать тип задачи Fixed Work, MS Project автоматически установит флажок Effort driven (см. ниже) и заблокирует его, так что его будет невозможно изменить.

Опции планирования по ресурсам следует выбирать в зависимости от природы самой задачи. Если выделение дополнительных ресурсов может уменьшить число дней или часов с момента начала работы до ее завершения, эта задача планируется по ресурсам. Если при добавлении ресурсов продолжительность задачи не изменяется, задача не планируется по ресурсам.

Рассмотрим, как происходит планирование для приведенных типов задач.

Для задачи с фиксированным числом единиц MS Project при первом выделении ресурсов вычисляет объем работы, умножая продолжительность на число единиц. После этого MS Project объявляет число единиц постоянной величиной и при изменении объема работы или числа единиц пересчитывает продолжительность. При изменении продолжительности MS Project пересчитывает работу. По мере реализации проекта, руководитель может ликвидировать отставание для таких задач, вручную добавляя единицы ресурсов.

Для задачи с фиксированным числом единиц:

• Если добавить или удалить единицы, MS Project пересчитывает объем работ.

• Если изменить процент доступности ресурса, MS Project пересчитывает продолжительность.

• Если изменить продолжительность, MS Project пересчитывает объем работы.

• Если изменить объем работы, MS Project пересчитывает продолжительность.

Пример задачи с фиксированным числом единиц: наняли двух садовников, чтобы они в течение трех дней привести в порядок старый сад. Если нанять еще трех садовников, за те же три дня они смогут выполнить больший объем работ. Если не нанимать дополнительных садовников, а отвести двум рабочим на работу шесть дней вместо трех, они выполнят двойной объем работ. Если указать садовникам, что они должны вместе отработать 100 часов, это более чем вдвое увеличит продолжительность задачи.

Задачи с фиксированным числом единиц, планируемые по ресурсам. По умолчанию задача в MS Project имеет тип Fixed unit, Effort driven. Планирование по ресурсам означает, что Project пересчитывает продолжительность при добав­лении или удалении ресурсов. Фиксированное число единиц означает, что Project не изменяет число единиц. Таким образом, в задачах этого типа можно автомати­чески изменять только один параметр — продолжительность. Любое изменение количества ресурсов или объема работ непосредственно отражается на графике. Ликвидировать отставание для задач этого типа можно путем выделения до­полнительных ресурсов.

Для задачи с фиксированным числом единиц и планированием по ресурсам применимы следующие правила.

Если добавить или удалить единицы ресурсов, MS Project пересчитывает продолжительность.

Если изменить процент доступности ресурса, MS Project пересчитывает продолжительность.

Если изменить продолжительность, MS Project пересчитывает объем работы.

Если изменить объем работы, MS Project пересчитывает продолжительность.

Пример задачи, которую можно отнести к этому типу: в типографию поступил большой заказ, выполнение которого на одной офсетной машине займет 16 часов. Если выделить для этой задачи второй пресс, задача будет выполнена за половину этого времени, поэтому MS Project должен изменить продолжительность. Если заказчик удвоит объем работ, то MS Project должен вдвое увеличить продолжительность.

Задачи с фиксированным объемом работы. Для задачи с фиксированным объемом работы MS Project при первом выделе­нии ресурсов вычисляет число единиц ресурсов, разделив объем работы на про­должительность. Если известны объем работы и продолжительность, можно легко определить необходимое число ресурсов.

После этого изменение продолжитель­ности вызывает изменение числа единиц и наоборот (однако MS Project сам не удаляет выделенные ресурсы). Задачи с фиксированным объемом работы по определению планируются по ресурсам. Если выбрать тип задачи Fixed Work, MS Project автоматически установит флажок Effort driven и заблокирует его.

Ликвидировать отставание для задач этого типа можно путем выделения дополнительных ресурсов. Если известно, сколько дней осталось до завершения задачи, можно установить ее продолжительность, и MS Project вычислит процент требуе­мых ресурсов.

Таким образом, задачи с фиксированным объемом работы отличаются от задач с параметрами по умолчанию: они по-разному ведут себя при изменении продолжительности. Для задач с фиксированным числом единиц и планированием по ресурсам изменение продолжительности вызывает изменение объема работы, а для задач с фиксированным объемом работы — изменение числа единиц, так как MS Project не пересчитывает работу.

Для задачи с фиксированным объемом работы применимы следующие правила.

Если добавить или удалить единицы, MS Project пересчитывает продолжительность.

Если изменить процент доступности ресурса, MS Project пересчитывает продолжительность.

Если изменить объем работы, MS Project пересчитывает продолжительность.

Если изменить продолжительность, MS Project пересчитывает число единиц.

Пример задачи, которую следует отнести к этому типу: в проекте есть задача "Написать сценарии", на выполнение которой требуется 40 часов. Для этой задачи выделяется один программист (на полную ставку), который будет работать над сценариями 5 дней. Если добавить еще одного программиста на полную ставку, задача будет выполнена за 2,5 дня. Если заставить программиста работать по 12 часов, он выполнит задачу за 3,33 дня. Если изменить масштаб задачи, увеличив объем работы до 56 часов, ее выполнение займет 7 дней вместо 5. Если изменить продолжительность с 5 дней до 1, потребуется 500% ресурсов.

Задачи с фиксированной продолжительностью. Если выбрать для задачи тип с фиксированной продолжительностью (Fixed Duration), то при первом выделении ресурсов MS Project вычисляет объем работы, умножая продолжительность на число ресурсов. После этого дополнительные ресурсы будут выполнять дополнительный объем работ за то же время, но продолжительность не будет зависеть ни от ресурсов, ни от работы. Ликвидировать отставание задач этого типа нельзя никак — задача с фиксированной продолжительностью в две недели в любом случае займет две недели. Если такая задача оказывается одной из критических в проекте и проект отстает от графика, ликвидировать отставание можно, только добавляя ресурсы для ее предшественников.

Для задачи с фиксированной продолжительностью применимы следующие правила.

Если добавить или удалить единицы, MS Project пересчитывает работу.

Если изменить процент доступности ресурса, MS Project пересчитывает работу.

Если изменить объем работы, MS Project пересчитывает число единицы.

Если изменить продолжительность, MS Project пересчитывает работу.

Пример задачи, которую следует отнести к этому типу: рядом с вашим домом расположен большой фруктовый сад. В ближайшие выходные в нем будет сбор урожая, и вам по символической цене продадут все яблоки, которые вы сможете собрать. Если пригласить с собой двух приятелей, можно будет собрать втрое больше яблок. И наоборот, если вам нужно втрое больше яблок, чем вы в состоянии собрать в одиночку, стоит позвать с собой нескольких знакомых.

Еще один признак, по которому можно отличить такие задачи, состоит в следу­ющем: продолжительность задачи фиксирована и никак не зависит от прилагаемых усилий. Восьмичасовое учебное мероприятие займет один день. Если выделить второго преподавателя, это никак не изменит продолжительность занятия, но удвоит количество человеко-часов.

Задачи с фиксированной продолжительностью и планированием по ресурсам. Для задач типа Fixed Duration, Effort driven MS Project не может изменять ни продолжительность, ни объем работы, так что выделение дополни­тельных ресурсов будет означать снижение процента доступности для каждого из них (т. е. можно освободить часть ресурсов для других задач). Если изменить процент доступности ресурса, MS Project пересчитывает работу. Управлять такими задачами можно путем измене­ния продолжительности — так, чтобы на выполнение задачи требовалось меньше ресурсов.

Для задачи с фиксированной продолжительностью и планированием по ресурсам применимо следующее.

Если добавить или удалить единицы, MS Project пересчитывает единицы.

Если изменить процент доступности ресурса, MS Project пересчитывает объем работы.

Если изменить продолжительность, MS Project пересчитывает единицы.

Если изменить объем работы, MS Project пересчитывает единицы.

Пример задачи, которую следует отнести к этому типу: если для выполнения задачи требуется оборудование, которое арендуется на конкретный промежуток времени, лучше всего объявить ее задачей с фиксирован­ной продолжительностью. Если при этом данным оборудованием может одновременно пользоваться только определенное число людей, эта задача планируется по ресурсам.

В типографию поступил заказ, выполнение которого на одной офсетной машине займет 16 часов. Для сокращения сроков типография арендовала у другой компании еще один пресс на два дня. Управляет прессом один оператор. Если выделить для этой цели двух людей, каждый из них будет работать только 50% времени.

При управлении проектами с помощью MS Project необходимо проанализировать каждую задачу и затем правильно выбрать ее тип и опцию планирования по ресурсам. В этом случае MS Project будет правильно пересчитывать работу, продолжительность и число единиц по мере добавления и удаления ресурсов, изменения продолжи­тельности или настройки объема работ.

Изменение календаря ресурса

Календарь отдельного ресурса можно изменить согласно его индивидуальному рабочему графику. Например, почти у всех сотрудников рабочее время с 8.00 до 17.00. Но может случиться, что один сотрудник работает только три дня в неделю. В календарях ресурсов могут отображаться также отпуска, индивидуальные выходные дни и т.д.

Чтобы изменить календарь рабочего ресурса, нужно:

1. Дважды щелкнуть по имени ресурса. Появится диалоговое окно Сведения о ресурсе.

2. Выбрать закладку Рабочее время и изменить рабочее в определенный день (см. рисунок 11)

Рисунок 11. Рабочее время отдельных ресурсов

Назначение материальных ресурсов задаче

Материальные ресурсы – это материалы и оборудование, используемые при выполнении задачи. Например, «бумага ксероксная», единицы измерения материалов – уп., стандартная ставка – 100р.

Количество материала, использованного в ходе выполнения задачи как функция длительности, может быть фиксированным или переменным. Если будет использовано одно и тоже количество материала, вне зависимости от того, сколько времени потребуется на выполнение задачи – 2 дня или две недели, то говорят, что материал имеет фиксированное потребление. Если же при увеличении длительности задачи количество потребляемого материала увеличивается, а при сокращении – уменьшается, то говорят, что данный материал имеет переменное потребление. Чтобы указать для материала переменный характер потребления, введите количество материала, потребляемого за период времени, в поле Единицы назначения: например, 1/неделя или 3/день. Указанное количество будет отображаться с соответствующей меткой, например, 1 уп./неделя или 3 кг/день. На рисунке 12 представлен вариант назначения материальных ресурсов с фиксированным (бумага ксероксная) и переменным (скрепки для бумаг) потреблением. Назначение выполнялось с помощью окна Назначение ресурсов.

Рисунок 12. Назначение материальных ресурсов с переменным и фиксированным потреблением