Доповідна записка

18.01.11

Про відрядження Степанової І.І.

Прошу відрядити доцента кафедри Степанову І.І. до м.Ужгорода з 25 по 30 січня 2011 року для виступу з доповіддю на науковому семінарі в Ужгородському університеті.

Завідувач кафедри (Підпис) Розшифрування підпису

Зразок пояснювальної записки:

	Деканові фізичного факультету проф. Гурову А.В. студента І курсу спеціальності “Екологія” Суркова П.Г.
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА Про порушення навчальної дисципліни 25 грудня 2010 року через погану роботу транспорту я спізнився на І пару і не був допущений на заняття. За домовленістю з викладачем цю тему відпрацюю у консультаційний день доц.Тимощука О.В. 29 грудня 2010 року. Підпис 26.12.10

Зразок службової записки:

Філологічний факультет	Завідувачеві кафедри української філології і культури доц. Лукаш Г.П.
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА 20.12.2010 Про подання пропозицій для складання розкладу роботи викладачів Прошу в термін до 30 грудня 2010 року подати диспетчеру інформацію про навантаження викладачів кафедри для своєчасного і раціонального складання розкладу занять на ІІ семестр 2010/2011 навчального року. Диспетчер Підпис Розшифрування підпису

Завдання 78. Прочитайте документ, відредагуйте текст і допишіть відсутні реквізити.

Директору фірми “Омега”

Ященку С.К.

Пояснювальна записка

Я був відсутній на виробничій нараді через погане самопочуття і необхідність відвідати зубного лікаря.

Головний бухгалтер фірми (підпис)

Завдання 79. Напишіть службові записки:

• про порушення дисципліни студентами вашої групи;

• про відрядження найкращих студентів групи на Всеукраїнську студентську олімпіаду знавців рідної мови..

Завдання 80. Ознайомтесь із правилами укладання довідки.

Довідка - це документ, у якому засвідчуються факти із життя чи діяльності особи чи установи. Довідки бувають особистого чи службового характеру. Реквізити:

- назва установи (структурного підрозділу), що видає довідку;

- дата видання;

- номер;

- назва виду документа;

- текст;

- призначення (розміщується або після тексту, або в правому верхньому кутку);

- підписи посадових осіб;

- печатка.

Зразок:

Донецький національний університет

ДОВІДКА

«17» вересня 2011р.

№ 95 м.Донецьк

Пану Іванову Василю Петровичу в тому, що він навчається на ІІ курсі економіко-правового факультету ДонНУ заочної форми навчання.

Видана для подання за місцем вимоги.

Інспектор

відділу кадрів Підпис Розшифрування підпису

Печатка

Завдання 81. Продовжте речення:

Довідка – це документ, який…

За змістом довідки поділяються на …

Найчастіше довідки оформляють на …

Від руки заповнюють тільки …

Цей документ містить такі реквізити …

Завдання 82. Напишіть довідку про місячний оклад вчителя історії ЗОШ №52 Гончаренка Михайла Валерійовича для подання до відділу аспірантури Донецького національного університету.

Завдання 83. Оформіть довідку, у якій йдеться про те, що Василенко Василь Олексійович є студентом ІІІ курсу юридичного факультету Харківського національного університету.

Завдання 84. Ознайомтесь із правилами укладання протоколу і витягу з протоколу.

ПРОТОКОЛ – документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорень питань. Протоколом оформляється також діяльність слідчих органів, органів охорони громадського порядку і т.д.

За способом і повнотою запису протоколи поділяють на групи:

1. Стислі, в яких фіксуються лише ухвали.

2. Повні, які, крім ухвал, містять виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, в яких усі виступи записано дослівно.

Реквізити:

• назва виду документа (протокол);

• порядковий номер протоколу;

• назва зборів, конференції, засідання, наради;

• назва підприємства, організації;

• дата;

• місце проведення зібрання;

• кількісний склад учасників;

• посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

• порядок денний;

• текст;

• перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

• підписи керівників зборів, конференції, засідання (голови й секретаря).

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ – один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам).

Реквізити:

• назва виду документа (витяг з протоколу);

• номер протоколу, з якого зроблено витяг;

• назва органу, засідання, наради;

• дата;

• текст з цього питання;

• дата видачі витягу;

• підпис секретаря або голови засідання;

• печатка.

Завдання 85. Виправте помилки (лексичні, граматичні та орфографічні) в тексті документа. Відредагуйте текст; допишіть відсутні відомості.

ПРОТОКОЛ

загальних зборів студентів ІІІ курсу філологічного факультета

Донецького національного університету

04.12.2012 м. Донецьк

Голова: Кузьмирчук Є.О.

Присутні: декан факультету проф..Отін Є.С.Ю доц.Першина К.В., студенти ІІІ курса

Повістка дня:

Про підготовку до зимової екзаменаціонної сесії.

Продисципліну та успішність студентів ІІІ курсу.

І. Слухали: Інформацію старости групи Микитенко Дениса.

Ухвалили:

1. До 20.12.03 ліквідувати сі негативні оцінки..

2. Про стан успішності відстаючих студентів доповісти батькам.

ІІ. Слухали:….

Секретар зборів (підпис) Гришина М.В.

Завдання 86. Оформіть витяг із виправленого вами тексту протоколу.

Завдання 87. Напишіть протокол зборів студентів вашої групи із поданим порядком денним. Вкажіть назву навчального закладу, факультету, групи, посаду та прізвище голови й секретаря зборів, куратора групи.

1. Звіт про результати виробничої практики. 2. Підготовка до Дня факультету.

Практичне заняття 9. Етикет службового листування

План:

1. Етикет ділового листування.

2. Класифікація листів.

3. Реквізити листів та їх оформлення.

4. Різні типи листів.

Література:

• Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс : навч. посібник / В.І.Мозговий. – К. : Центр учбової літ., 2010. – С.476-486.

• Шевчук С.В. Ділове мовлення. Модульний курс : підручник / С.В.Шевчук. – К. : Літера ЛТД, 2003. – 143-154.

• Шевчук С.В. Українська мова за професійним спрямуванням: підручник / С.В.Шевчук, І.В.Клименко. – К. : Алерта, 2012. – С.391-482.

Завдання 88. Прочитайте текст. Дайте йому назву. Напишіть план відповіді.

Ділове листування вимагає дотримання норм і правил письмової мови.

Норми і правила такого етикету передбачають, що вважається припустимим у діловому листуванні, а що — неприпустимим. Це зумовило низку змін при використанні в діловому листуванні словесних формул для дотримання ділового етикету.

Найчастіше в діловому листі виражають не індивідуальні, а групові інтереси фірм, підприємств, установ та організацій. Тому текст такого листа викладають не так від власного "Я", як від власного "ми".

Коли необхідно виокремити юридичну або посадову особу як джерело дій, що пропонуються для виконання або фіксуються, застосовують кліше на кшталт: "Юридична служба фірми роз´яснює...", що "Оплата гарантується", "Лист відправлено", "Вашу телеграму отримано" або "Терміни початку робіт уже визначено". Якщо необхідно наголосити небажаність або незаконність дій, що відбуваються неодноразово, використовують недосконалий вид дієслова, наприклад: "Ваші співробітники постійно порушують правила техніки безпеки". Коли треба зазначити, що дія уже відбулася, використовують доконаний вид дієслова: "Колектив фірми вже приступив до своєї звичайної роботи".

Вставні слова та звороти вможливлюють урізноманітнення відтінків у тоні ділового листування. Зіставимо такі пропозиції: "Просимо надіслати технічну документацію, що зберігається у вашому відділі". Таку саму пропозицію, але із вступним словом: "Просимо надіслати технічну документацію, що, найімовірніше, зберігається у Вашому відділі" — одразу зведено нанівець категоричність, а фраза стає тактовнішою і коректнішою.

Порівняймо ще дві фрази: "Ваше прохання не може бути задоволено" та "На жаль, Ми не можемо задовольнити Ваше прохання". Як бачимо, друга фраза, з огляду на норми етикету, буде доречнішою, оскільки відбиває більшу повагу, коректність і делікатність до адресата.

Наскільки вставні слова зменшують сухість ділового листування і надають відтінок шанобливості, можна побачити на прикладі такої пропозиції: "Фірма просить, якщо це можливо, надіслати свого представника на засідання експертної комісії з проблем якості нашої продукції", або "Як Вам уже відомо, ми дуже зацікавлені в придбанні продукції Вашої фірми". Отже, вставні слова дають можливість внести в листування елементи доброзичливості в спілкуванні з партнером, що забезпечує поважне ставлення до його професійного самолюбства.

В етикеті ділового листування неабиякого поширення набули форми "Шановний" (шановні) колего(и)!"; "Дорогі колеги!" — форма більш емоційна, що є доречною у листах-вітаннях.

Бажано бути максимально коректним, формуючи відмову, щоб не втратити вигідного партнера. Перш ніж відмовити, спершу слід докладно пояснити, чим зумовлена відмова. Лише в такому разі відмова не справить різко негативного враження.

У ділових листах грубість, нетактовність і будь-який інший вияв неповаги до адресата неприпустимі: трапляються, на превеликий жаль, елементарні порушення ділового етикету, коли очікуваний результат неначе нав´язують адресату, наприклад "Надсилаємо Вам останній варіант проекту трудової угоди... Просимо розглянути і затвердити". Порушення етикету в тому, що зазначена угода може бути й не затверджена;

діловій людині не завжди байдуже, хто підписав адресований їй лист: відповідь на лист, підписаний директором, також має підписати директор (або принаймні — його заступник) і навпаки: відповідь на лист, підписаний заступником директора, може підписати директор.

Завдання 89. Назвіть реквізити листа та їх оформлення (за С.В.Шевчук).

Завдання 90. Назвіть етикетні формули, доречні в листах-повідомленнях.

Завдання 91. Складіть лист-подяку, використовуючи такі конструкції: “Щиро дякуємо за привітання…”, “У цьому листі я хочу висловити Вам щиру вдячність за запрошення…”, “Насамперед дозвольте подякувати Вам за те, що знайшли час і змогу…”, “Я у великому боргу перед Вами…”, “Не знаю, як Вам дякувати. Ви зробили мені велику послугу” та ін.

При написанні листа пам’ятайте: звертаючись до декількох осіб, займенники ви, вам, вас… слід писати з малої букви.

Завдання 92. Складіть лист-вітання, використовуючи конструкції: “Щиросердно вітаємо з…”, “Від щирого серця вітаю Вас з …”, “Зичимо активного творчого довголіття, здоров’я, радості, добра”, “У цей приємний для Вас та всіх нас день бажаємо Вам …” і под.

Завдання 93. Складіть лист-запрошення, використовуючи конструкції: “Дозвольте запросити Вас на…”, “Нам буде приємно бачити вас серед гостей…”, “Сподіваємося незабаром зустрітися з Вами…”, “Будемо вдячні, якщо Ви зможете виступити перед…”, “Гадаємо, Ви не відмовитеся відвідати…” та ін.

Завдання 94. Відредагуйте лист. Виправте помилки.

Шановний Олександр Іванович!

25.03.2012 у нашому університеті буде проводитися наукова конференція з цікавих для вас проблем.

Якщо зможете, повідомте нас, будь ласка, чи зможете Ви прийняти в ній участь і зробити доклад.

Завжди Ваш …

Завдання 95. Прочитайте службові листи. Охарактеризуйте їх за функціональною ознакою.

І. Просимо Вас взяти участь у нараді завідувачів кафедр української мови Донецького регіону з питання проведення олімпіади з української мови серед студентів нефілологічних спеціальностей.

Нарада відбудеться 25 квітня 2012 року у конференц-залі Донецького національного університету за адресою: вул. Університетська, 24., м. Донецьк, 83055.

Реєстрація учасників – з 9-00.

Початок роботи о 10-00.

2. Повідомляємо, що положення про преміювання робітників структурних підрозділів необхідно подати не пізніше як 15 лютого 2012 року.

3. Нагадуємо, що строк здачі положень про преміювання робітників структурних підрозділів закінчується 15 лютого 2012 року.

Просимо терміново надати необхідні матеріали.

4. На ваш лист від 02.01.2012 р. повідомляю, що оплату за ремонт комп’ютерів проведено вчасно. Для підтвердження оплати надсилаю копію платіжного доручення.

5. Просимо прийняти для проходження виробничої практики 10 (десять) студентів економіко-правового факультету спеціальності «Правознавство».

Завдання 96. Напишіть дружнього й офіційного листа, використовуючи непоширені й поширені звертання.

Завдання 97. Напишіть лист-подяку своєму спонсорові чи благодійникові, принагідно висловивши надію на подальшу його підтримку.