Модуль 1. Теоретичні осно-ви складання звітності підприємств з автоматизо-ваним та частково автоматизованим веденням обліку
Тема 1. Звітність як елемент інформаційної системи підприємства
Під час вивчення цієї теми студенти повинні: ознайомитись зі структурою інформаційної системи підприємства, дослідити результат функціонування інформаційної системи підприємства, вивчити взаємозв’язки звітності з іншими елементами інформаційної системи підприємства
Ключові терміни: інформація, система, облікова інформація, інформаційні технології, автоматизація складання звітності.
Методичні поради до вивчення теми: Перелік питань:
Структура інформаційної системи підприємства
Звітність – результат функціонування інформаційної системи підприємства
Взаємозв’язки звітності з іншими елементами інформаційної системи підприємства
Інформація – відомості, що зменшують невизначеність поточного стану об’єкту.
Економічна інформація – інформація, що стосується діяльності економічного суб’єкту господарювання.
Облікова інформація – це економічна інформація, що характеризує здійснені на підприємстві господарські операції.
Закон України "Про інформацію" визначає інформацію як документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі
Згідно з Концепцією створення Єдиної державної автоматизованої паспортної системи, затвердженою Кабінетом Міністрів України, інформація - це сукупність відомостей, знань і повідомлень про об'єкт, явища і процеси
Звітність – набір узагальнюючих показників, які використовуються для надання підсумкової характеристики явища, об’єкту або процесу.
Автоматизація – використання технічних, економіко-математичних методів та систем управління, які дозволяють частково або повністю звільнити людину від участі у процесах одержання, перетворення, передачі й використання енергії, матеріалів або інформації.
Автоматизація складання звітності – набір технічних засобів та технологічних способів та прийомів, які дозволяють здійснювати розрахунок показників звітності на підставі даних первинних документів та/або автоматично формувати форми звітності на підставі внесеної інформації без участі людини-бухгалтера.
Інформаційна система (рис. 1.1) – організований набір елементів, що збирає, обробляє, передає, зберігає, та надає дані. Компонентами інформаційної системи є інформація, інформаційні технології, організаційна структура підприємства та функціональні компоненти.
Рис. 1.1. Структура інформаційної системи підприємства
Інформація — це відомості, представлені в документах і масивах інформації на машинних носіях. Інформація ІС відповідає на запитання «що?», відповідає поняттю предмета і засоби праці. Як предмет праці інформація є об'єктом збору, реєстрації, обробки, збереження, передачі. Як засіб праці керуюча інформація впливає на об'єкт управління. Інформація може розглядатися на синтаксичному, семантичному і прагматичному рівнях представлення.
Інформаційні технології обумовлюють способи, методи і засоби збору, реєстрації, передачі, збереження, обробки і видачі (поширення або публікації) інформації в ІС. Інформаційні технології відповідають на запитання «як, за допомогою чого?».
Організаційні одиниці управління — це структурні підрозділи, управлінський персонал (користувачі), що виконують функції управління з використанням засобів інформаційних технологій ІС.
Функціональні компоненти ІС — сукупність функціональних підсистем, комплексів задач і процедур обробки інформації, що реалізують функції системи управління.
Бухгалтерська звітність - звітність, що складається на підставі даних бухгалтерського обліку для задоволення потреб певних користувачів.
Фінансова звітність - бухгалтерська звітність, що містить інформацію про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства за звітний період.
Звітність (рис.1.2) є підсумковим етапом роботи інформаційної системи підприємства, вона ґрунтується на всій інформації, що була зібрана інформаційною системою підприємства, належним чином опрацьована і представлена у вигляді, придатному для подання внутрішнім та зовнішнім користувачам.
Рис. 1.2. Структура процесу узагальнення облікової інформації
В залежності від особливостей формування звітності слід виділити наступні види звітності:
Звітні документи, що є первинним документом бухгалтерського обліку і є підставою для інших документів та інших форм звітності: Калькуляція собівартості продукції, звіт про використання коштів виданих на відрядження або під звіт.
Звітні документи що узагальнюють інформацію за проблемними питаннями, формування яких не вимагає закриття облікового періоду: звіт про витрати матеріалів, звіт про витрати на виробництво, інші форми управлінської звітності.
Звітність, що формується на підставі даних бухгалтерського обліку і потребує закриття облікового періоду: баланс, звіт про фінансові результати.
Звітність, що потребує ведення додаткового обліку окремих операцій: податкова звітність, окремі види управлінської звітності.
В залежності від періодичності подання звітність слід розподілити на разову, періодичну з невизначеним періодом подання, періодичну з визначеним періодом подання.
Звітність як одна із складових інформаційної системи підприємства має бути пов’язана з іншими складовими (рис.1.3). Зв’язки звітності та інших компонентів можуть бути як односторонніми – тобто звітність є видом забезпечення інформаційної системи так і двосторонніми – обмін інформацією між звітністю та іншим компонентом інформаційної системи.
Рис.1.3. Місце звітності в інформаційній системі підприємства
Звітність підприємства як елемент інформаційної системи має декілька аспектів:
Звітність як інформація – узагальнюючі показники, що надають оцінку результатам діяльності підприємства.
Звітність як інформаційна технологія – набір способів та прийомів, за допомогою яких обчислюються показники звітності та доводяться до користувачів.
Звітність як організаційний компонент – сукупність методів впорядкування праці облікових працівників.
Звітність як окремий функціональний компонент – сукупність засобів по контролю діяльності підприємства за узагальнюючими показниками.