Тема 4. Автоматизоване складання звітності в умовах неавтоматизованого чи частково автоматизованого обліку
Під час вивчення цієї теми студенти повинні: визначити та дослідити особливості інформаційної системи підприємства з частковою автоматизацією обліку, дослідити особливості процесу автоматизованого складання звітності на підприємствах з частковою автоматизацією, охарактеризувати спеціалізовані програми складання звітності.
Ключові терміни: частково автоматизація обліку, повна автоматизація обліку, неавтоматизований облік
Методичні поради до вивчення теми: Перелік питань:
Особливості інформаційної системи підприємства з частковою автоматизацією обліку
Особливості процесу автоматизованого складання звітності на підприємствах з частковою автоматизацією
Характеристика спеціалізованих програми складання звітності
В сучасних умовах господарювання повна автоматизація облікових та управлінських процесів на підприємстві неможлива, бо підприємство діє в умовах ринку, що постійно змінюється. Складність, а іноді і неможливість автоматизації управлінських та облікових процесів окремого підприємства призвели до появи частково автоматизованих облікових та управлінських систем. Призначенням таких систем стало раціональне поєднання автоматизованої ручної праці виконавців, що дозволяє досягти належного результату за мінімальних витрат на автоматизацію. Зважаючи на достатньо тривалий період окупності автоматизованих інформаційних систем, даний напрямок розвитку інформаційних систем є достатньо популярним.
Часткова автоматизація обліку – спосіб здійснення автоматизації обліку, за якого за допомогою засобів обчислювальної техніки виконується частина комплексу облікових операцій, а операції узагальнення та обміну інформацією здійснюються працівником бухгалтерії.
При частковій автоматизації облікових та управлінських процесів інформаційна система підприємства приймає наступний вигляд, в залежності від підходу до автоматизації (рис. 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5).
Рис. 4.1. Структура частково автоматизованої системи обліку, де за допомогою комп’ютерних програм складаються лише первинні документи
Рис. 4.2. Структура частково автоматизованої системи обліку, де за допомогою комп’ютерних програм ведеться облік за окремими операціями
Рис. 4.3. Структура частково автоматизованої системи обліку, де за допомогою комп’ютерних програм ведеться синтетичний облік
Рис. 4.4. Структура частково автоматизованої системи обліку, де за допомогою комп’ютерних програм ведеться облік за окремими напрямками
Рис. 4.5. Структура частково автоматизованої системи обліку, облік ведеться за допомогою кількох різних програм
Основними принципами часткової автоматизації є:
1. Мінімізація витрат на проведення автоматизації
2. Мінімізація кількості облікового та обслуговуючого персоналу
3. Забезпечення взаємного обміну інформацією між окремими автоматизованими та неавтоматизованими елементами.
4. Здійснення контрольних операцій людиною.
Часткова автоматизація надає наступні переваги:
1. Зменшення витрат на автоматизацію та впровадження програм
2. Більша гнучкість при створенні інформаційної системи
3. Більша зручність роботи для окремих користувачів
Часткова автоматизація обліку та управління підприємством має наступні недоліки:
1. Високі вимоги до рівня кваліфікації виконавців
2.Зниження оперативності отримання інформації
3. підвищення імовірності помилки
4. Складеність виявлення помилок
5. Необхідність виконання значного обсягу операцій копію звітності підприємства за даними ручних розрахунків або з використанням інформації різних програмних пакетів.
В умовах часткової автоматизації обліку звітність підприємства складають 2 групи звітів за особливостями їх формування: звіти, що формуються автоматично, послідовність формування яких не відрізняється від послідовності формування звітів в інтегрованих системах обліку; звіти, які формуються вручну за результатами зведення інформації з інформаційних баз декількох комп’ютерних програм.
Особливістю процесу складання звітності в інформаційній системі підприємства з частковою автоматизацією обліку є значний відсоток операцій взаємного контролю, які виконуються постійно в процесі формування єдиної інформаційної бази підприємства, відповідно до інформації якої і буде складена звітність.
Часткова автоматизація ведення бухгалтерського обліку вимагає високого рівня кваліфікації фахівців, що працюють в обліково-контрольній системі підприємства. Це обумовлено тим, що найбільш відповідальні операції поєднання інформаційних баз частково автоматизованих ділянок обліку на підприємстві здійснюється вручну, що значно підвищує імовірність помилки та ускладнює процес її пошуку.
На етапі організації обліку, перед початком складання звітності головний бухгалтер підприємства та його заступники зобов’язані визначити перелік підсумкових показників за кожним напрямком обліку, відповідно до яких буде здійснюватися поточний контроль перенесення даних в процесі складання звітності. Також перед складанням звітності повинна бути розроблена послідовність перенесення результатів роботи за окремими ділянками обліку до інформаційної бази, за якою буде проведено розрахунок показників звітності.
Послідовність процесу складання звітності в умовах часткової автоматизації обліку є наступною:
1. Перевірка факту реєстрації та внесення до облікових регістрів інформації про всі виконані господарські операції.
2. Розрахунок контрольних значень спеціалізованих показників за окремими напрямками обліку, за якими облік ведеться вручну або за допомогою спеціалізованих програм.
3. Формування пакетів експорту-імпорту, призначених для обміну інформацією між окремими комп’ютерними програмами або між програмами та бухгалтерами.
4. Здійснення імпорту інформації до інформаційної бази, за якою буде складено звітність.
5. Перевірка значень контрольних показників підсумкової інформаційної бази та виявлення та усунення помилок.
6. Складання добротно-сальдової відомості за підсумковою інформаційною базою.
7. Розрахунок звітних показників та їх взаємоузгодження.
8. Виявлення помилок при розрахунку звітних показників, їх усунення з одночасним контролем за значеннями контрольних показників.
9. Заповнення форм звітності та їх подання.