Тема 7. Електронна звітність: проблеми та перспективи існування

Під час вивчення цієї теми студенти повинні: визначити значення електронної звітності та вивчити основіні поняття, пов’язані з її застосуванням, ознайомитись з особливостями процесу складання та подання електронної звітності, дослідити проблеми та перспективи існування електронної звітності.

Ключові терміни: електронна звітність, фінансова звітність, процес подання звітності, адресат електронної звітності, внутрішній та зовнішній користувач.

Методичні поради до вивчення теми: Перелік питань:

1. Електронна звітність: значення та поняття.

2. Особливості процесу складання електронної звітності.

3. Особливості подання електронної звітності.

4. Актуальні проблеми існування електронної звітності.

5. Перспективи існування електронної звітності

Електронна звітність – звітність підприємства складена у встановленому чинним законодавством України, захищена електронним цифровим підписом підприємства, та призначення для подання для зовнішніх користувачів.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами цього Закону.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб - місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

Процес складання електронної звітності підприємства відрізняється в залежності від її адресата:

У випадку, коли адресатом електронної звітності є внутрішній користувач – всі повноваження по формуванню електронної звітності надані саме цьому користувачеві, він визначає форму звітності, період, за який вона буде складена, характер представлення результатів та ступінь деталізації показників. Це надає можливість внутрішньому користувачеві звітної інформації підприємства отримати якнайбільш повну інформацію про діяльність підприємства з потрібним саме для цього користувача рівнем її деталізації. В умовах подання внутрішньої звітності немає потреби в її захисті від несанкціонованого доступу, оскільки права доступу до інформації та права на виконання окремих операцій з цією інформацією визначаються на етапі налаштування комп’ютерної системи обліку підприємства. Необхідність забезпечення доступу окремого працівника до інформації звітності обумовлює потребу надання даному працівникові права на формування даної форми звітності. Вважається, що несанкціонований доступ до інформаційної системи підприємства з середини підприємства ускладнений внутрішніми паролями працівників та обмеженнями їх прав доступу, а доступ до інформаційної бази ззовні неможливий.

При складанні звітності для зовнішнього користувача, процес її складання не завершується на етапі перенесення розрахованих показників діяльності підприємства, стану його активів та пасивів до визначених форм звітності, а переходить до наступної стадії обумовленої особливостями електронної звітності:

1. Необхідність поєднання звітності окремого підприємства в єдиний пакет, що і буде поданий до зовнішніх користувачів. Формування єдиного пакету звітності можливе у комп’ютерній системі «Бест-ЗВІТ» або «Бест-ЗВІТ+» а також у середовищі спеціалізованих програм звітності. Дані програми дозволяють поєднати декілька форм звітності до єдиного файлу, який може бути імпортований до програми, що використовується користувачем. Зазвичай, в ролі такої програми використовується система «Бест-ЗВІТ+», або відповідна спеціалізована програма.

2. Необхідність захисту створеного пакету від змін на самому підприємстві, на його маршруті руху до зовнішнього користувача. Захист створеного пакету звітності здійснюється в трьох напрямках: забезпечення незмінності інформації файлу, захист від випадкового пошкодження та запобігання втраті інформації, та контроль руху файлу за засобами електронного транспорту.

Найпростішим засобом контролю збереження недоторканості інформаційного файлу є встановлення його контрольної суми і перевірка відповідності файлу та його контрольної суми на всіх етапах руху. Зважаючи на можливість пошкодження файлу під час його руху до файлу додається спеціалізована частина, яка дозволяє відновити інформацію файлу при частковому його пошкодженні. Контроль за засобами електронного транспорту (системи прямого обміну електронної інформації, поштові системи та системи електронної пошти мережі Internet) забезпечується за допомогою спеціалізованих контрольних повідомлень та протоколів обміну, які підтверджують факт передачі або отримання файлу, для контролю відкриття повідомлення електронної пошти використовуються так звані «підтвердження про доставку листа» та «підтвердження про прочитання листа», а також інформації про руш листа, що відображається у спеціалізованій його частині – так званому «заголовку». Для запобігання можливості доступу до пакету звітності іншою особою, що не є адресатом даного пакету звітності використовують шифрування листів за допомогою методів відкритого ключа, коли інформація листа електронної пошти шифрується за допомогою 2 ключів – ключа відправника та ключа адресата, що унеможливлює швидкий доступ до інформації пакету звітності третьої особи. Системи шифрування дозволяють захистити інформацію від несанкціонованого доступу третіх осіб, проте не забезпечують її незмінність від дій особи, що має електронний ключ адресата.

3. Необхідність захисту звітності від можливих її змін у адресата звітності. Оскільки пакет електронної звітності буде використовуватися установою, що є адресатом даного пакету необхідно забезпечити його незмінність в процесі використання і з іншого боку потрібно передбачити можливість внесення змін до пакету працівниками підприємства, що подає звітність, у випадку самостійного виявлення ними помилок. Це досягається за допомогою електронного підпису документа, який дозволяє обмежити доступ до змісту документу який вже було підписано електронним підписом.

4. Необхідність чіткої ідентифікації осіб, які виконували операції із звітністю, що дозволяє розподілити відповідальність між виконавцями, що приймали участь в складанні, передачі, прийманні та обробці звітності. Забезпечується за допомогою електронного підпису, що обумовлює необхідність розподілу електронних підписів між виконавцями підприємства, що складає та подає звітність, та працівниками установи-користувача звітності. Створення ієрархії електронних підписів дозволяє розмежувати обов’язки та відповідальність осіб, які приймають участь в роботі над електронним пакетом звітності, однозначно ідентифікувати особу, яка виконувала операції з даним пакетом звітності або з окремою формою звітності та надає можливість відстежити зміни внесені даними особами, або взагалі заборонити їм змінювати вміст електронного документу.

5. Необхідність забезпечення зрозумілості та доступності звітності для зовнішнього користувача. Досягається за допомогою використання уніфікованого програмного забезпечення, яке дозволяє здійснювати обмін файлами встановленої структури, що використовується на установах, що складають та подають звітність, та на установах-користувачах звітності. На території України таким уніфікованим програмним засобом для подання фінансової звітності є система «Бест-Звіт» та її модифікації. В електронному вигляді звітність постійно зобов’язані подавати установи банків та бірж.

Для безпечного подання звітності платника податків до державних органів засобами електронної пошти можна використовувати програмний комплекс "БЕСТ-ЗВІТ+" - перший такий продукт, в який вбудована складна система захисту інформації з використанням алгоритму шифрування з асиметричними ключами. Захист асиметричними ключами здійснюється шляхом формування пари ключів - секретного та відкритого. Секретний ключ (СК) призначений для шифрування інформації і зберігається тільки у тієї сторони, яка формує та відправляє звітність. Одночасно з секретним генерується і відкритий ключ (ВК), який використовується для розшифровки інформації, зашифрованої тільки своїм парним секретним ключем. Саме він і передається іншій стороні. Такий підхід забезпечує досить надійний захист інформації.

Для імітації підтвердження оригіналу звичайного паперового документа - двох підписів відповідальних осіб і мокрої печатки підприємства - використовуються три пари ключів: пара бухгалтера і пара директора для електронного цифрового підпису поштового повідомлення, а також пара для шифрування. А оскільки державний орган не тільки приймає повідомлення, але і відправляє платникам податків повідомлення про прийом їх звітів, генерується ще дві пари ключів державному органу - для підпису і для шифрування. Таким чином, всього в процесі обміну повідомленнями використовується п'ять пар ключів захисту інформації.

До початку роботи після генерації ключів сторони мають обмінятися своїми відкритими ключами. Генерацію ключів, настройку поштового клієнта та передачу ключів іншій стороні здійснюють представники компанії "Бест Звіт" або уповноважені нею організації.

На практиці це виглядає таким чином. Співробітник уповноваженої організації (консультант) отримує в державному органі його відкриті ключі і приїжджає до офісу клієнта. Використовуючи спеціальне програмне забезпечення, консультант генерує у клієнта дві дискети з секретними ключами клієнта і відкритими ключами державного органу (дискету бухгалтера і дискету керівника), а також окрему дискету з відкритими ключами клієнта. Ця остання дискета передається до державного органу, де відкриті ключі реєструються в АРМ збору і обробки звітності. Після цього автоматично формується та з необхідними мірами захисту відсилається повідомлення, що поштова служба працює: якщо клієнт отримав та прочитав його - система налагоджена вірно і можна починати проводити відправку звітності.

Для того щоб почати відсилати звітність засобами електронної пошти, необхідно виконати кілька технічних та організаційних умов:

1. Клієнт повинен мати власну зареєстровану адресу електронної пошти. Якщо в одному комплексі "Бест-Звіт+" готується звітність кількох підприємств, для кожного з них необхідно мати індивідуальну поштову скриньку (адресу електронної пошти). На комп'ютері клієнта повинна бути встановлена підтримка стандартних поштових протоколів (SMTP і POP3).

2. На комп'ютері клієнта також повинен бути встановлений програмний комплекс "Бест-Звіт+" версії 7 або вище.

3. Клієнт повинен укласти з відповідним державним органом спеціальний договір про передачу звітності засобами електронної пошти. Цей договір передбачає право платника податків подавати звітність в електронному, відповідним чином зашифрованому, вигляді.

4. Укласти договір з організацією, яка має ліцензію Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем і захисту інформації СБУ на право проведення робіт в області криптографічного захисту конфіденційної інформації, на виконання робіт з установки, налагодження, навчання та гарантійного супроводу програмного комплексу підготовки та подання звітності засобами електронної пошти. Договір передбачає: надання носія з програмним забезпеченням; генерацію та надання секретних та відкритих ключів клієнта для забезпечення конфіденційності інформації, що буде передаватися засобами електронної пошти; встановлення та настройку програмного комплексу в офісі клієнта; навчання персоналу роботі з програмним комплексом; передачу відкритих ключів в державний орган; ліцензійний супровід та консультаційну підтримку за телефонами гарячої лінії.

5. Подання звітності має проводитися у встановлений законодавством термін. Крім того, платник податків не звільняється від зобов'язання готувати та зберігати у себе оригінали документів на папері (з підписами та мокрою печаткою), але має право надавати ці документи для перевірки тільки в разі письмової вимоги державного органу.

Незважаючи на неодноразові спроби забезпечити складання та подання електронної звітності підприємствами України на сьогодні основним способом подання звітності лишається подання звітності на матеріальних (паперових) носіях. Це обумовлено наступними причинами:

1. Високі вимоги до фахівців, які обумовлює автоматизоване складання звітності. Подання електронної звітності за умови ручного розрахунку показників економічно недоцільне.

2. Витрати на придбання та обслуговування комп’ютерних програм складання електронної звітності та на придбання належної обчислювальної техніки.

3. Витрати на навчання персоналу.

4. Психологічна інерційність бухгалтерів та керівників підприємств.

5. Тимчасове ускладнення процедури складання та подання електронної звітності, викликане необхідністю отримання та узгодження ключів електронного цифрового підпису з зовнішніми користувачами.

6. Неузгодженість та недосконалість законодавства щодо електронного документообігу.

7. Нестабільність законодавства з приводу фінансового обліку і звітності, що не дозволяє забезпечити вчасний автоматизований розрахунок окремих форм звітності.

Електронна звітність – наступний обов’язків етап розвитку звітності підприємств та організацій. Її впровадження обумовлене потребою оперативного звітування перед зовнішніми та внутрішніми користувачами, та необхідність подання цим користувачам достатньо детальної інформації, рознесеної за видами діяльності та за окремими структурними підрозділами підприємства. Впровадження електронної звітності –инеобхідність обумовлена сучасним розвитком інформаційних відносин суспільства.

1. Збільшення кількості поданих електронних звітів.

2. Підвищення оперативності подання звітів.

3. Збільшення аналітичного рівня звітності.

4. Спрощення порядку подання електронної звітності.