Необходимые сведения из теории:
Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, предназначены регистры бухгалтерского учета. Учетный регистр – это обобщающий документ (таблица) заданной формы и содержания, систематизиру4ющий экономическую информацию по требуемым признакам. Регистры ведутся в специальных журналах, бухгалтерских книгах, на отдельных листах или карточках, на магнитных носителях, в виде машинограмм и проч. Существуют и регистры синтетического, и регистры аналитического учета.
Порядок сочетания установленных видов учетных регистров, последовательность и способы производства учетных записей в них – форма бухгалтерского учета. Существуют мемориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированная формы учета. Для малых предприятий существует упрощенная форма ведения учета. В настоящее время организации сами выбирают форму ведения бухгалтерского учета. Форма учета определяется следующими признаками:
Количеством учетных регистров;
Структурой и внешним видом учетных регистров;
Последовательностью связи между документами и регистрами;
Способом их заполнения.
Мемориально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета
Мемориальный
ордер – это учетный регистр, указывающий
корреспонденцию счетов. Он составляется
по серии первичных документов или по
одному документу. При этой форме учета
по данным первичных документов составляют
мемориальные ордера, которые р
егистрируются
в регистрационном журнале, а затем в
Главной книге (регистре синтетического
учета). Аналитический учет ведется в
карточках, записи в которых делают на
основании первичных документов. По
данным синтетического и аналитического
учета составляют оборотные ведомости,
которые сверяют затем между собой.
Данные ведомостей служат для формирования
показателей отчетности.
- запись
-
сверка записей
Рис. 9. Мемориально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета
Каждая форма ведения учета имеет свои достоинства и недостатки. Так к достоинствам мемориально-ордерной формы относят: простоту всех учетных регистров по структуре и содержанию; легкость установления взаимосвязи между учетными регистрами.
Недостатками этой формы считаются: громоздкость основных учетных регистров; многократное перенесение данных из регистра в регистр; отрыв хронологической и систематической записей; отставание данных синтетического и аналитического учета; дополнительные затраты времени на составление форм отчетности.
В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно небольших организациях.
Журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета
Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются они на месяц на один синтетический счет или группу счетов. Каждый журнал-ордер имеет индивидуальный номер и может иметь различную форму. Запись в них производят ежедневно либо из первичных документов, либо из вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных. В этой связи отпадает необходимость ведения специальных хронологических регистров, а систематический и хронологический учет совпадают. В журналах-ордерах производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном регистре. Операции, по которым счет дебетуется, отражаются в Главной книге. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала-ордера отражают общую сумму кредитового оборота счета, а также суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующегося с ним счета.
В некоторых журналах-ордерах, по счетам которых предусмотрено большое количество аналитических данных, производится совмещение синтетического и аналитического учета (например, по счетам 66, 71, 10, 43 и проч.). Самостоятельный аналитический учет ведется в карточках или специальных книгах.
Принципы организации журнально-ордерной формы:
Накапливание первичных данных во вспомогательных учетных регистрах с одновременной группировкой по корреспондирующим счетам;
Основные учетные регистры этой схемы построения учета – журналы-ордера – совмещают систематическую и хронологическую запись;
Журналы-ордера формируются для группы синтетических счетов, обобщенных по какому-либо экономическому признаку;
Отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для составления отчетности;
Б
ухгалтерский
баланс и другие формы учета составляются
по данным журналов-ордеров, ведомостей
к ним и Главной книги.
Рис. 10. Журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета
Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетности. Достоинствами этой формы считаются:
- частичное совмещение синтетического и аналитического учета, полное совмещение систематической и хронологической записей;
- существенное сокращение масштабов аналитических работ;
- формирование большинства отчетных показателей непосредственно в учетных регистрах.
К недостаткам журнально-ордерной формы можно отнести сложность и громоздкость построения некоторых учетных регистров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета, относительная несвязанность некоторых учетных регистров между собой.
Автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета
От значительной части указанных недостатков свободна автоматизированная форма ведения учета, созданная на базе ЭВМ. Любая из описанных выше форм может быть автоматизирована. Для этого необходимо организовать автоматизированные рабочие места для бухгалтеров, приобрести набор компьютерных бухгалтерских программ, создать автоматизированную замкнутую систему сбора, обмена и обработки информации бухгалтерского учета. Один из вариантов автоматизированной формы учета представлен на рисунке.
Рис. 11. Автоматизированная форма бухгалтерского учета
В настоящее время организации активно переходят на автоматизированную форму и оснащаются многофункциональными ЭВМ-компьютерами, которые позволяют накапливать данные на современных машинных носителях. Применение этой формы учета обеспечивает: механизацию и повышение производительности учетных работ, высокую точность и оперативность учетных данных, увязку всех видов учета и планирования.
Предприятиям малого бизнеса разрешено использовать упрощенную форму ведения учета, при которой ведется два вида учетных регистров – Книга учета хозяйственных операций (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, денежных средств, производственных запасов, расчетов и проч.), являющихся регистрами аналитического учета. Состав регистров и порядок записи в них при упрощенной форме можно представить следующим образом (см. рис. 12):
Рис. 12. Упрощенная форма ведения бухгалтерского учета
На основе рекомендуемых форм организации имеют право разрабатывать свои оригинальные формы, совершенствовать учетные регистры, создавать программы регистрации и обработки данных бухгалтерского учета.