2.2.3. Фильтрация

Фильтрация — это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. Фильтрация данных позволяет выбрать из списка только те за­писи, которые удовлетворяют некоторому условию, заданному для столбца. Результаты фильтрации в случае не­обходимости проанализиро­вать их отдельно от всего списка. В Microsoft Excel доступны две команды для фильтрации списков:

• Автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора;

• Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.

В отличие от сортировки, фильтрация не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Результирующие строки можно форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их. В большин­стве случаев достаточно команды Автофильтр, который позволяет проводить отбор строк таблицы по простым условиям. Однако если нужно использовать сложные критерии для вы­борки данных или поместить ре­зультат фильтрации в отдельную область рабочего листа, следует восполь­зоваться командой Расширен­ный фильтр.

2.2.3.1. Автофильтр

Для применения Автофильтра в меню Данные выбирается пункт Фильтр, а затем  команда Автофильтр. Автофильтр предоставляет следующие возможности отбора строк списка:

• Отбор по наибольшему или наименьшему значению;

• Отбор строк списка, сожержащих заданный текст;

• Отбор пустых ячеек или ячеек со значениями;

• Отбор чисел, которые больше или меньше указанного значения;

• Отбор чисел, которые равны или не равны указанному значению;

• Отбор наибольших или наимельших чисел в процентном соотношении.

После выделения любой ячейки таблицы выполнение команды Данные – Фильтр -Ав­то­фильтр вызывает появление кнопок фильтра в заголовках полей таблицы. Стрелка фильтра в поле вызывает список критериев фильтрации. Можно использовать также логические критерии фильтра­ции.

2.2.3.2. Расширенный фильтр

С помощью команды Расширенный фильтр можно фильтровать список так же, как и с помощью команды Автофильтр, но при этом не отображаются раскрывающиеся списки для столбцов. Вместо этого в отдельном диапазоне условий над списком вводятся условие отбора. Диапазон условий позволяет произвести фильтрацию при более сложных условиях отбора:

• Два и более условий отбора для одного столбца

• данные, отвечающие одному условию, в одном столбце, или отвечающие другому условию, в другом столбце

• В качестве условия отбора можно использовать вычисляемое значение, являющееся результатом выполнения формулы.

Диапазон условий может быть расположен в любом сво­бодном месте листа. Результат отбора представляет собой отдельный список и может быть помещен на отдельном листе книги или на свободном месте текущего листа.

2.2.3.3. Сводные таблицы

Сводные таблицы предоставляют собой наиболее мощное средство анализа больших списков данных. Сводными называются таблицы, содержащие часть данных анализируемой таблицы, показанные так, чтобы связи между ними отображались наглядно. С помо­щью сводной таблицы можно быстро извлечь из больших баз данных необходимую информа­цию и одновременно выполнять различ­ные операции над выделенными данными: подведение итогов, сортировку и фильтра­цию. Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений. Поэтому, прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить соответствующим образом данные.