7.2. Характеристика организации как системы

Системный подход к организации представляет собой в большей степени способ мышления по отношению к организации и управления ею. Организацию следует рассматривать как основную единицу рыночной экономики, где принимаются управленческие решения, направленные на развитие всего сообщества.

Свойства организации как системы проявляются в следующих характеристиках:

система стремится сохранить свою структуру (проявление закона самосохранения);

система имеет потребность в управлении;

в системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее подсистем (проявление свойства эмерджентности и закона синергии).

Организация представляет собой систему как совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность, и в то же время сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, имеющее специфический набор взаимоувязанных целей. Организация, как правило, является открытой системой, так как взаимодействует с внешней средой неограниченное число раз. В любой организации реализуются три ключевых процесса: получение ресурсов из внешней среды, трансформация ресурсов в готовый продукт (или услугу) и передача его во внешнюю среду.

Организация как система координации поведения людей обеспечивает процесс достижения целей. Деятельность участников организации реализуется в рамках структуры и зависит от эффективности связей, установленных между ними. Для того чтобы организация эффективно выполняла свои функции по достижению целей, используют мотивацию, стимулирование, власть, лидерство, управление конфликтами, организационную культуру и др.

Ресурсы. Основные ресурсы, необходимые организации, – это люди (человеческие ресурсы), энергия, капитал, материалы и информация. Цели всякой организации (производственной или обслуживающей) включают трансформацию ресурсов.

Взаимодействие с внешней средой. Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимодействие с внешней средой. Ни одна организация не может быть абсолютно закрытой системой. Организация зависит от внешней среды как в отношении своих ресурсов, так и в реализации продуктов своей жизнедеятельности. Внешняя среда включает все силы и институты, с которыми организация сталкивается в своей оперативной или стратегической деятельности: экономические условия, законодательство, систему ценностных ориентиров, уровень технологий, конкурентов. Внешняя среда никогда не бывает стабильной, поэтому мало знать сущность своей «среды обитания» и природы ее изменений, надо уметь реагировать на эти изменения, а еще лучше – предвидеть или создавать изменения внешней среды, необходимые для развития организации.

Горизонтальное разделение труда. Важной характеристикой для любой организации является степень разделения труда, которая зависит от масштабов предприятия и уровня ее специализации. Разделение всех видов деятельности в организации на элементы работ обычно называется горизонтальным разделением труда. Оно направлено на специализацию функций работников организации. Например, выделение таких видов деятельности, как планирование, организация, координация, учет, контроль или создание подразделений по технологическому признаку – маркетинг, снабжение, производство, сбыт.

Подразделения. Любая сложная организация состоит из подразделений, которые выполняют конкретные задания и добиваются конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами. Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой совокупность людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели подразделения, вписывающейся в цели функционирования организации в целом.

Вертикальное разделение труда. Деятельность организации основана на иерархии управления, которая представляет собой управленческую подсистему организации. Вертикальное разделение труда отделяет координацию как самостоятельную функцию. Деятельность одних людей по координированию работы других людей и составляет сущность управления организацией.

Необходимость управления. Цель развития (или просто функционирования) организации рассматривается в качестве ориентира, выравнивающего индивидуальное целеполагание работников, и связей, обеспечивающих взаимодействие работников в процессе делегирования полномочий и ответственности. Для достижения данных целей задачи подразделений и работников организации должны быть взаимоувязаны (сбалансированы) посредством вертикального разделения, иерархии полномочий и ответственности, поэтому функция управления является существенно важной составляющей деятельности любой организации.

Организация как процесс, как функция управления связана с большим количеством разнообразных видов деятельности.

Для нормальной работы любая организация должна:

сформировать образ идеального состояния организации;

разработать миссию и стратегические цели;

сформировать стратегию развития организации;

определить содержание стратегии в виде функциональных стратегий, стратегических проектов и стратегических программ;

распределить функции производства и управления;

сформировать подразделения в соответствии с требуемыми функциями для реализации стратегии;

определить связи между подразделениями, сформировав структуру управления организации;

разработать сбалансированную систему показателей, обеспечивающую реализацию стратегии развития организации;

осуществить стратегические изменения в организации;

обеспечить системное функционирование организации как за счет управления внутренними процессами жизнедеятельности организации, так и путем активного взаимодействия с внешней средой.

Главными элементами любой организации являются люди, которые в свою очередь представляют собой сложные и многофакторные системы, управляемые на основе адаптивных механизмов. Поэтому важно, чтобы персонал организации сочетал различные типы личностей и в то же время был профессионально пригодным для достижения поставленных целей стратегического развития организации.