Особливості будови та порядок заповнення та перевірки облікових регістрів передусім визначаються формою ведення бухгалтерського обліку та рівнем технічного оснащення. Під формою ведення бухгалтерського обліку розуміють систему взаємопов’язаних облікових регістрів певної форми (будови) та змісту, що зумовлює послідовність і техніку облікової реєстрації. Форма ведення бухгалтерського обліку як певна система регістрів бухгалтерського обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації обирається підприємствами самостійно з додержанням єдиних засад бух-галтерського обліку та з урахуванням особливостей своєї діяльності й технології обробки облікових даних.

Сучасними формами ведення бухгалтерського обліку на вітчизняних підприємствах (крім банківских та бюджетних установ) є:

♦          спрощена (з використанням регістрів обліку майна) та проста (без використання таких);

♦          журнально-ордерна та журнальна.

Наказом Мінфіну України від 25 червня 2003р. №422 за-тверджено “Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами за простою та спрощеною формами ведення бухгалтерського обліку”.

Проста форма ведення бухгалтерського обліку застосо-вується малими підприємствами з незначним документообо-ротом (кількістю господарських операцій), що здійснюють

8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку

діяльність з виконання нематеріаломістких робіт і послуг. Во-на передбачає використання Журналу обліку господарських операцій, у якому записи здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів, відомостей нарахування за-робітної плати і амортизації тощо з відображенням суми опе-рації на рахунках бухгалтерського обліку. За необхідності за-писи господарських операцій продовжуються у вкладних ар-кушах до Журналу.

Журнал ведеться щомісяця. Дані рядка “Сальдо на кінець місяця” з Журналу за попередній місяць переносяться у рядок “Сальдо на початок місяця” Журналу за звітний місяць за кожним рахунком бухгалтерського обліку.

Для аналітичного обліку розрахунків з оплати праці з дебіторами і кредиторами малі підприємства застосовують Відомість 3-м, підсумкові дані якої (без повторення записів, що здійснюються у Журналі безпосередньо з первинних доку-ментів) заносяться до Журналу обліку господарських опе-рацій з позначенням у графі 3 Відомості 3-м.

Спрощена форма ведення бухгалтерського обліку реко-мендована для малих підприємств, що займаються виробни-чою діяльність та мають значну кількість господарських опе-рацій. Ця форма тапередбачає узагальнення інформації про господарські операції у таких регістрах бухгалтерського обліку. Відомість 1-м Розділ I. Облік готівки і грошових документі.

Розділ II (зворотна сторона). Облік грошових коштів та їх еквівалентів. Відомість 2-м Облік запасів.

Відомість 3-м Розділ I. Облік розрахунків з дебіторами і кре-диторами за податками й платежами, довгостро-кових зобов’язань і доходів майбутніх періодів. Розділ II (зворотна сторона). Облік розрахунків з оплати праці. Відомість 4-м Розділ I. Облік необоротних активів та аморти-зації (зносу).

Розділ II (зворотна сторона). Облік капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів.

Відомість 5-м Розділ I. Облік витрат.

Розділ II. Облік витрат на виробництво. Розділ III. Облік доходів і фінансових резуль-татів.

Розділ IV. Облік власного капіталу, витрат май-бутніх періодів, забезпечень майбутніх витрат і платежів.

Оборотно-сальдова відомість.

Сума за будь-якою операцією відображається у відомості обліку за рахунком, що кредитується, у графі рахунку, що де-бетується, та одночасно (за сумою операції або загальним підсумком оборотів за місяць) у відомості обліку за рахунком, що дебетується, із зазначенням кореспондуючого рахунку.

Залишки коштів за відомостями повинні бути зіставлені з відповідними даними первинних та зведених документів, на підставі яких були зроблені записи (звіт касира, банківські ви-писки тощо). У відомостях вказується місяць, за який вони складаються.

Систематизація даних про операції з цінностями, що не належать малому підприємству (отримані для зберігання, пе-реробки, монтажу, продажу на умовах комісії, користування на умовах операційної оренди), з бланками суворого обліку, зі списання активів до з’ясування винних, із гарантіями і заста-вами ведеться у Відомості 8, затвердженій наказом Мінфінансів України від 29 грудня 2000 р. №356.

Підсумкові записи з відомостей переносяться до Оборот-но-сальдової відомості, яка використовується для узагальнен-ня даних регістрів бухгалтерського обліку за кожним рахун-ком бухгалтерського обліку. Оборотно-сальдова відомість складається щомісяця і використовується для записів даних за дебетом і кредитом кожного рахунку окремо. Загальна сума дебетових оборотів Оборотно-сальдової відомості має дорівнювати загальній сумі її кредитових оборотів.

8. Регістри та форми ведення бухгалтерського обліку

Аналітичний облік при спрощеній формі ведеть разом із синтетичним у відомостях, які за ступенем узагальнення інформації, є комбінованими регістрами.

Позабалансовий облік можна також вести як і при простій формі з використанням регістру журнальної форми ведення обліку — Відомості №8 позабалансового обліку.

Схема спрощеної форми ведення бухгалтерського обліку наведена на рис. 8.2.

На ньому відображено обліковий процес, починаючи з оформлення первинних документів до складання фінансової звітності для малих підприємств (Баланс форма 1-м, Звіт про фінансові результати форма 2-м), податкової та статистичної звітності.

 

                                                                                                                                

Касова книга             Первинні документи, у т. ч. касові ордери                        Відомість ¹8

позабалансового

обліку

 

           

           

                       

 

                                              

 

            4 j                    і                      

            Відомості обліку ¹1-м,2-м,3-м,4-м, 5-м                  Книги податкового обліку  

            і                       і                                             

Оборотно-сальдова відомість                     Вибірки даних для складання податкової та статистичної звітності           

1                                 і                      

Фінансова звітність за формами 1-м, 2-м              Податкова та статистична звітність          

Рис. 8.2. Спрощена форма ведення бухгалтерського обліку

Наказом Мінфіну України від 29 грудня 2000 р. №356 за-тверджено “Методичні рекомендаціх по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку за журнальною формою”.

Ці Методичні рекомендації спрямовані на узагальнення у регістрах бухгалтерського обліку (крім регістру позабалансо-вого обліку) методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов’язань та факти фінансо-во-господарської діяльності підприємств і організацій та інших юридичних осіб (крім банків і бюджетних установ), їх філій, відділень, представництв незалежно від форм власності, організаційно-правових форм і видів діяльності (далі — підприємства), на накопичення аналітичних даних про склад і рух активів, капіталу і зобов’язань, доходів, витрат, фінансо-вих результатів.

При журнальній формі господарські операції відобража-ються в облікових регістрах під час надходження первинних документів або підсумками за місяць, залежно від характеру і змісту операцій. На документах, дані яких включені до обліко-вих регістрів, зазначають номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів у них (номер рядка). За документами, дані яких відображені в облікових регістрах за-гальним підсумком, номер регістру і номер запису вказують на окремому аркуші, який додається до зброшурованих доку-ментів.

В облікових регістрах, показники яких переносять в Голо-вну книгу або в інші облікові регістри, роблять відповідну по-значку про це у відповідному рядку регістру. Головна книга використовується для узагальнення даних журналів, взаємної перевірки правильності записів за окремими рахунками і складання фінансової звітності. До Головної книги заносяться із журналів підсумки оборотів з кредиту рахунків.

У Головній книзі відображаються: сальдо на початок і кінець поточного місяця; обороти за поточний місяць за кре-дитом цього рахунку, які наводяться однією сумою; обороти за поточний місяць за дебетом цього рахунку, які наводяться су-мою за кореспондуючими рахунками із журналів. Головна книга ведеться протягом календарного року. На кожний син-тетичний рахунок у Головній книзі відводять окрему сторінку.

Перевірку правильності записів у Головній книзі здійсню-ють підрахунком суми оборотів і сальдо за усіма рахунками. Суми дебетових і кредитових оборотів, а також сальдо за дебе-том і кредитом повинні бути відповідно рівні.