Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа

Рис.20. Пример оформления отметки для реквизита "Ссылка на регистрационный номер  и дату документа" на бланке письма

Реквизит 14 - место составления или издания документа

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает г. Пермь, а ОАО "Шарикоподшипник" необходимо указать – Москва.

Рис. 21. Пример оформления реквизита "Место составления или издания документа" на бланке приказа

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение "г." (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Балаково, пос. Дальнее и т.д.

Реквизит 15 – адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.

Например:

Федеральное архивное агентство

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

ЗАО"Термика"  Управление производства и внедрения информационных систем

Например:

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Например:

Генеральному директору  ЗАО "Термика" А.Г. Цицину

или

ЗАО "Термика"  Генеральному директору А.Г. Цицину

Рис. 22.Пример оформления реквизита "Адресат" на письме

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

ЗАО "Термика"  ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Образцову О.П.  Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,  Москва, 109316

Реквизит 16 – гриф утверждения документа

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ  Генеральный директор ЗАО "Термика"  Личная подпись             А.Г. Цицин  15.04.2009

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор ЗАО "Термика" Личная подпись   Е.Н. Ярославцева 15.04.2009	Технический директор ЗАО "Термика"  Личная подпись   К.В. Воробьев 15.04.2009

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН  решением общего собрания  акционеров от 10.05.2009 № 5

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

РЕКВИЗИТ 17 – РЕЗОЛЮЦИЯ

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции. 

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Рис. 23.Пример оформления реквизита "Резолюция"

РЕКВИЗИТ 18 – ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Рис. 24.Пример оформления заголовка письма

РЕКВИЗИТ 19 – ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Рис. 25.Пример оформления реквизита "Отметка о контроле"

РЕКВИЗИТ 20 – ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. 

Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".