6. Підготовка облікових даних для складання звітності

Звітним періодом складання фінансової звітності є календарний рік. Баланс підприємства складається на кінець останнього дня звіт­ного періоду.

Проміжна (місячна, квартальна) звітність, яка охоплює певний період, складається наростаючим підсумком з початку звітного року. Перший звітний період новоствореного підприємства може бути мен­шим за 12 місяців, але не може бути більшим за 15 місяців. Звітним періодом підприємства, що ліквідується, є період з початку року до моменту ліквідації.

Підприємства, установи складають фінансову звітність, яка повин­на містити повну, правдиву і неупереджену інформацію про стан активів, зобов’язань і капіталу та результати діяльності. Для забез­печення цих та інших вимог до інформації головний бухгалтер підприємства, установи повинен організувати і виконати завершальні роботи перед складанням фінансової звітності. Обсяг цих робіт залежить від періоду, за який складається звітність. Найбільш широ­кий обсяг цих робіт проводиться перед складанням річного фінан­сового звіту. Послідовність цих робіт така:

1. Вивчення працівниками бухгалтерій нових нормативно-правових документів, змін і доповнень до чинних Законів і нормативних доку­ментів, що стосуються змісту, структури й порядку складання та подання звітності.

2. Підготовка головним бухгалтером наказу по підприємству, уста­нові про інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, визначення складу робочих інвентаризаційних комісій, строків проведення і визначення результатів інвентаризацій з відображенням на рахунках бухгалтерського обліку.

Проведення такої інвентаризації передбачено постановою Кабінету Міністрів України «Про порядок подання фінансової звітності» (п. 12), де зазначено, що інвентаризація активів і зобов’язань підпри­ємства є обов’язковою.

3. Перевірка та уточнення показників періодичної і річної звітності щодо їх порівнянності. Необхідність такої перевірки виникає через те, що окремі закони та нормативні документи набувають чинності не з дати їх затвердження, а з початку попередніх звітних періодів, а також через структурні зміни на підприємстві.

4. У сучасних умовах необхідно здійснювати переоцінку активів.

5. Узгодження доходів і витрат звітного періоду. Однією з умов забезпечення реальності даних є дотримання принципу погодженості доходів і витрат, що відносяться до звітного періоду. Тому необхідно нарахувати відповідні резерви, що передбачені наказом про облікову політику, відкоригувати ті, які були створені, але не використані в звітному періоді, і їх залишки не переходять на наступний фінансовий рік.

Списати витрати майбутніх періодів, в частині, що відноситься до звітного періоду, і відобразити всі доходи, які сприяли отриманню прибутку звітного року. Закрити всі операційні (номінальні) рахунки, які мають відношення до звітного періоду.

6. Завершити записи на рахунках аналітичного обліку, скласти в необхідних випадках оборотні відомості за окремими субрахунками до синтетичних рахунків. Така робота необхідна як для забезпечення достовірності даних, так і для заповнення форм звітності.

7. Завершити записи у Головній книзі і скласти за синтетичними рахунками Головної книги зведену сторінку Головної книги при жур­нальній формі обліку для впевненості дотримання подвійного запису, або оборотно-сальдову відомість. Вивірити дані оборотної відомості за синтетичними рахунками з оборотними відомостями за аналітич­ними рахунками чи реєстрами аналітичного бухгалтерського обліку.

8. Заповнити фінансову звітність за формами, передбаченими Мі­ністерством фінансів України, включаючи Примітки і пояснювальну записку до річного звіту та за формами відомчої звітності.

9. Перевірити взаємоузгодженість показників фінансової звітності в межах окремих форм і між окремими формами.

10. Розглянути і затвердити річну фінансову звітність відповідно до установчих документів підприємств, установ.

11. Подати фінансову звітність із супровідним листом за адресами, згідно з Порядком подання фінансової звітності, затвердженим Поста­новою Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 р. № 419.

Узагальнено послідовність підготовки інформації для складання фінансової звітності наведено на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Етапи підготовки, складання і подання фінансової звітності підприємства

Фінансова звітність суб’єктами малого підприємництва та пред­ставництвами іноземних суб’єктів господарської діяльності скла­дається у тисячах гривень з одним десятковим знаком, усі інші підприємства складають фінансову звітність у тисячах гривень.

До обов’язкових реквізитів форм звітності входить повна адреса підприємства і дата на яку складається звітність.

Баланс (форма № 1) та (форма № 1-М) складається на останній день звітного періоду:

за 1 квартал – на 31 березня;

за 2 квартал – на 30 березня;

за 3 квартал – на 30 вересня;

за рік – на 31 грудня.

У Балансі інформація подається на початок звітного періоду (року) та на кінець звітного періоду.

Усі інші форми фінансової звітності складаються за звітний період наростаючими підсумками з початку року.

Для порівнянності звітної інформації вона подається за два пе­ріоди, а саме, за звітний період і за аналогічний період попереднього року.

У Звіті про фінансові результати, Звіті про рух грошових коштів інформація подається за звітний період та за аналогічний період попереднього року.

У Балансі, Звіті про фінансові результати, Звіті про власний капітал показники, що вираховуються при підрахунку підсумків, наводяться у дужках.

Рядки, в яких відсутня інформація, прокреслюються. Виправлення у формах звітності не допускаються.

Заповнені та перевірені форми звітності підписуються керівником і головним бухгалтером підприємства, при цьому підписи повинні бути ідентифіковані, тобто вказуються прізвища осіб, що підписали.