Практичне заняття №7 Тема: Функціонально-стилістична диференціація сучасної української літературної мови. Офіційно-діловий стиль, його особливості.

1. Сучасна українська ділова мова: етапи становлення, проблеми та перспективи розвитку.

2. Функціональна диференціація сучасної української літературної мови.

3. Офіційно-діловий стиль як один із функціональних стилів сучасної української літературної мови. Особливості офіційно-ділового стилю. Кліше.

4. Поняття про документ, його властивості та вимоги. Заява, рапорт, пояснювальна записка.

5. Мовностильові особливості тексту документа.

Література

1. Глущик С.В., Дияк О.В. Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К., 2000.

2. Головач А.С. Зразки оформлення документів: для підприємців і громадян – Донецьк, 1997.

3. Ділова українська мова/ За ред. Н.Д. Бабич. – Чернівці, 1996.

4. Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування. – Донецьк, 2004.

5. Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. – 4-те вид., доповн. – Х., 2003.

6. Марахова А.Ф. Мова сучасних ділових документів. – К., 1981.

7. Методичні вказівки до курсу „Українська ділова мова” для неспеціальних факультетів/ Уклад. Д. Добрусинець. – Львів, 2001.

8. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. – К., 1992.

9. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. – К., 2000.

10. Сліпушко О. Українська мова й етапи кар’єри ділової людини. – К., 1999.

11. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів/ Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. – К., 1997.

12. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: підручник. – К., 2003.

1. Сучасна українська ділова мова - це мова усного та писемного ді­лового спілкування; це мова, що використовується мовцями у сфері ді­яльності державних та громадських установ в умовах офіційно-ділового спілкування, тобто для письмового закріплення адміністративного вре­гулювання державних та ділових стосунків.

Ділове мовлення - це мовний вияв політичного і правового мислен­ня; це виразно індивідуалізоване мовлення, яке розвиває сутність осо­бистості, його інтелект, культуру, освіченість.

Ділове мовлення передається через простір і час, забезпечує господар­ські і ділові стосунки між членами суспільства, інформує про певну життєву ситуацію, відображає характер суспільних відносин, стосунків між людьми в державі. Його завдання - закріпити і встановити діловий контакт.

Ділове українське мовлення допомагає відчути багатство форм, за­собів як усного, так і писемного спілкування.

Поняття «ділова мова» насамперед співвідноситься із розвитком офіційно-ділового стилю. Сучасна українська ділова мова - це мова ді­лового (усного та писемного) спілкування XX ст., історія якого почина­ється з 20-х років на тлі суспільно-політичних зрушень в Україні.

Н.Ботвина вирізняє три періоди в історії функціонування ділової мови:

1) 20 - 30-і роки, 2) 40 - 80-і роки, 3) 90-і роки.

Перший період пов'язаний з політикою українізації - впроваджен­ням української мови в усі сфери суспільного життя. У 20-х роках ви­ходять словники, і, зокрема, «Словник ділової мови» за редакцією М.Станіславського та В.Сташкевича.

У 40 - 70-і роки ділова українська мова обслуговувала лише деяку політичну та ідеологічну літературу, законодавчі акти, тобто реалізову­валася як писемна форма офіційно-ділового стилю.

Тривалий час ділова мовна практика перебувала під тиском росій­ської мови, тому й не було на порядку денному питання про видання словників та довідників, що давали б відповіді на питання слово- та тер-міновживання.

Офіційно-діловий стиль як окремий функціональний різновид української літературної мови вирізняють у 50 - 60-х роках XX ст. На­прикінці 50-х років було очевидним те, що під впливом російської мови відбулися певні зміни у діловій лексиці порівняно з періодом 20 - 30-х років: усунення питомих та запозичених раніше з польської або німець­кої мов лексем типу мешкати - проживати, шпитальний листок -лі­карняний листок, прохач - заявник тощо.

Офіційно-діловий стиль цього періоду формується декими канцелярсько-діловими словами: діловод, громадська приймальня, на­родний суддя, класний керівник, керуючий трестом та ін.

У культуромовній практиці другого періоду звертають увагу на по­ширення в офіційно-діловій мові книжних штампів: робота, питання, домагатися, викорінювати, вирішальний, вищезазначений, інформувати тощо.

Уже в 60-і роки пропонується вважати ненормативними деякі ар­хаїчні форми {об'ява), розрізняти слововживання заступник і замісник, категорично негативно оцінюються русизми: міроприємство (захід), слі­дуючий (наступний), любий (будь-який), співпадати (збігатися), заключити угоду (укласти угоду) тощо.

У 70 - 80-і роки науковці обстежують цей стиль, вирізняють його кон­структивні ознаки, вивчають засади культури української ділової мови.

Після проголошення незалежності України починається третій етап бурхливого розвитку стилю, шліфування його норм. Виходять друком словники, довідники, посібники.

Нині в усіх вищих та середніх навчальних закладах України читаєть­ся курс «Ділова українська мова», провадяться різноманітні курси ді­лової мови, ведуться відповідні програми на телебаченні та радіо. Укра­їнська мова переважає як робоча в публічних заходах, на вищих рівнях державного спілкування.

І все ж розширення соціальних функцій української мови відбува­ється досить повільно, суперечливо. Найбільші успіхи у розширенні діапазону функціонування української мови виявилися у сферах загальнодержавного управління, політичної діяльності, освіти та виховання, теле- і радіомовлення тощо.

Українською мовою сьогодні оприлюднюються документи найви­щих органів законодавчої та виконавчої влади, вона є мовою міжнарод­них угод, контрактів, дипломатичного листування.

Публічні виступи більшості керівництва країни (за участю ЗМІ) ве­дуться переважно державною мовою. Показовий факт - перехід на укра­їнську мову спілкування у зв'язку із зайняттям високих посад осіб, для яких вона не була рідною. Проте на нижчих рівнях державного управ­ління, у регіонах публічне використання української мови поки ще не стало поширеним явищем.

Отже, ділова українська мова кінця XX ст. перебуває в центрі ува­ги не лише дослідників, а й практиків адміністративно-управлінської, правничо-юридичної, офіційно-ділової та навчальної сфери спілку­вання.

2. Будь-яка розвинена національна мова є системою систем, через які виявляється самобутність мовних ознак, характеристик. Кожна мова, крім того, складається з фонетичної, морфологічної, лексико-фразеологічної, синтаксичної та стилістичної систем.

Стилістичну систему мови, її функціональні стилі вивчає стилістика.

Термін стиль - (від лат. - загострена паличка для письма) - основне поняття стилістики. Воно входить до термінології багатьох наук, проте у кожній науці має своє значення.

Стилістика мовлення є продуктом історичного розвитку національ­ної мови і змінюється відповідно до поступу суспільства. За часів Київ­ської Русі було три стилі: писемно-діловий, слов'янський літературний і літературно-художній - на руській основі. До другої половини XVI ст. мова змінилась, утворивши різні стилі, що їх класифікував у своїй теорії М.Ломоносов. На кінець XX ст. розвинулося функціональне розмаїття української мови. Зрештою, ставши державною мовою суверенної Укра­їни, вона має добре розвинену стильову диференціацію і являє собою єдність функціональних мовних різновидів.

Деякі науковці, зазначає І.Мамчур, розглядають стиль як конкретну форму практичної діяльності мови, але ж стиль - це не розгалуження мови на її функціональні різновиди. Використання стилю у певній галузі людської діяльності може бути причиною для умовного вирізнення сти­лю, але не є важливою ознакою внутрішньої стильової характеристики.

Якщо мова - це засіб спілкування людей у всіх їх сферах діяльності, то стиль - це засіб спілкування у певній сфері суспільної діяльності: по­літиці, праві, справочинстві, науці, освіті тощо.

Словник лінгвістичних термінів дає визначення стилів мови як су­купності мовних прийомів і засобів, що їх мовець обирає залежно від мовної ситуації. Основною ознакою стилю є його функція, якою зумов­люється вживання, вибір і поєднання мовних засобів.

Тобто стиль мовлення - це різновид літературної мови, що характе­ризується системним об'єднанням мовних одиниць різних рівнів, функції яких зумовлені суспільною сферою використання мови, настановами та умовами спілкування.

Стиль мовлення - це доцільна організація мови з умілим вибором мовних засобів, з конкретною метою, за конкретних умов і обставин, що зумовлені функціями даного стилю. В основі класифікації стилів мов­лення має бути поділ мови на її функціональні різновиди та виявлення характерних для них мовних засобів і способів їх використання.

Функціональне розшарування української мови виявляється у тому, що в певних комунікативних ситуаціях активізуються різні мовні засо­би. Для кожної комунікативної сфери характерна сукупність мовних засобів, які вирізняються один від одного. Це стилістичні відмінності. Вони зумовлені не тим, що саме говориться і в якій ситуації, про що йдеться. При єдності теми повідомлення мовлення тих, хто говорить, в усіх випадках буде вирізнятися стилістично. Наприклад, про обставини одного й того самого злочину можуть розповідати:

- злочинець (вживатиме жаргонізми, арготизми, його синтаксис більш вільний, ніж у тому разі, коли йому необхідно відповідати на запитання слідчого, у розмові з яким він змушений підбирати інші слова);

— слідчий, обговорюючи уже розкритий злочин зі своїми колегами;

- очевидець злочину, який повідомляє родині чи друзям про факт злочину

Характеризуючи функціональне розшарування мови, важливо вра­хувати екстралінгвістичні основи кожного стилю, ті позамовні явища, які визначають умови комунікації та вибір мовних засобів. До екстра­лінгвістичних основ стилів належать: форма суспільної свідомості (на­приклад, наука, політика чи право), тип мислення (логічне чи образне), призначення форми суспільної свідомості і завдання спілкування тощо.

Отже, вибір мовного засобу (слова, словосполучення, конструкції) ви­значається метою висловлювання (книжне, високе мовлення; офіційно-ділове, нейтральне, фамільярне, вульгарне тощо) та ситуацією спілкуван­ня. Комбінації цих засобів і утворюють функціональні стилі.

Функціональний стиль - це сукупність лексичних, фразеологічних, морфологічних, синтаксичних, орфоепічних та акцентуаційних засобів, що використовуються для реалізації функцій мови (спілкування, пові­домлення і впливу) у певній сфері та формі взаємин мовців.

Функціональні стилі не є замкнутими різновидами мови, тому що вони широко взаємодіють, впливають один на одного. Ознаки, характер­ні окремому стилю, що виражаються завдяки граматичним засобам, лек­сиці тощо, повторюються в інших стилях, причому переважна більшість мовних засобів є вільною для всіх стилів мови.

У сучасному мовознавстві є традиційна класифікація стилів, згід­но з якою вирізняють п'ять різновидів мовлення: розмовний, науковий, публіцистичний, художній, офіційно-діловий, кожний з яких ділиться на підвиди залежно від мовленнєвої ситуації. Крім того, також прийнято вирізняти епістолярний (стиль приватного листування) та конфесійний (діє у сфері релігії та церкви, обслуговує релігійні потреби окремої лю­дини чи суспільства) стилі.

Кожний зі стилів має свої характерні особливості, сферу поширен­ня, призначення, систему мовних засобів і стилістичні норми. Будь-який функціональний стиль реалізується у мовних жанрах - конкретних видах текстів. Жанри - види вживаних у певній галузі людського життя текстів, що характеризуються певними структурними та мовними особливостя­ми. Вони мають специфічні риси, що відрізняють один від одного жанри функціонального стилю. Стилі мови у зв'язку з жанровою диференціацією функціонально-стильових єдностей розчленовуються на підстилі.

Варто звернути увагу на найважливіші стилі для ділової сфери: роз­мовний, науковий та офіційно-діловий, вирізнити їх підстилі, жанри та особливості.

Розмовний стиль, зазначають дослідники, у мові виник найпершим, основна його функція - спілкування, обмін думками. Цей стиль обслуговує невимушене спілкування у побуті, сім'ї, на виробицтві, в особистому та гро­мадському житті. Для нього характерні непідготовленість, невимушеність, спонтанність, безпосередня участь мовців; емоційність, експресивність, конкретне мислення, оцінний характер повідомлення; міміка, жести.

Існує два різновиди розмовного стилю: літературне (офіційне) і по­бутове мовлення. Перше додержується норм сучасної літературної мови, друге має діалектні особливості, позамовні елементи, жаргонну лексику. Основною формою є усна, хоч можлива і писемна (особисте листування, щоденники).

У розмовному стилі слід вирізняти неформальне і формальне спіл­кування. Перше (неформальне) - не регламентоване, його мета і харак­тер значною мірою визначається особистими стосунками мовців. Друге (формальне) - зумовлене соціальними функціями мовців, отже, воно регламентоване за формою і змістом.

У повсякденній розмові мовці можуть торкатися різних, часто не пов'язаних між собою тем, отже, їхнє спілкування має здебільшого до­вільний інформативний характер.

Ділова розмова, як правило, не виходить за межі визначеної теми, має конструктивний характер і підпорядкована розв'язанню конкрет­них завдань, досягненню заздалегідь визначеної мети.

Розмовний стиль, як один із найдавніших стилів, відіграє надзви­чайно велику роль у формуванні мовленнєвих навичок. Мовлення лю­дини, особливо побутове, часто зазнає шкідливих впливів жаргонного, діалектного мовлення або іншої мови. Тому культура мовлення багато в чому залежатиме від опанування особливостями розмовного стилю та розуміння його функції у мові.

Отже, розмовний стиль - це окремий функціональний різновид мови, що має характерні функції, мовні засоби та підстилі, відіграє важ­ливу роль у житті кожної людини.

Науковий стиль займає вагоме місце як у писемному, так і в усному мовленні. Дослідження мовознавців дали змогу зробити висновок, що основна функція цього стилю – пізнавально-інформативна: добути зна­ння, з'ясувати і пізнати, повідомити про них, передати й аргументувати їх. Науковий стиль представлений у підручниках, статтях, монографі­ях, фахових журналах.

Метою наукових праць цього стилю є точний, логічний, однознач­ний виклад думок автора. Необхідність аналізу для отримання синте­зу пояснює характерні риси цього стилю: логічність і точність викладу, абстрактність та узагальнення.

Основна форма мислення у науковій галузі - поняття і терміни. За­лежно від мети й адресата мовлення вчені вирізняють підстилі науково­го стилю:

- власне науковий - інформує про досягнення автора вузьке коло людей певної галузі науки чи техніки (автореферат, монографія, стаття тощо);

- науково-популярний - повідомляє, впливає, зацікавлює широке коло осіб досягненнями науки;

- науково-навчальний - дає систему знань на певному етапі роз­витку особистості. Норми наукової мови зумовлюють вибір мовних засобів.

Для наукового стилю характерні:

- терміни і поняття (юриспруденція, юридичний документ, юридич­на відповідальність, юридична сила); сталі словосполучення, що становлять одне поняття (аварійна обстановка, злісна непокора, дрібна крадіжка, адміністративний арешт, громадська думка, громадський порядок, громадська безпека, відділ боротьби з нелегалами тощо); слова у прямому значенні;

- слова суфіксального і префіксального способу творення, склад­ні та складноскорочені слова (під+закон+н+ий, закон+н+ість, і КУпАП, КПК, ЗК, СК, Інтерпол, юрфак, нормативно-правовий акт, документознавство, діловодство, законотворчий тощо);

- іменний характер текстів, широке вживання прикметників; (національний, юридичний, діловий, правовий, офіційний, кримі­нальний, справедливий); дієслова здебільшого недоконаного виду: (нагадати, запросити, відвідати, перевірити, виявити, вжити заходів, надати допомогу, оголосити подяку) і мають позачасове значення; однина означає загальне поняття;

— частіше використовуються складні речення; односкладні прості речення, ускладнені різноманітними зворотами, речення розповідні, характерний складений присудок, наявні однорідні члени, речення мають прямий порядок слів.

Отже, науковий стиль - це чітко виражений функціональний різ­новид мови, який має своєрідну структуру на всіх рівнях, починаю­чи з фонемного і закінчуючи текстом. Кожний різновид цього стилю має особливий характер, але всі вони виконують основну функцію - пізнавально-інформаційну.

3. Офіційно-діловий стиль - це стиль, що задовольняє потреби суспіль­ства у документальному оформленні різних актів державного, суспіль­ного, політичного, економічного життя, ділових стосунків між державами, організаціями, а також між членами суспільства в офіційній сфері їх спілкування. Він використовується в офіційних документах (указах, законах) і ділових паперах (заявах, рапортах, довідках, протоколах, роз­писках, дорученнях), які й дали йому назву.

Історично цей стиль базується на документах доби Київської Русі та адміністрації Великого князівства Литовського, на юридичних актах міських урядів (XV - XVII ст.), на документах гетьманських канцелярій. Офіційно-діловий стиль настановлює й інформує громадян і сус­пільство - у цьому і полягає його основна комунікативна функція, яка виражається у тому, що надає висловлюванню характер документа і відображення у цьому документі різним сторонам людських стосунків офіційно-ділового забарвлення.

Офіційно-діловий стиль реалізує дві мети: інформативну (пові­домлення) та волюнтативну (наказ).

Специфіка ділового спілкування полягає у тому, що незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа і кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація. Специфіка ОДС полягає й у певних стильових ри­сах, що притаманні лише йому:

- нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенні, проте він може бути і підкреслено офіційним, і вимогливим, й урочисто піднесеним;

- точність та ясність мають поєднуватись з лаконічністю та послі­довністю викладу фактів;

- документальність (кожний офіційний папір повинен мати харак­тер документа), наявність реквізитів, які мають свою черговість, що дозволяє тривалий час зберігати традиційні стабільні форми;

- наявність усталених одноманітних мовних зворотів, які скоро­чують процес укладання текстів (кліше); висока стандартизація вислову;

- використання суспільно-політичної, дипломатичної, юридичної, військової, міліцейської, адміністративно-канцелярської термі­нології;

- широке використання запозиченої лексики, віддієслівних імен­ників (затримання, відображення, призупинення, відкликання, анулювання, позбавлення, вилучення, здійснення, поновлення, схвалення, дорозслідування, доопрацювання, винесення тощо);

- сувора регламентація тексту; для чіткої організації текст поділя­ється на параграфи, пункти, підпункти.

Ці риси є визначальними у формуванні системи мовних одиниць і прийомів їх використання у текстах ділових документів.

У межах офіційно-ділового стилю вирізняють такі підстилі:

- законодавчий, що використовується у законотворчій сфері (конституція, закон, указ, постанова, статут, кодекс тощо), регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між при­ватними особами, державою і приватними та службовими особами. Він є взірцем для відомчого листування й управлінської документації, впливає на їх форму і зміст, має офіційний характер, адже використовується при виданні офіційних державних

документів;

- дипломатичний підстиль використовується у сфері міждержав­них офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури. Регламентує ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Реалізується у конвенціях (міжна­родних угодах), нотах (зверненнях), комюніке (повідомленнях), заявах, ультиматумах тощо;

- юридичний підстиль, зазначає М.Г. Зубков, використовується в юриспруденції, судочинстві, дізнанні, розслідуванні, обслуговує і регламентує правові та конфліктні стосунки. Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, запитах тощо;

— адміністративно-канцелярський підстиль використовується у професійно-виробничій сфері, правових відносинах і діловод­стві. Він обслуговує і регламентує:

- службові стосунки між підприємствами одного і різного підпорядкування;

- службові стосунки між структурними підрозділами одного під­порядкування;

- службові стосунки між приватною особою та організацією, уста­новою, закладом і навпаки;

- приватні стосунки між окремими громадянами. Реалізується у наказах, рапортах, службових листах, довідках, характеристи­ках, актах, протоколах, заявах тощо. Кожен діловий папір має свої особливості.

Характерною рисою ділового листування є тематична обмеженість кола завдань, які вирішує організація, а це, у свою чергу, є наслідком пев­ної стабільності її функцій.

Отже, офіційно-діловий стиль за своєю структурою, яка виявляєть­ся у всіх системах мови, є окремим і повноправним серед інших стилів українського літературного мовлення, сприяє формуванню високого ін­телекту ділової людини.

Особливості офіційно-ділового стилю. Кліше

Офіційно-діловий стиль існує у двох формах: усній і писемній, які суттєво різняться між собою. Особливості писемної форми у порівнянні з усною такі:

- відсутність співрозмовника у момент висловлюваної думки, від­сутність мовної ситуації;

- не завжди відома кількість співрозмовників, якісний склад ауди­торії;

- письмова форма є вторинною щодо усної і спирається на усну як на своє джерело;

- наявність закріплення текстів за формами існування (не всі пись­мові тексти можуть озвучуватись (наприклад, паспорт, диплом про освіту, свідоцтво про народження тощо);

- монологічний характер письмових текстів, потенційно обмежена кількість копій;

- широке використання професійної термінології; наявність системи графічних знаків, властивих тільки писемній формі, складноскорочених і складних слів, зокрема скорочених назв установ та організацій: РАЦС, МАУП, МВС, ДАІ, ОДС, КНУВС, МОЗ, МОН, гр-н, гр-ка, грн. , р-н, д-ва, сусп-во, обл., див., напр., укр., в/ч, о/с, рр. тощо;

- спілкування не пряме, а опосередковане, що, у свою чергу, зумов­лює ретельну роботу над добором засобів, їх уточнення, поліпшен­ня, а звідси й сувора регламентація засобів та структури тексту, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів.

Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів лише у тих значеннях, які визначає норма загальнолітературного слововживання, а також значення, традиційні для ділових документів, які не порушують їх стилістичної єдності й відповідають загальній тенденції стандартизації ділової мови.

Кліше

Офіційно-діловий стиль визначає наявність усталених мовних зво­ротів, певну стандартизацію початків і закінчень документів. Вибрані, таким чином, мовні прийоми витісняють деякі форми висловлювання думки і набувають характеру універсальних засобів. Це так звані кліше - усталені словесні формули, закріплені за певною ситуацією і сприй­маються як звичайний, обов'язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в однакових ситуаціях.

Кліше - це мовні одиниці, яким властиві постійний склад компонен­тів, їх порядок та звичність звучання. Наприклад: встановити контроль, слідством встановлено, згідно з оригіналом, відповідно до, мати на увазі, взяти участь, надати перевагу, до заяви додаю, з метою перевірки тощо.

Вирізняють такі види кліше:

а) прості, що складаються з двох слів: до наказу, до відома, вжити за­ходів, оголосити подяку, накласти стягнення, згідно з, відповідно до, над­силаємо вам, просимо надіслати, прошу Вас ... тощо;

б) ускладнені, що мають більше двох слів: ознайомити керівний склад, взяти на контроль, брати участь у заходах, вжити суворих заходів, на­класти дисциплінарне стягнення, мати на увазі, визнати за можливе, за­вірено у двох примірниках тощо;

в) складні, що мають у своїй структурі два простих кліше, які поєдна­ні в один блок: відділ боротьби з незаконним обігом наркотиків, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, складено і завірено у двох при­мірниках тощо.

Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документацій-них тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності сприймання змісту. Зазначені особливості офіційно-ділового стилю є об'єктивним фактом мови; їх застосування у текстах службових доку­ментів цілком закономірне і закріплене традиціями вживання.

4. Документ - основний вид писемної ділової мови, який широко вико­ристовується у повсякденній діяльності як джерело та носій інформації.

Документ - матеріальна форма відображення, поширен­ня, використання і зберігання інформації, яка надає їй юридичної сили. Документ може фіксуватися не лише на папері, а й на магнітних чи ін­ших носіях. Характерною особливістю документа є те, що він матеріалі­зується лише у писемній формі мовлення.

Поняття «документ», «документація» у своєму розвитку зазнали іс­тотних змін. Слово «doсеге» у мові давніх римлян уживалося у значенні «повідомляти». Пізніше, з розвитком письма як додатково до усної мови засобу закріплення фактів та різних явищ і писаного права, що регулю­вало майнові та інші відносини суспільного життя, виникла необхідна форма - dokumentum.

Поява цього слова в українській мові пов'язана з діяльністю росій­ського царя Петра І у кінці XVII - на початку XVIII ст., який надавав перевагу всьому запозиченому. Спочатку слово «документ» позначало папери, які підтверджували будь-чиї права, законність володіння будь-чим, мали юридичну силу.

Документ - це закріплена будь-яким способом на спеціальному ма­теріалі інформація про факти, події, явища об'єктивної дійсності та ро­зумової діяльності людини.

Документ, як правило, створюється за певним формуляром-зразком. Складові документа називаються реквізитами. Саме реквізити надають документові юридичної сили.

Юридична сила - це властивість офіційного документа, що надаєть­ся йому чинним законодавством, компетенцією органу, який його видав, та встановленим порядком оформлення. Юридична сила забезпечується встановленням для кожного виду документів комплексом реквізитів - обов'язкових елементів укладання документів.

Документ має такі властивості:

1) є носієм і сам служить джерелом потрібної інформації, саме в до­кументах інформація фіксується вперше;

2) має правову вагу, господарське значення, оскільки сам може слу­жити письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;

3) уможливлює вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності. Під час укладання ділових документів мовці обмеже­ні у виборі слів, їх поєднання, розташування; творчість як така -відсутня. Укладач змушений користуватися встановленими пра­вилами, тобто дотримуватися певного регламенту, що, у свою чергу, приводить до стандартизації мови і схеми документів.

До всіх документів, де б і ким вони не укладалися, ставляться право­ві, логічні, технічні та лінгвістичні вимоги.

Правові вимоги

Діловий документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції. Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів.

Документ має бути об'єктивним, тобто містити достовірні та пра­вильно зафіксовані відомості про дії, події, стан і відповідати завданням конкретного керівництва - тобто базуватися на фактах і містити кон­кретні та реальні пропозиції або вказівки.

Документ необхідно складати за встановленою формою. Він по­винен бути бездоганно відредагованим та оформленим. У ньому не­допустимі юридичні і граматичні помилки. Належне оформлення, обґрунтованість, законна видача, справжність юридичних документів - це неодмінна умова законності та правопорядку в суспільстві, стабільності й захисту інтересів громадян.

Логічні вимоги

У текстах ділових документів використовується лише офіційно-діловий стиль. Насамперед, він характеризується такими рисами, як логічність, точність, ясність, чіткість, стислість, доступність і простота викладу тексту документа.

Текст документа має бути інформаційно повним, аргументованим та переконливим. Аргументація та висновки покликані спонукати до будь-яких дій.

Мові документа властива послідовність і логічність викладу. Побу­дова тексту документа характеризується чіткою логічною єдністю та по­слідовністю.

Будь-який текст може називатися текстом документа, якщо він взаємопов'язаний та узгоджений. Важливо, щоб окремі розділи, пункти, глави документа перебували у суворій логічній послідовності, щоб кож­не положення документа було тісно пов'язане з іншими та не суперечи­ло їм. І тому здійснення правотворчості та правозастосування неможли­ве без дотримання законів логіки.

Технічні вимоги

Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат па­перу. Загальновизнаний формат А4, текст якого друкується через пів­тора міжрядкових інтервали, формату А5 - через один інтервал. У ді­ловодстві розроблені та діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

Номер сторінки, починаючи з другої, має бути проставлений по­середині верхнього берега аркуша арабськими числами. Крапки і тире перед числами і після них не ставляться. Номер сторінки друкують в інтервалі 10 мм від верхнього берега. Ділові документи набираються 14 кеглем у текстовому редакторі Word (шрифт Тіmes New Roman), верх­ній і нижній береги - 2 см, лівий - 3 см, правий - 1 см..

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін збе­рігання такого документа має становити не більше трьох років), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями.

Назва виду документа має друкуватися великими літерами 16 кеглем, жирним шрифтом і розміщуватись по центру бланка.

Якщо документ пишеться власноручно, назву пишуть більши­ми літерами, ніж звичайний текст (ЗАЯВА, РАПОРТ, АВТОБІО­ГРАФІЯ).

Дата у документі записується арабськими числами в один рядок за послідовністю: число, місяць, рік (12.02.2008). Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однозначного числа, тоді перед ним про­ставляється 0 (02.02.2008).

У нормативно-правових актах та фінансових документах за­стосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати — 15 лютого 2008 року.

Заголовок до тексту документа відділяється від попереднього рекві­зиту трьома міжрядковими інтервалами, друкується 12 кеглем, звичай­ним шрифтом з великої літери, до якого ставиться питання «про що?» Він має бути коротким, але точно передавати зміст тексту: Про підсумки роботи, Про заохочення курсантів тощо.

Лінгвістичні вимоги

Текст ділового документа становить його основу і має бути грамот­ний. Писемна форма мовлення вимагає чітких синтаксичних конструк­цій, суворого дотримання стилістичних норм і правил граматики. Зо­крема, мовна грамотність - це дотримання норм орфографії, пунктуації та граматики. Усі терміни, спеціальні поняття, конструкції, що сформу­валися під впливом особливостей професійного мислення, повинні від­повідати сучасному рівню правових знань, вживатися лише тоді, коли вони дійсно є необхідними.

Текст документа має бути зрозумілим. Мова офіційних документів абстрагується від індивідуальних мовних особливостей людей, що ви­магає певної формалізації мови, застосування стандартних термінів, усталених мовних конструкцій із встановленими правилами їх тлума­чення. (Вибір слів і термінів, стійких зворотів (на підставі викладеного вище, відповідно до вимог постанови, керуючись статтею... КК Украї­ни, пред'явлене обвинувачення тощо), побудова речень, форма викладу тексту документа {наказую, пропоную, зобов'язую, слухали, виступили, ухвалили, просимо надіслати, надсилаємо на розгляд тощо).

Отже, дотримання правових, технічних, логічних та лінгвістичних вимог допоможе працівникові праводілової сфери успішно складати будь-які документи, а це - запорука успіху.

Рапорт, заява, пояснювальна записка

Оскільки будь-які дії, події, факти вимагають прохання, пояснення чи з'ясування їх з керівником структури, органу, досить важливо пра­вильно скласти будь-який документ, зокрема, рапорт (заяву) чи пояс­нювальну записку, зразки яких наведені нижче.

Рапорт - це письмове звернення працівника (курсанта) до вищої посадової особи з проханням чи поясненням особистого характеру.

Реквізити рапорту: адресат, назва документа (рапорт), текст, вико­навець, дата (див. зразок).

Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому поясню­ється ситуація, що склалась, факт, дія або вчинок працівника на вимогу керівника (див. зразок).

Заява - це документ, що містить прохання чи пропозицію особи, адресовану посадовій особі установи, закладу, органу.

Заява найчастіше пишеться від руки на чистому аркуші паперу фор­мату А4. Проте організація може мати заздалегідь розроблену і тиражова­ну трафаретну форму, яку заповнює особа, що оформляється на роботу.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі у правому верхньому куті аркуша (від середини); кожна час­тина заяви пишеться з окремого рядка. У заяві не прийнято вживати прийменника від.

У заяві мають бути такі реквізити:

- адресат;

- відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, зазначені повністю у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

- назва виду документа (заява);

- текст;

- перелік додатків (копій документів);

- дата (ліворуч), (проставляють переважно цифровим способом);

- підпис заявника (праворуч).

Заяву про прийняття на роботу адресують начальникові установи. Після розгляду її разом з іншими необхідними документами мають як підставу для видання наказу про зарахування особи на посаду. У разі відмови заявникові його повідомляють про це усно чи письмово (за вка­заною в заяві адресою чи телефоном).

Зразок заяви:

Ректорові (назва закладу)

академіку АПН,

професорові Пилипенку К.О.

Коваленко Ірини Миколаївни,

яка проживає за адресою:... тел.........

ЗАЯВА

Прошу допустити мене до складання вступних екзаменів на заочну та дистанційну форму навчання за контрактом. У 2007 році закінчила загальноосвітню середню школу № 175 м. Києва.

До заяви додаю:

1. Атестат про середню освіту (оригінал).

2. Довідку з ЖКК про місце проживання.

3. Медичну довідку (ф. 086-у). 4. Шість фотокарток розміром 3 х 4 см.

12.05.2008 (підпис)

Якщо заява адресується до тієї установи, де працює особа, тоді не зазна­чається адреса, достатньо зазначити лише посаду (структурний підрозділ).

Ректорові(назва закладу)

генерал-лейтенанту міліції

Сокальському В.Ю.

редактора Видавничого відділу

Пилипчук Ірини Сергіївни

ЗАЯВА

Прошу надати мені навчальну відпустку на період з 20.09.2008 по 05.10.2008 для складання екзаменаційної сесії у Національному держав­ному університеті ім. Тараса Шевченка.

До заяви додаю довідку-виклик за №____.

20.09.2008 (підпис)

Ректорові ___________національного

університету (повна назва закладу) генерал-лейтенанту міліції

Назарову Є.М.

РАПОРТ

Прошу Вас надати мені короткострокову відпустку з 15-00 23.09.2008 до 20-00 24.09.2008 у зв'язку з прийняттям Присяги.

Відпустку буду проводити за адресою: вул. Салютна, 12, кв. 21, м.Київ, тел. 212-00-12.

З правилами поведінки за межами університету ознайомлений і зобов'язуюсь їх дотримуватись.

Курсант 101-ї навчальної групи

Науково-навчального інституту

підготовки кадрів кримінального міліції

рядовий міліції О.А.Ільченко

22.09.2008 (підпис)

Ректорові________

національного університету

(повна назва закладу)

генерал-лейтенанту міліції

Назарову Є.М.

РАПОРТ

Прошу Вас надати мені короткострокову відпустку з 15-00 23.09.2008 до 20-00 25.09.2008 з виїздом за межі Київського гарнізону.

Під час відпустки зобов'язуюсь: неухильно дотримуватися вимог Присяги, Кодексу честі, Етичного кодексу працівника органів внутріш­ніх справ; не вживати спиртних напоїв; дотримуватися вимог МВС України про заборону керування транспортними засобами; уникати сумнівних стосунків з особами, схильними до антигромадської поведін­ки; дотримуватися норм поведінки у громадських місцях і побуті, пра­вил проїзду в громадському транспорті.

Про заходи суворого дисциплінарного реагування, у разі недотри­мання зазначених вимог, попереджена(ий).

Під час відпустки перебуватиму за адресою: вул. Гарматна, 12, кв. 21, м.Київ, тел. 212-00-12.

Курсант 101-ї навчальної групи

Науково-навчального інституту підготовки кадрів кримінального міліції

рядовий міліції О.А. Івасюк

20.09.2008 (підпис)

Начальникові першого курсу

ННІПККМ Київського

національного університету

внутрішніх справ

майору міліції

Сидоренку П.І.