Кваліфікаційні характеристики фахівців різних рівнів Карьера секретаря (за матеріалами сайту http://www.Mdi.Ru/)

Секретарю для профессионального роста необходимы разнообразные знания и умения, которые позволят ему осущствить продвижение по служебной лестнице. Один из путей карьерного роста связан с полученим базового образования высокого уровня, а также с приобретением специальных знаний таких, как современные информационные технологии, основы управления и экономики, основы права, деловая этика, иностранные языки. Второй путь - более длинный - связан с приобретением опыта и стажа работы. Естественно, первый путь является наиболее перспективным: он позволит быстро пройти низшие ступени и занять более высокое должностное положение.

В России пока не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень подготовки и соответствие требованиям к профессиональным и личностным качествам.

Однією з найбільш передових країн Європи у підготовці секретарів є Швеція. Скандинавською групою Європейської асоціації професійних секретарів (EAPS) розроблено спеціальний документ „Ступені кар’єри і підвищення кваліфікації секретаря”. Існує подібність професійних рівнів, представлених у цьому документі, тим посадовим ступеням, які прослідковуються у вітчизняній практиці секретарів:

Рівень A – секретар -друкарка

Рівень B - секретар

Рівень C - секретар-референт

Рівень D – керівник секретаріату або офіс-менеджер.

В останній редакції цього документу був відмінений рівень А як такий, що не відповідає сучасному рівню вимог, оскільки впровадження комп’ютерної техніки виключило існування секретарів цього нижчого рівня. Секретарі рівнів C і D мають право бути членами EAPS.

Ступені кар’єри і підвищення кваліфікації секретаря

/за матеріалами Скандинавської групи Європейської асоціації професійних секретарів по материалам Скандинавской группы (EAPS)/

Рівень A – приблизно відповідає рівню серкетаря-друкарки

Рівень B – відповідає рівню секретаря

1. Описан роботи:

• друк (рідною та англійською мовою) з рукопису або під диктовку

• редагування документів;

• зберігання документів

• обслуговування відряджень та нарад;

• телекомунікації, включно із розсилкою меморандумів;

• самостійна робота (тобто, написання чернеток нескладних листів та меморандумів, робота із утримання офісу, перевірка рахунків і вирішення проблем, пов’язаних із відрядженнями).

2. Рівень відповідальності:

• за свою власну роботу;

• за складання документів;

• секретар зобов’язаний знати структуру компанії і напрям її діяльності.

3. Освіта і стаж роботи:

• три роки вивчення бізнесу і діловодства;

• навчання секретарській справ або кілька років стажу роботи в галузі діловодства;

• додаткове вивчення іноземної мови.

4. Особистісні якості:

• раціональність і організованість;

• здатність обирати пріоритети;

• ініціативність;

• акуратність;

• схильність до роботи в області обслуговування.

Рівень C – відповідає рівню секретаря-референта

1. Опис роботи:

• друк двома іноземними мовами з рукопису або під диктовку;

• складання меморандумів, листів, факсів та інших документів;

• перевірка фактів, викладених у меморандумах, звітах та ін. документах;

• прийом і передавання повідомлень каналами зв’язку(факс, E-mail та ін.);

• організація відряджень і нарад;

• ведення протоколів і контроль за виконанням прийнятих рішень;

• самостійна робота (переклад звітів, робота з персоналом, збирання та опрацювання даних, проектна робота).

2. Рівень відповідальності:

• зобов’язаний здійснювати зв’язок між керівником та співробітниками;

• відповідає за перевірку виконання завдань і звітність;

• зобовзаний знати структуру компанії та напрям її діяльності, знати спеціалізацію співробітників та зовнішні зв’язки компанії.

3. Освіта і стаж роботи:

• три роки вивчення бізнесу і діловодства або

• не менше п’яти років стажу роботи секретарем рівня В;

• додаткове вивчення іноземних мов, основ управління, основ трудового права, комп’ютерних програм;

• предпочтителен досвід роботи за кордоном.

4. Особистісні якості:

• здатність керувати та взаємодіяти з персоналом;

• хороші організаторські здібності;

• хороший літературний стиль;

• здатність справлятись із стресовими ситуаціями.

Рівень D – відповідає рівню референта, керівника секретаріату

1. Опис роботи:

• підготовка і ведення засідань та інших нарад;

• ведення адміністративної роботи;

• консультування під час прийому секретарів на роботу, допомога у їх навчанні та підвищенні кваліфікації;

• організація презентацій та представницька діяльність;

• діяльність із забезпечення інформацією (контакти із засобами масової інформації, редагування інформаційних бюлетенів для співробітників компанії та ін.

• самостійна робота (власні дослідження, переклад бізнес- і технічних звітів, комп’ютерні дослідження, керівництво проектами, керівництво персоналом, керівництво роботою, пов’язаною із організацією відряджень);

• прийом і передавання повідомлень каналами зв’язку(факс, E-mail та ін.).

2. Рівень відповідальності:

• за власні дослідження і звіти;

• за власний бюджет;

• за персонал;

• за здійснення зв’язку між керівником та посадовими особами вищого рангу.

3. Освіта і стаж роботи:

• три роки вивчення бізнесу і діловодства;

• навчання секретарській справі не менше одного року або значний досвід роботи секретарем рівня С;

• вивчення на університетському рівні іноземних мов, управління бізнесом, економічних законів та трудового законодавства, психології спілкування та інформаційних технологій;

• предпочтительно навчання та стажування за кордоном.

4. Особистісні якості:

• значна енергія;

• творчі здібності;

• здатність до лідерства;

• надійність.

Матвієнко Оксана Володимирівна

Цивін Михайло Наумович

ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

Навчальний посібник

113