70 Управление данными в базе данных Microsoft Access.

База данных (БД) представляет собой хранилище информации, то есть совокупность специальным образом организованных наборов данных (файлов), хранимых во внешней памяти компьютера.

СУБД — это программный продукт, обеспечивающий создание БД и централизованное управление данными в БД.

СУБД позволяет создавать множество баз данных, дополнять их новыми элементами, изменять информацию, хранящуюся в базе данных, осуществлять поиск необходимых сведений по запросу пользователя.

В число основных возможностей входит:

- создание новых баз данных;

- заполнение БД;

- редактирование БД;

- поиск информации в БД;

- упорядочивание информации в базе данных;

- запись обновленных данных на диски;

- печать данных и ответов на запросы.

СУБД выполняет следующие функции:

1) формирование БД, включая ее модификацию (на стадии создания БД);

2) обработка данных из БД, включая ее модификацию (на стадии эксплуатации БД).

Существуют следующие модели данных, являющихся основными для организации данных в БД:

· иерархическая;

· сетевая;

· реляционная.

В основе реляционной модели данных (от англ. relation — отношение) лежит понятие отношения между объектами предметной области, а сами отношения представляются таблицами. БД при этом является совокупностью таблиц.

Основными элементами реляционной БД являются запись, поле, реквизит.

ПРИМЕР. Электронный классный журнал представляет собой реляционную (табличную) базу данных. Записью в нем будет строка на странице журнала, посвященная одному ученику. Поле – дата проведения занятия. Реквизит – отметка, полученная учеником.

В иерархической модели объекты предметной области представляются узлами (вершинами), а отношения между ними — дугами, связывающими вершины, причем получившийся в результате такого отображения граф должен удовлетворять ограничениям, налагаемым на деревья.

ПРИМЕР. Организация файловой системы компьютера представляет собой иерархическую базу данных.

Сетевая модель данных является обобщением иерархической модели, но связи между отдельными элементами в ней могут быть произвольно установлены, не обязательно «сверху-вниз».

ПРИМЕР. Программы автоматизированного проектирования чаще всего работают с сетевыми базами данных, и любая разработанная с их помощью технология (например, технология строительства здания) представляет собой также сетевую базу данных.

Наиболее популярные СУБД для ПК:

- dBASE IV 1.1 (компания Ashton-Tate);

- Paradox 3.5 (фирма Borland International);

- Rbase 2.11 (компания Microrim);

- FoxPro (фирма Fox Software);

- Clipper 5.0 (компания Nantucket);

- db_VISTA III (корпорация Raima).

Все перечисленные СУБД, кроме db_VISTA III, основаны на реляционной модели данных. Система же db_VISTA базируется на сетевой модели.

71 Применение форм и разработка отчетов в Microsoft Access

72 Запросы, виды запросов. Создание запросов в Microsoft Access.

Access поддерживает много типов запросов, в которых реализуются различные способы отбора данных.

Далее кратко описываются основные типы запроса, хотя этот курс посвящен наиболее часто используемому типу запроса - запросу на выборку.

Запрос на выборку Отбирает данные из одной или нескольких таблиц базы данных и отображает набор записей в таблице данных. Запрос на выборку можно использовать для группирования данных и вычисления сумм, количеств, средних чисел и других типов итоговых значений. (В этом курсе, однако, вычисления не освещаются.)

Запрос с параметрами При запуске выводит в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей. Можно разработать запрос с параметрами, предлагающий ввести нескольких единиц данных, например две даты. Затем Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Перекрестный запрос упорядочивает набор записей для облегчения их просмотра с использованием заголовков строк и столбцов. Данные можно увидеть с точки зрения сразу двух категорий.

Запрос на изменение Создает новую или изменяет существующую таблицу, добавляя к ней данные, удаляя из нее данные или обновляя их. Так как запрос на изменение фактически изменяет данные таблицы, перед выполнением запроса на изменение рекомендуется выполнять архивацию данных.

Запрос SQL Создается с помощью инструкций на языке структурированных запросов (Structured Query Language, SQL). SQL - комплексное средство отбора, обновления и управления реляционными базами данных. Access может автоматически создавать инструкции SQL при создании пользователем запроса этого типа. Инструкцию SQL можно также создать и вручную.