5. Создание, открытие, сохранение и печать документа.
Создание документа Excel
После запуска программы Excel открывается окно с пустой книгой. По умолчанию документу присваивается имя – Книга1 (Book1). Новое имя задается пользователем.
Документ можно создать следующими способами:
выбрать в меню Файл (File) команду Создать (New). В области задач Создание книги (New Workbook) щелкнуть мышью требуемую гиперссылку (рис. 13.8). Ссылки в области задач позволяют использовать для создания книги чистую книгу, шаблоны на вашем компьютере, шаблоны на веб-узлах. Если сохранить книгу как шаблон, то можно создать новую книгу с тем же форматированием и стилями, открыв данный шаблон. (Использование шаблона при создании документа рассмотрено в главе 9);
нажать кнопку Создать (New) панели инструментов Стандартная. Кнопка расположена на левом краю панели и позволяет создать новый документ, основанный на шаблоне Обычный. Кнопку дублируют клавиши CTRL+т (CTRL+N).
Excel можно запустить путем открытия документа, который был создан в этой программе.
Файл можно сохранить в папке на жестком диске, в сетевой папке, на дискете, DVD-диске, компакт-диске, на рабочем столе или на устройстве флэш-памяти. Кроме того, можно сохранить файл в другом формате.
Кнопка
Печать
(Print) -
может
использоваться для печати данных в
таблице. Excel печатает страницы на основе
текущих установок печати. Для задания
установок выберите в меню Файл
команду
Печать
(File, Print). Появится
панель диалога Печать
6. Средства автоматизации ввода и редактирования данных.
В последних версиях Excel имеются разнообразные средства для автоматизированного ввода данных в ячейки электронной таблицы:
¨ автозавершение;
¨ автозамена;
¨ автозаполнение.
Автозавершение используется для ускорения ввода текстовых данных в столбцы электронной таблицы. Табличный процессор предвидеть намере6ния пользователя. При вводе текста в некоторый столбец Excel формирует список слов, содержащихся в этом столбце, и пытается завершить набор повторяющихся слов после ввода лишь его первых символов. Пользователь может принять вариант автозавершения или не обращая внимания ввести свой текст.
Операцию автозавершения удобно использовать при создании таблиц, содержащих большое количество строк с повторяющимися текстовыми данными.
Автозамена используется в Excel, как и в других приложения MC Office, для исправления наиболее распространенных опечаток и ускорения ввода часто используемых фрагментов.
Заполнение ячеек служит для упрощения ввода в электронную таблицу однотипных данных и формул. Для заполнения пустых ячеек данными, содержащимися в ранее заполненных ячейках, используются:
¨ команда меню ПРАВКА – Заполнить (вверх, вниз, вправо, влево, по листам);
¨ маркер автозаполнения;
7. Форматирование данных в Excel
Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования. Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора Word. Среди новых следует отметить инструмент "Объединить и поместить в центре" и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.