41. Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

1. Основные нормативные акты

"Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ" (утверждено Приказом Банка России № 14-П от 05.01.98 г.),

Порядок ведения кассовых операций (утвержден решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 04.10.93 г.).

54-ФЗ от 22.05.2003 г. "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" .

2. Прием кассира на работу оформляется приказом руководителя. После издания приказа руководитель обязан ознакомить его с должностной инструкцией, Порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.

В организациях - субъектах малого предпринимательства, обязанности кассира могут выполняться главным бухгалтером или другим работником.

3. Счет 50 "Касса" имеет следующие субсчета:

50.1 "Касса организации",

50.2 "Операционная касса",

50.3 "Денежные документы".

Если у организации имеются денежные знаки в иностранной валюте, для каждой из них открывается отдельный субсчет.

Операционные кассы открываются на вокзалах, в отделениях связи, у переправ, пристаней и т.д. Этот субсчет также применяется торговыми организациями.

Субсчет 50.3 используется для учета оплаченных денежных документов: санаторных путевок, почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов и др.

Оплата денежных документов с расчетного счета 76/51, оприходование 50.3/76.

Получение через подотчетных лиц - 50.3/71.

В организации должен составляться отчет о движении денежных документов.

4. Размер сумм наличных в кассе ограничен лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с организацией.

Для установления лимита в банк представляется Расчет по форме № 0408020 (утверждена в приложении № 1 Положения № 14-П).

Размер лимита устанавливается с учетом следующих факторов:

средней дневной выручки,

среднедневного расхода денежных средств без учета средств, направляемых на выплату заработной платы и выплат социального характера,

особенностей деятельности организации, режим работы,

наличия в населенном пункте касс банков для приема наличных денег.

Обычно лимит сопоставим со среднедневным расходом.

Если организация не приняла мер по установлению лимита, вся не сданная в банк наличность, считается сверхлимитной.

Сверх установленных норм деньги могут храниться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, стипендий, пособий в течение трех дней, включая день получения денег в банке.

В районах Крайнего Севера допускается выдавать зарплату 5 дней.

5. Центральный банк РФ Указанием от 20.06.2007 № 1843-У с 21 июля 2007 г. установил максимально допустимую сумму расчетов наличными до 100 000 рублей и распространил этот лимит на индивидуальных предпринимателей.

В соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов с другими организациями сверх установленных размеров, неполном оприходовании в кассу денежной наличности, накоплении в кассе наличных средств сверх установленных в лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

6. Процесс бухгалтерского учета кассовых операций состоит из следующих этапов:

а) составление первичных учетных документов - приходных (ф. КО-1) и расходных кассовых ордеров (КО-2);

б) регистрация первичных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3);

в) систематизация и обработка первичных документов, составление бухгалтерских проводок;

г) отражение в хронологическом порядке в кассовой книге (КО-4) кассовых операций, подтвержденных первичными учетными документами;

д) перенос данных кассовой книги в синтетические учетные регистры.

8. В сроки, установленные руководителем, и при смене кассира проводится ревизия (инвентаризация) наличия денежных средств в кассе.

Ревизия проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя.

Результаты отражаются в Акте инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 в двух экземплярах.

Обнаруженные в кассе недостачи

Д 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"/К 50 "Касса"

относятся на кассира

Д 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"/К 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

а излишки приходуются в доход организации

Д 50 "Касса"/К 91 "Прочие доходы и расходы"

в качестве прочих доходов.

10. При журнально-ордерной форме учета кредитовые записи по кассе отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету записываются в разных журналах-ордерах и контролируются ведомостью № 1.

Количество занятых строк в журнале-ордере должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

П/л - это раб-ки,имеющие право получения ден-х средств из кассы, на приобретение ТМЦ.

Подотчетными суммами (п/с) наз-ся ден-е авансы выдаваемые раб-ам орган-и из кассы на мелкие хоз-е расходы и на расходы по командировкам.

Для того чтобы выдать деньги в подотчет на предприятии д.б. список лиц, которые могут получать ден-е ср-ва в подотчет, утвержденные приказом директора.

Учет ведется ня см 71 «Расчеты с п/л». Аналит-й учат ведется по каждому п/л в ж-о 7.

Выдачу ден-х авансов п/л отражают: Дт71 - Кт 50. Расходы, оплаченные из п/с, списывают: ДтЮ 26 «Общехозяйственные расходы» и др. в зависимости от характера расходов - Кт71. Возвращенные в кассу остатки списывают: Дт50 - Кт71В установленные сроки п/л обязаны представить отчеты об израсходованных суммах с приложением доков. Авансовый отчет д. б. представлен в течение 3х дней. Неизрасходованные суммы аванса п/л возвращают в кассу. Новый аванс п/л выдают только после полного расчета по ранее выданному авансу. Отчеты утверждаются руководителем.

Не возвращенные п/л суммы авансов списывают: Дт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» -Кт71 Затем Дт70, 73 - Кт94.

Руков-ли орган-й могут разрешить производить доп-е выплаты, связ-е с командировками, сверх норм. Доп-е выплаты относятся на себ-ть прод-и. Но для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах. Оправдательные документы могут содержать НДС – 19/76, 76/71, 68/19 – книга-покупок.

Необх. док-ты для ком-ок:

- служебные задания для направления в командировку и отчет о его выполнении

- приказ о направлении работника в командировку (Т-9)

- командировочное удостоверение (Т-10)

В соответствии с ТК работнику компенсируются след расходы

1) расходы на проезд – транспорт общего пользования, расходы по обяз-му страх-ю на транспорте, расх на пользование постельными принадлежностями

2) расходы на проживание – по умолчанию в полном объеме (для фед бюджета 550р)

3) суточные – с 1 янв 2008 года суточные облагаются НДФЛ с суммы превышения 700 внутри России, и 2500 за рубежом. Устанавливаются локальным нормативным документом. Суточные не заменяют зарпалтуЮ а дополняют ее, сотрудник за время командировки получает средний заработок.

4) иные расходы – виза, оплата мед. страховки, оформление загран паспорта, расх на обмен валюты

При командировках за границу п/л выдают аванс в валюте страны командирования. Полученная в банке валюта отражается: Дт50-2 -Кт 52. Выдали п/л средства-Дт71-Кт50-2. -

При изменении за период командировки курса валют, возникшая курсовая разница отражается: положительная Дт71 - Кт91-1; - отрицательная Дт91-1-Кт71.

Если работник находился в нескольких зарубежных странах к авансовому отчету прилагается также копия загран. паспорта с отметкой о датах пересечения границ.