Рассмотрение организации как системы.

Организационная система ( или комплекс) есть процесс или поток процессов производства составляющих, связанных циклами развития и деградации Четкое различие между организацией и структурой :

• организация – сеть процессов производства ее составляющих;

• структура – особый пространственно - временной образ (паттерн) произведенных составляющих.

Организационная система рассматривается не как конечное состояние, не что застывшее, а как процесс постоянных преобразований, связанных с непрерывной сменой состояний равновесия. Сохранность организационной системы обеспечивается только активным использованием внешней среды. Подлинным основателем современной теории систем и организаций, предвосхитившим многие особенности предприятий посттейлоровской эпохи, безусловно является русский ученый А. А. Богданов (1873 - 1928), заложивший фундамент современной теории систем и организаций. Всеобщая организационная наука (тектология) Александра Александровича Богданова явилась первым научным сочинением, специально посвященным вопросам организации, в котором автор сформулировал основные положения теории организации. Примерно в то же время, что и Ф.Тейлор, но задолго до А.Слоана и его последователей, с одной стороны, и Л.Берталанфи, Дж.Черчмена, Р.Акоффа, Ф.Эмери, Дж.Форрестера и прочих зарубежных классиков общей теории систем – с другой, А.Богданов исследовал объективные законы создания и развития организаций.

Тектология А.Богданова и более поздние работы неоклассической школы организаций содержат необходимые теоретические предпосылки реинжиниринга предприятий и создания посттейлоровских предприятий нового типа.

Идеи, лежащие в основе тектологии («науке о строительстве» предприятий нового типа) А.Богданова надолго опередили свое время, и, по мнению ряда исследователей, творческое изучение и применение богатого наследия А.Богданова может способствовать становлению национальной российской школы реинжиниринга.

Свойства организации как системы

1) Целенаправленность – определяет поведение системы.

2) Сложность – зависит от множества входящих в нее компонентов

3) Делимость – система состоит из ряда подсистем, выделенных по определенному признаку.

4) Целостность – функционирование множества элементов системы подчинено единой цели

5) Многообразие элементов и различие их природы.

6) Структурированность – определяется наличием установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределении элементов системы по уровням иерархии.

Структуры системы и ее свойства.

Структурный анализ – метод исследования систем , который начинается с ее общего обзора , а затем детализируется , приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней.

Структурный анализ позволяет описать иерархию подсистем, описывающих различные стороны деятельности организации. Он работает как набор географических карт, отличающихся своим масштабом.

Структура организации – устойчивая картина взаимных отношений подсистем организации. Подсистема организации – ее часть, выделенная по определенному признаку , обладающая некоторой самостоятельностью и допускающая разложение на элементы в рамках данного рассмотрения.

Формальное определение ( ИСО 9000): Система – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов.

Определение, данное Расселом Л. Акоффом:

Система – это состоящее из двух элементов или более множество, которое удовлетворяет следующим трем условиям:

• Поведение каждого элемента воздействует на поведение целого. Пример: организм человека. Каждая его часть – сердце, легкие, желудок и т.д. воздействует на функционирование организма в целом.

• Поведение элементов и их воздействия на целое взаимозависимы. Данное условие означает, что поведение каждого элемента и его воздействие на целое зависит от того, как ведет себя по крайней мере еще один другой элемент. Ни один элемент не имеет самостоятельного воздействия на систему в целом.

Какие бы подгруппы элементов ни образовались, каждый элемент воздействует на поведение целого, и ни один из них не воздействует на них самостоятельно. Иными словами, элементы системы соединены таким образом, что образование ими независимых подгрупп невозможно.

Таким образом, система – это целое, которое невозможно разделить на независимые части.

В окружающем нас мире все системно. Системами являются ансамбль атомов и молекул, автомобиль, коллектив организации, население страны, города, района. Транспортные сети, жилые кварталы, базы данных и библиотеки, сеть Интернет - тоже системы. Системами являются и ситуации, проблемы, явления.

Несмотря на большое многообразие систем, они имеют много общих черт и особенностей.

Для того, чтобы разобраться в многообразии систем, их необходимо классифицировать, т. е. разделить, а затем объединить по определенным признакам.

По происхождению системы могут быть естественные (природными) как звездные образования, Солнечная система, планеты, материки, океаны и т. п.; искусственными ( антропогенными ), т.е. созданными трудом человека, как города, транспорт, средства производства и т.п. Из последних особенно отметим такие системы, как народное хозяйство страны, отрасль, регион, предприятие, цех, участок и т. п. По объективности существования системы могут быть материальными, существующими независимо от сознания человека, и идеальными – продуктами сознания ( гипотезы, образы, представления, бизнес -модели). В последнем случае они могут быть в виде диаграмм, графиков, формул, уравнений, знаковых схем, музыкальных и зрительных образов и т. п.

Свойства системы

Каждая часть системы обладает свойствами, которые она теряет в случае отделения от системы. Каждая система обладает определенными ( существенными ) свойствами, которыми не обладает ни одна из ее частей.

Существенные свойства системы в целом проистекают из взаимодействия ее частей, а не от их действий самих по себе. Поэтому, если систему разобрать на части, она утратит свои существенные свойства.

Следовательно: Система – это целое, которое невозможно понять с помощью анализа.

Из определения системы вытекают 2 важнейших свойства системы:

1. Каждая часть системы обладает свойствами, которые она теряет в случае

отделения от системы. Например, орган или часть тела, удаленные из организма, уже не будут работать так, как они функционировали внутри него. Глаз, удаленный из организма, уже не видит.

2. Каждая система обладает определенными ( существенными !) свойствами, которыми не обладает ни одна из ее частей. Люди способны делать много всего ( бегать, читать, писать и т.д.), на что не способна ни одна из частей тела в отдельности. Отдельная часть тела – еще не человек, человек есть единое целое.

Существенные свойства системы в целом проистекают из взаимодействия ее частей, а не от действия самих по себе. Очевидно, что для понимания поведения и свойств систем требуется отличный от анализа метод.

Экономические системы, или бизнес -системы, характеризуются определенными классификационными признаками. Это системы искусственные; материальные ; открытые ; дина -мические ; вероятностные; в зависимости от уровней рассмотрения – суперсистемы, большие системы, подсистемы или их объекты. Они искусственны в том смысле, что созданы человеком, даже если максимально используют природный ресурс. Искусственность предполагает также разнообразие систем, что обусловливает многообразие экономических моделей.

Материальный характер экономических систем лежит в сфере объективности их существования, а также различных уровней материальных и финансовых затрат. Например, для информационных подсистем необходимы значительные затраты на покупку компьютерной техники и технологии.

Открытость бизнес -систем важна, поскольку товарообмен ( купля-продажа) в значительной степени зависит от открытости рынка. При этом открытость не означает отсутствие прав на интеллектуальную собственность, может подразумевать коммерческую тайну и т.п. Бизнес -системы динамичны, т.е. подвержены рождению ( созданию ), старению, развитию,

движению, прогрессу и регрессу, делению и слиянию. В любой динамической системе протекают те или иные процессы. Если эти процессы не совершенствовать, то система деградирует, а если не поддерживать их протекание, система прекратит свое существование. Отсюда возникает необходимость в прогнозе, предвидении развития процессов и их оптимизации.

Важной характеристикой таких систем является вероятность структуры, функций, целей, задач, ресурсов и т. д. Это значительно повышает роль индивидуальных, творческих начал в менеджменте, роль учета различных факторов. В детерминированных системах одной и той же причине всегда соответствует четкий и однозначный результат. В системах вероятностного типа одной и той же причине и даже в одних и тех же условиях могут соответствовать различные результаты. Например, персонал различных подразделений компании может приходить на работу в разное время, его состав может меняться и др.

Основная цель экономики как системы – удовлетворение неограниченных потребностей людей товарами и услугами при ограниченных ресурсах. К объектам экономики относятся различные типы организаций: учебные заведения, промышленные и торговые предприятия, банки и т. п. Эти объекты объединяются в подсистемы, например, производственную подсистему, финансово-кредитную подсистему. Производственная подсистема подразделяется на отрасли ма-териального производства - промышленность, сельское хозяйство, строительство и др.

Финансово-кредитная подсистема - это государственные и коммерческие банки и их филиалы, фонды, страховые общества и т.п.

Структурный объект и связь.

Структурный объект – объект , выполняющий одну из элементарных функций , связанных с моделируемым предметом , процессом или явлением.

Структурный объект – неделимая наименьшая функциональная часть системы ( на данном уровне рассмотрения ). Связь – вид отношений между объектами, который проявляется как некоторое взаимодействие.

Детализация структурного объекта.

Детализация ( декомпозиция) - условный прием , позволяющий представить систему в виде , удобном для восприятия и анализа. Глубина детализации определяется сложностью системы , а также целями моделирования. Детализация - разбиение системы на объекты по определенным признакам, средство преодоления сложности системы и затруднений в ее понимании .

Процессы: цикл управления.

В первой лекции были рассмотрены функциональный и процессные подходы к управлению организацией . Отметим , что сам по себе процессный подход не является новым .

1. Родоначальник научной организации труда Ф.Тейлор определял управление следующими словами : «планируй-делай-смотри». Перефразируем его формулу следующим образом: «планируй- делай- проверяй » (Plan-Do-Check). Составные части этой формулы есть не что иное, как 3 фазы у правленческого цикла, представленного на рисунке.

2. Американский ученый У .Шухарт в 1924 году предложил процессный подход к управлению качеством, а спустя некоторое время предложил использовать процессный подход и к организации производства . Шухарт впервые описал концепцию четырехфазного управленческого цикла ( планируй-делай- проверяй - внедряй, PDCA) в 1939 г. в своей книге " Статистические методы с точки зрения у правления качеством".

Основные научно- практические результаты работ В. Шухарта — «отца менеджмента качества » — реализованы его учеником В. Эдварсом Демингом (1900-1993), в основном, на предприятиях Японии. Э. Деминг пропагандировал использование предложенного Шухартом цикла в качестве основного способа достижения непрерывного улучшения процессов. Он также ввел модификацию цикла PDCA - цикл PDSA ("study" - изучать). В 1950 г. Э. Деминг вдохновил японцев на использование своего цикла.

Японский ученый К.Исикава счел целесообразным уточнить содержание действий управленческого цикла. Он разделил его на 6 секторов , более детально отражающих основные фазы управления .Фаза планирования разделена на определение целей и задач, а также способов достижения этих целей. Фаза исполнения разделена на обучение и подготовку кадров и выполнение работ .

Цели организации обычно устанавливают, исходя из ее предназначения ( миссии) и опираясь на принципы, которые культивирует руководство организации. При этом миссия в совокупности с принципами формирует политику, на основе которой и определяются цели. Политика организации ( как и миссия, и принципы) определяется высшим руководством организации.

Если цели и задачи установлены, но не определены способы их достижения и решения , управление останется голой теорией. Способы достижения целей и решения задач должны быть полезны для организации и не препятствовать ее развитию. Ключ к ус пеху – решительная стандартизация очевидных вещей и передача их подчиненным .

Обучение и подготовка кадров способствуют формированию надежных работников , при этом , как правило, увеличивается норма управляемости ( количество непосредственых подчиненных у одного руководителя ).

Можно организовать выполнение работ , только лишь с помощью распоряжений, но такой процесс никогда не будет протекать гладко . Только опыт и квалификация работников помогают компенсировать несовершенства стандартов и регламентов.

" Шесть сигм" – это подход к совершенствованию бизнеса, который стремится найти и исключить причины ошибок или дефектов в бизнес - процессах путем сосредоточения на тех выходных параметрах, которые оказываются критически важными для потребителя.

Идея подхода « шесть сигм» очень проста . Допустим, что вы провели переговоры со своим поставщиком , в ходе которых договорились о то м , что допуск на некоторую важную для вас характеристику продукции будет равен некоторой определенной величине , например,±1 мм. Тогда задача поставщика, если он привержен идеям " шести сигм", очень проста . Ему надо всего-навсего " загнать" естественный разброс этого показателя в процессе производства продукции в такие устойчивые границы , чтобы он укладывался в согласованные границы допуска 12 (!) раз, что, как раз, и составляет ±6 σ ( сигма – это греческая буква, которую в математической статистике часто используют для обозначения квадратичной ошибки, задаваемой нормальным законом распределения случайной величины).

Острую потребность в отходе от традиционного подхода, основанного на концепции " трех сигм", легко у видеть , если представить себе выход процесса , состоящего , например, из 20 последовательных ступеней , на каждой из которых обеспечивается заданный процент выхода. Если этот процент соответствует стандартному подходу на основе " трех сигм", то на выходе имеем (0,9973)20 = 0,947, т. е . около 5% брака, тогда как при подходе " шесть сигм" имеем (0,9999966)20 = 0,99993, т. е . брак равен всего лишь 0.007%.

Основы ко нцепции были заложены в компании " Моторола". Ее подход строился по классической схеме непрерывного совершенствования на базе постоянного применения цикла Шухарта – Деминга : планируй – делай – проверяй – внедряй. Вот как понимали на " Мотороле" этапы этого цикла.

Первый этап – "Планируй" – включал формулировки целей и задач, выявление ключевых параметров для достижения успеха , план совершенствования, выбор проекта и создание команды .

Второй этап – " Делай" – включал обучение и тренировку , плюс внедрение.

Третий этап – "Проверяй" – предусматривал измерение улучшений , оценку

эффективности , анализ и пересмотр проектов .

Четвертый этап – " Внедряй" – предполагал корректировку внедрения, непрерывность совершенствования, стандартизацию , изучение потребителей , бенчмаркинг , перепроектирование .

Впоследствии в рамках концепции "шесть сигм" цикл Шухарта – Деминга трансформировался . Руководители Академии " Шесть сигм" Харри и Шредер считают , что эта программа должна состоит из восьми ступеней ( см. рис 17).